9 Charakterystyka skutecznych systemów sterowania - objaśnione!

Kontrola na każdym poziomie koncentruje się na wejściach, procesach i wynikach. Bardzo ważne jest posiadanie skutecznych kontroli na każdym z tych trzech etapów.

Skuteczne systemy kontroli mają zwykle pewne wspólne cechy. Znaczenie tych cech różni się w zależności od sytuacji, ale ogólnie rzecz biorąc, skuteczne systemy kontroli mają następujące cechy.

Zdjęcie dzięki uprzejmości: 1.bp.blogspot.com/-AjRz0qwP2VI/TkioPlhrkKI/gIE3bd_zJkQ/B350FAF3092D.jpg

1. Dokładność:

Skuteczne kontrole generują dokładne dane i informacje. Dokładne informacje są niezbędne do skutecznych decyzji zarządczych. Niedokładne kontrole przekierowałyby wysiłki w zakresie zarządzania i energie na problemy, które nie istnieją lub mają niski priorytet i nie powiadomiłyby kierowników o poważnych problemach, które wymagają uwagi.

2. Terminowość:

Istnieje wiele problemów wymagających natychmiastowej uwagi. Jeśli informacja o takich problemach nie dotrze do kierownictwa w odpowiednim czasie, wówczas taka informacja może stać się bezużyteczna i może wystąpić uszkodzenie. W związku z tym kontrole muszą zapewniać, że informacje docierają do decydentów, gdy ich potrzebują, aby można było uzyskać sensowną odpowiedź.

3. Elastyczność:

Otoczenie biznesu i gospodarki ma bardzo dynamiczny charakter. Zmiany technologiczne zachodzą bardzo szybko. Sztywny system sterowania nie byłby odpowiedni do zmieniającego się środowiska. Zmiany te podkreślają potrzebę elastyczności planowania i kontroli.

Planowanie strategiczne musi umożliwiać dostosowanie nieprzewidzianych zagrożeń i szans. Podobnie, menedżerowie muszą wprowadzać modyfikacje w metodach, technikach i systemach kontrolowania, które stają się konieczne. Skuteczny system kontroli to taki, który może być szybko aktualizowany w miarę potrzeby.

4. Akceptowalność:

Kontrola powinna być taka, aby wszystkie osoby, które są nią dotknięte, były w stanie je w pełni zrozumieć i zaakceptować. System kontroli, który jest trudny do zrozumienia, może powodować niepotrzebne błędy i frustrację i może być odczuwany przez pracowników.

W związku z tym pracownicy muszą zgodzić się, że takie kontrole są konieczne i odpowiednie i nie będą miały żadnego negatywnego wpływu na ich wysiłki zmierzające do osiągnięcia osobistych, jak i organizacyjnych celów.

5. Integracja:

Kiedy kontrole są zgodne z wartościami korporacyjnymi i kulturą, działają zgodnie z zasadami organizacji i dlatego są łatwiejsze do wyegzekwowania. Te kontrole stają się integralną częścią środowiska organizacyjnego i dzięki temu stają się skuteczne.

6. Ekonomiczna wykonalność:

Koszt systemu kontroli musi być zrównoważony w stosunku do korzyści. System musi być ekonomicznie wykonalny i rozsądny w działaniu. Na przykład system wysokiego bezpieczeństwa w celu ochrony tajemnic jądrowych może być uzasadniony, ale ten sam system zabezpieczenia dostaw biurowych w sklepie nie byłby ekonomicznie uzasadniony. W związku z tym otrzymane świadczenia muszą przewyższać koszty wdrożenia systemu kontroli.

7. Strategiczne umieszczenie:

W takich krytycznych i strategicznych punktach kontrolnych należy umieścić i podkreślić skuteczne kontrole, w przypadku których nie można tolerować porażek oraz gdy największe straty dotyczą czasu i pieniędzy związanych z awariami.

Celem jest zastosowanie kontroli do istotnego aspektu działalności gospodarczej, w przypadku której odchylenie od oczekiwanych standardów wyrządzi największą szkodę. Te obszary kontroli obejmują produkcję, sprzedaż, finanse i obsługę klienta.

8. Działania korygujące:

Skuteczny system kontroli nie tylko sprawdza i identyfikuje odchylenie, ale także jest zaprogramowany tak, by sugerować rozwiązania korygujące takie odchylenie. Na przykład komputer rejestrujący zapasy można zaprogramować w celu ustalenia wytycznych "jeśli-to". Na przykład, jeśli zapasy danego produktu spadną poniżej pięciu procent maksymalnych zapasów, komputer zasygnalizuje do uzupełnienia dla takich pozycji.

9. Nacisk na wyjątek:

Dobry system kontroli powinien działać zgodnie z zasadą wyjątku, tak aby zwracać uwagę kierownictwa tylko na ważne odchylenia. Innymi słowy, zarządzanie nie musi martwić się działaniami, które działają sprawnie. Zapewni to, że uwaga kierownictwa jest skierowana na błąd, a nie na zgodność. Wyeliminowałoby to niepotrzebny i nieekonomiczny nadzór, marginalnie korzystne raportowanie i stratę czasu zarządzania.