5 Wytyczne dla grup i członków organizacji dla osiągnięcia efektywnych wyników

Aby grupy osiągnęły skuteczne wyniki, a członkowie osiągnęli konsensus, zalecono pewne użyteczne wytyczne i należy ich przestrzegać.

Niektóre wskazówki dotyczące tworzenia grup i procedur roboczych, a także zachowania członków sugeruje Cyril O'Donnell w następujący sposób:

Dla grup:

1. Cele grupy lub komitetu powinny być jasno określone, tak aby dyskusja mogła skupić się na tych celach.

2. Należy określić uprawnienia komisji. Czy komitet powstał wyłącznie w celu rekomendowania rozwiązań lub czy jest upoważniony do wdrażania swoich decyzji?

3. Wielkość grupy powinna być starannie określona. Jeśli zaangażowane są różne departamenty, może być konieczna odpowiednia reprezentacja każdego departamentu. Zwykle wystarczą grupy od siedmiu do dziesięciu członków.

4. Przywódcę grupy należy powołać lub wybrać na podstawie jego zdolności do kierowania spotkaniem. Powinien mieć wiedzę techniczną, a także umiejętności w zakresie relacji międzyludzkich.

5. Dokładny porządek obrad powinien zostać przekazany wszystkim członkom i powinien zostać dostarczony wszelki materiał pomocniczy na posiedzenie. Należy zachować pisemny zapis ważnych aspektów dyskusji.

Dla członków:

1. Członkowie muszą dbać o to, aby atmosfera na posiedzeniach komisji była spokojna i nieformalna.

2. Każdy członek bierze czynny udział w dyskusji i jasno i logicznie ustala swoje stanowisko. Słucha spokojnie reakcji i daje kontrapunkt, jeśli w ogóle.

3. Członek nie powinien iść na kompromis jedynie po to, by osiągnąć harmonię. Nie należy ignorować nieporozumień, ale należy je rozwiązać. Krytyka powinna być skierowana na kwestie, a nie na osoby.

4. Członkowie powinni upewnić się, że lider grupy nie dominuje nadmiernie. Jego poglądy nie powinny być uważane za ostateczne. Jego poglądy powinny być traktowane w taki sam sposób jak opinie innych członków.

5. Członkowie muszą upewnić się, że spory nie dotyczą osobistości, a jedynie opinie. Ponadto, spory te nie powinny być kontynuowane z przyczyn osobistych po zakończeniu spotkań, w przeciwnym razie będą one nie tylko niszczące technicznie i społecznie, ale mogą również prowadzić do niepotrzebnych nieporozumień z tymi samymi osobami na przyszłych spotkaniach.

Powinien istnieć duch współpracy, a nie rywalizacji między członkami. Taka współpraca doprowadziłaby do bardziej pozytywnej reakcji na siebie nawzajem, szacunku dla opinii drugiej strony, większego zaangażowania i zaangażowania w dane zadanie oraz większej satysfakcji z powodzenia zadania.

Wytyczne te, jeśli są właściwie przestrzegane, powinny poprawić efektywność i skuteczność zespołów.