3 Składniki spotkania biznesowego: Ogłoszenie, porządek obrad i protokół

Niektóre z głównych elementów spotkania biznesowego to: 1. Zawiadomienie o Zgromadzeniu, 2. Porządek obrad i 3. Protokół ze Zgromadzenia

Ogłoszenie o spotkaniu:

Gdy ma zostać zwołane zebranie, należy wysłać zawiadomienie do wszystkich, którzy mają wziąć w nim udział.

Powinien spełniać następujące warunki:

1. Powinien być pod odpowiednim autorytetem

2. Powinien podać nazwę organizacji

3. Powinien określać dzień, datę, godzinę i miejsce. Czasami też, jak dotrzeć do miejsca

4. Powinno to być z dużym wyprzedzeniem. Niektóre wymagają zawiadomienia z siedmiodniowym wyprzedzeniem, około 48 godzin

5. Powinien podać cel i, jeśli to możliwe, porządek obrad

6. Powinna być opatrzona datą obiegu i podpisem konsula / sekretarza

7. Powinien dotrzeć do wszystkich osób wymaganych na spotkaniu

8. Powinien wymieniać TA / DA itp. Płatne i ustalenia dotyczące tego

W praktyce konieczne jest zapewnienie, że zawiadomienie dotarło na czas. Można to zrobić telefonicznie. Sekcja wysyłki i post są podatne na opóźnienia

Często zdarza się, że pomiędzy datą wysłania pisma od głównej organizacji publicznej a znaczkiem pocztowym na liście występuje przerwa wynosząca 10-12 dni. Informacja, która powinna dotrzeć na siedem dni przed spotkaniem, nie powinna dotrzeć do siedmiu dni po spotkaniu.

Program:

Jak wspomniano wcześniej, porządek obrad to lista przedmiotów do rozważenia na spotkaniu. Jest również nazywany biznesem lub porządkiem biznesowym. Pochodzi od łacińskiego słowa agendum (liczba pojedyncza), co oznacza "rzecz do zrobienia". Ale agenda (łacińska liczba mnoga) jest używana jako rzeczownik w liczbie pojedynczej.

Jest to mapa trasy spotkania. W notatkach z przykładami powyżej znajduje się już wskazówka, jak jest napisane. Porządek obrad może być częścią ogłoszenia lub może być załączony jako załącznik. Przewodniczący / sekretarz przygotowuje go w porozumieniu z przewodniczącym i otrzymuje jego zgodę.

Punkty porządku obrad powinny obejmować wszystko, co jest konieczne do rozpatrzenia w tym czasie. Spotkania wymagają czasu i wysiłku, aby się umówić; dlatego program musi być dobrze przemyślany.

Przedmioty można wymyślić z:

(a) Poprzednie minuty

(b) Otrzymane sugestie

(c) Działania i wydarzenia od ostatniego spotkania

(d) Korespondencja organizacji

Porządek dzienny zawiera zarówno przedmioty rutynowe, jak i specjalne.

Oto kilka wskazówek dotyczących wystawiania przedmiotów na aukcję:

1. Przeprosiny od nieobecnych członków (nie muszą być wcześniej pisane)

2. Kondolencje, jeśli takie istnieją (mogą lub nie mogą być wcześniej zapisane)

3. Czytanie i zatwierdzanie protokołów z ostatniego spotkania

4. Sprawy wynikające z protokołów z poprzedniego posiedzenia (nie zawsze musi to być wspomniane)

5. Pilne i nie kontrowersyjne pozycje

6. Sprawy wymagające bliższej dyskusji i debaty

7. Wszelkie nowe pozycje na miejscu za zgodą przewodniczącego

8. Data następnego spotkania.

Ostatnim punktem spotkania jest głosowanie z podziękowaniem dla przewodniczącego, ale należy o tym wspomnieć. Przedmioty są krótko lub szczegółowo wymieniane zgodnie z praktyką lub potrzebą.

Zastosowany styl jest następujący:

(i) Mianowanie audytorów

(ii) Wprowadzanie nowych członków

(iii) Odczytywanie minut

(iv) Wyznanie takiego i takowego na przyznanie mu Padmashri

LUB

(i) Aby przeczytać i zatwierdzić protokół poprzedniego spotkania

(ii) Rozpatrzenie projektu reklamy

(iii) Aby zorganizować obóz krwiodawstwa

(iv) Powołanie podkomitetów do zawodów sportowych i zawodów muzycznych

Program powinien być możliwy do zarządzania w dostępnym czasie. Niektóre kluby mają limit czasowy na czas trwania spotkania (np. 90 minut), który automatycznie dyktuje zakres dyskusji.

Protokół z posiedzenia:

Protokół z dyskusji / decyzji w nim zawartych stanowi protokół z posiedzenia. Mają oficjalny status; są przydatne w prawie, aw niektórych przypadkach wymagane przez prawo do napisania. Protokoły są ostateczne, gdy są zatwierdzane przez członków grupy, do której się odnoszą, zazwyczaj na następnym posiedzeniu i podpisywane przez przewodniczącego.

Nawet jeśli w spotkaniu są emocjonalne momenty, protokoły są pisane bez emocji, są fajne, rzeczowe, bezosobowe i bezstronne. Co więcej, takie są wymagania czasu dla większości ludzi, że protokół powinien być zwięzły, sprowadzony do podstawowych elementów.

Tylko niektóre organizacje wymagają, aby zapisywały także szczegółowe dyskusje (tj. Kto powiedział co i jakie były reakcje ... aż do podjęcia decyzji). Zwykle zapisy minutowe.

(a) Wnioski i poprawki do nich

(b) Wnioskodawca i oddelegowany ruch

(c) Szczegóły głosowania, jeśli takie istnieją

(d) Zalecenia

(e) Decyzje / postanowienia

(f) Zadania przypisane do osób, podkomitetów

Ogólna minuta powinna dawać:

1. Nazwa organizacji / jednostki

2. Dzień, data, godzina i miejsce

3. Numer w kolejności (np. 33 spotkanie z ...)

4. Nazwiska przewodniczącego i sekretarza

5. Nazwy członków obecnych

6. Nazwy nieobecnych

7. Uczestnicy za specjalnym zaproszeniem, np. Audytor, firma cateringowa itp.

8. Zapis transakcji (zgodnie z wytycznymi podanymi powyżej)

9. Podpis sekretarza i po zatwierdzeniu przez przewodniczącego.

Wskazówki dotyczące pisania minut:

Protokół jest generalnie pisany przez sekretarza z notatek sporządzonych podczas spotkania. Może wykorzystywać agendę jako ramy do ich pisania i używać krótkich formularzy, skrótów itp. Do szybkiego i dokładnego sporządzania notatek. Być może będzie musiał poprosić członków, aby powtórzyli swoje słowa, aby je naprawić.

Powinien zanotować wszystkie dane potrzebne do uczciwej kopii protokołu. Pozycje protokołu można zapisać w krótkich pozycjach, które są używane w porządku obrad.

(Jeśli chodzi o ich czytanie, niektóre komitety przesyłają je z wyprzedzeniem i przyjmują je jako przeczytane, w przeciwnym razie czytelnik powinien je przeczytać głośno, wyraźnie i szybko).

Mądrze, używają jednej z tych konstrukcji:

za. Postanowiono zatwierdzić protokół z poprzedniego posiedzenia.

b. Podjęto decyzję, że podkomisja zostanie powołana do rozpatrzenia

do. Postanowiłem, że obóz krwiodawstwa odbędzie się 15 sierpnia. (Czasownik używany jest w trybie łącznym: "bądź gotowy, bądź wyznaczony", itd.)

Alternatywnie, opis podaje się w czasie przeszłym:

1. Protokół ostatniego spotkania:

Sekretarz odczytał protokół z posiedzenia z datą ... i zostali oni zatwierdzeni.

2. Otrzymane dotacje:

Przewodniczący poinformował, że otrzymał darowiznę na Rs. 50 000 od byłego członka, pana Gopala Rathiego.

W momencie zatwierdzenia przewodniczący pyta: "Czy przyjmujecie protokół w stanie, w jakim się znajdują?" LUB "Jakiekolwiek kwestie wynikające z protokołu?"

Umiejętność pisania dobrych minut może zapewnić ci pozycję w organizacji. Ponadto, jeśli zajmujesz pozycję i nie wiesz, jak pisać minuty, możesz spotkać się z zażenowaniem.

Konferencje:

Przyznać środki do konsultacji i konferencję biznesową to spotkanie ludzi, którzy mają wspólny cel biznesowy w celu skonsultowania się, porady lub zalecenia. W porównaniu ze spotkaniem konferencja jest nieformalna i często znacznie większa. Jego cel jest mniej zdefiniowany niż spotkanie.

Organizacja może organizować regularne konferencje (np. Roczne), podczas których delegaci spotykają się, aby wymienić swoje poglądy, omówić swoje doświadczenia i połączyć swoje pomysły. Udostępnianie jest najważniejszą cechą konferencji.

Przykładami konferencji są: konferencja doradców ds. Ubezpieczeń na życie, konferencja skuterów, konferencja dla małych przedsiębiorców, konferencja producentów farb itp.

Delegaci są wzbogacani prezentacjami formalnych mówców, a także nieformalnymi dyskusjami. Aby komitet był skuteczny, powinien mieć około siedmiu członków, podczas gdy konferencja może składać się z 15-20 uczestników lub więcej.

Zalety konferencji:

(i) Wymiana poglądów i doświadczeń

(ii) Przedstawiono różne boki wspólnego problemu.

(iii) Kierownictwo może spotykać się i konsultować ze specjalnymi grupami, takimi jak dealerzy, klienci, liderzy związków zawodowych.

(iv) Mówcy-eksperci mogą doradzać i rozjaśniać delegatów.

(v) Można przedstawić nowe osiągnięcia i nowe strategie.

(vi) Wątpliwości można wyjaśnić.

(vii) Pracownicy otrzymują motywację poprzez uczestnictwo.

Wady konferencji:

(i) Kiedy pracownicy są zapraszani na konferencję, ich poczucie własnej ważności może być przesadzone, a kierownictwo może wydawać się zależne od ich poglądów.

(ii) Jeśli pracownik zostanie wezwany na konferencję powyżej poziomu jego zrozumienia, może czuć się nie na miejscu.

(iii) Jeśli lider konferencji jest źle przygotowany, może nie oddać sprawiedliwości tym zagadnieniom.

Rodzaje konferencji:

Na podstawie celu konferencje mogą być klasyfikowane w ten sposób:

1. Konferencja informacyjna:

W tego typu konferencji celem jest udzielanie informacji młodszym. Nowe zasady, nowe technologie, reorganizacja itp. Mogą być przekazywane w kolejce. Jest to rodzaj komunikacji w dół.

2. Konferencja na temat sugerowanego rozwiązania:

Problem lub sytuacja stojąca przed firmą jest omawiana z możliwym rozwiązaniem. Kierownictwo generuje dyskusję na temat sugestii, aby poznać jej zalety.

3. Konferencja rozwiązywania problemów:

Tutaj nie ma gotowego rozwiązania, ale pomysły są zapraszane przez uczestników i otwarte do dyskusji.

4. Konferencja budżetowania / prognozy / oszacowania:

Kiedy firma chce wyznaczyć cel i chce współpracować z pracownikami, taka konferencja jest nazywana. Biorąc pod uwagę ogólne cele firmy, omawiany jest budżet / prognoza / szacunek.

Ponieważ pracownicy są zaangażowani w prognozę, mogą mówić o swoich środowiskach. Również łatwiej jest uzyskać ich współpracę i zaangażowanie po takiej konferencji.

5. Konferencja na szkolenie:

Szkolenie to ciągła działalność w postępowej organizacji. Konferencje są wymagane do szkolenia kadry kierowniczej w nowych obszarach wiedzy. Bank może zorganizować dla swoich polowych oficerów konferencję szkoleniową na temat rehabilitacji przemysłowej.