13 Niezbędny efektywny system komunikacji

Opracowując skuteczny system komunikacji, kierownictwo powinno wziąć pod uwagę następujące elementy niezbędne do skutecznej komunikacji:

(1) Klarowność informacji:

Komentując "realizm komunikacyjny" Terry mówi, że najważniejszą zasadą skutecznej komunikacji jest "pełne informowanie o sobie". Oznacza to, że przede wszystkim komunikator musi być jasny w swoim umyśle z informacjami, które chce przekazać. Komunikacja powinna być zawsze wspólnym i łatwo zrozumiałym językiem, aby nie została źle zrozumiana przez osoby, które ją otrzymują.

(2) Adekwatność wiadomości:

Komunikat, który należy przekazać, powinien być odpowiedni i kompletny pod każdym względem, ponieważ niekompletne informacje okazują się niebezpieczne z punktu widzenia biznesu. Adekwatność przekazywanych informacji zależy od zdolności intelektualnych zainteresowanych stron.

(3) Spójność przesłania:

Komunikat, który ma być przekazany, nie powinien się wzajemnie kolidować, a powinien być zgodny z ogólnymi celami, politykami, programami i procedurami organizacji. Same sprzeczne komunikaty zawsze wywołują chaos i zamieszanie w organizacji, co bardzo negatywnie wpływa na sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jeżeli wiadomość została zmieniona z poprzedniej, fakt ten należy wyraźnie określić, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo pomyłki.

(4) Informacje zwrotne:

Informacja zwrotna jest ważną metodą zapewnienia skutecznej komunikacji. Odnosi się to do potwierdzenia przesłanej idei, czy wiadomość została zrozumiana przez odbiorcę w takim samym sensie, w jakim nadawca czyni lub czy odbiorca jest uzgodniony lub nie zgadza się z propozycją komunikatora, czyni to niezbędnym ze strony nadawca, aby potwierdzić to z odbiornika.

W przypadku komunikacji twarzą w twarz łatwiej jest uzyskać informację zwrotną obserwującą emocje i wyrażenia na twarzy odbiorcy. Jednak w przypadku komunikacji pisemnej kierownictwo powinno opracować lub opracować odpowiednie środki i sposoby zwiększenia skuteczności komunikacji.

(5) Zrozumienie odbiorcy:

Zrozumienie jest głównym celem komunikacji. Komunikacja musi stworzyć właściwe zrozumienie w umyśle odbiorcy. Killian poradził, "komunikować się ze świadomością całkowitego fizycznego i ludzkiego otoczenia, w którym będą odbierane informacje.

Wyobraź sobie miejsce pracy; określić poziom odbioru i zrozumienia odbiorników; mieć świadomość społecznego klimatu i zwyczajów, kwestionować terminowość informacji. Zapytaj, kiedy i kiedy chcesz się komunikować, jeśli jesteś w podobnym otoczeniu i pozycji.

(6) Konsultacje:

Zazwyczaj pożądane jest konsultowanie się z innymi w planowaniu komunikacji. Zapewni to dodatkowy wgląd i obiektywność wiadomości. Ważną zaletą konsultacji będzie to, że ci, którzy zostali zabrani w zaufanie podczas planowania komunikacji, będą aktywnie wspierać.

(7) Określ medium:

Po podjęciu decyzji w sprawie przedmiotu należy określić, w jaki sposób najlepiej przekazać tę wiadomość. Wszystkie aspekty komunikacji ustnej lub pisemnej muszą być dokładnie zbadane.

(8) Dźwięk i treść:

Komunikator musi uważać na język, którym posługuje się podczas mówienia lub pisania. Jego ton, ekspresja i emocje będą miały wyraźny wpływ na skuteczność lub brak tego, co próbuje przekazać.

(9) Termin i terminowość:

Należy zwrócić odpowiednią uwagę na czas i aktualność komunikacji. Ta sama wiadomość zostanie odebrana lub zareagowana w różny sposób przez różne osoby i grupy jednocześnie i inaczej przez te same osoby i grupy w różnym czasie.

Nawet w nagłym wypadku nie można pominąć sytuacyjnego, psychologicznego i technicznego aspektu czasu. Ponadto konieczne jest również, aby informacje były przekazywane w czasie, ponieważ nieaktualne informacje są tak złe lub gorsze niż żadne.

(10) Wsparcie w działaniu :

Bardzo ważne jest, aby działania komunikatora wspierały jego komunikację. Dzieje się tak, ponieważ akcja mówi głośniej niż słowa. Najbardziej przekonującą komunikacją, należy zauważyć, nie jest to, co się mówi, ale co się robi.

(11) Słuchanie:

Bardzo ważnym aspektem skutecznej komunikacji jest to, że menedżerowie i przełożeni powinni być dobrymi słuchaczami. Niebezpiecznie jest być nieuważnym lub obojętnym, gdy inni próbują się porozumieć. Dziesięć przykazań American Management Association stwierdza: "Słuchanie jest jedną z najważniejszych, najtrudniejszych i najbardziej zaniedbanych komunikatów Skills M.

Wymaga, abyśmy koncentrowali się nie tylko na wyraźnych znaczeniach, które wyraża inna osoba, ale na ukrytych znaczeniach, niewypowiedzianych słowach i podtekstach, które mogą być znacznie bardziej znaczące. Dlatego musimy nauczyć się słuchać wewnętrznym uchem, jeśli chcemy poznać wewnętrznego człowieka. "

(12) Środowisko zaufania i pewności:

FE Fischer zwrócił uwagę, że "komunikacja rozwija się najlepiej w klimacie zaufania". W związku z tym należy dołożyć wszelkich starań, aby zdobyć zaufanie, uczciwie przekazując fakty. Pracownicy muszą być przekonani i czuć, że firma jest prawdziwa i szczera w kontaktach.

Paul Arnold, Prezydent Arnolda Bakeriesa: "Jeśli program relacji z twoim pracownikiem jest dobry, jeśli twoje intencje są prawdziwe, jeśli twoi ludzie wierzą w tę intencję i w tę prawdę, wtedy i tylko wtedy skutecznie komunikujesz."