Działania zaangażowane w proces zarządzania przedsiębiorstwem

Niektóre z ważnych działań, które są zaangażowane w proces zarządzania przedsiębiorstwem, są następujące:

Stwierdzono, że wszystkie funkcje biznesowe i polityki muszą być zorientowane na osiągnięcie satysfakcji klienta. Jak trafnie to ujął Peter F. Drucker, jedyną prawidłową definicją celu każdej firmy jest stworzenie klienta.

Dlatego podstawowym celem każdego menedżera biznesowego powinno być generowanie stałego strumienia zadowolonych klientów dla biznesu. Ten cel musi być siłą napędową wszystkich działań menedżera firmy.

Najczęstszym użytkownikiem systemów informacji biznesowych jest menedżer biznesowy. W związku z tym nacisk systemów informacji biznesowej powinien odpowiadać potrzebom informacyjnym menedżera.

Konieczne jest zatem zrozumienie procesów zarządzania i zarządzania. Zarządzanie jest tym, co robi menedżer. To, co daje menedżer, daje nam wgląd w proces zarządzania.

Jest to powszechnie akceptowany pogląd, że zarządzanie to sztuka dokonywania rzeczy przez innych w celu osiągnięcia określonych celów. Ten pogląd kierownictwa koncentruje się na procesie zarządzania (tj. Sztuce) zaangażowanym w osiągnięcie pożądanych rezultatów.

Proces zarządzania obejmuje następujące działania:

ja. Planowanie,

ii. Organizowanie,

iii. Personel,

iv. Kierowniczy,

v. Kontrolowanie.

Aby zrozumieć, na czym powinny polegać systemy informacji biznesowej, niezbędne jest zrozumienie działań związanych z procesem zarządzania.

1. Planowanie:

Planowanie oznacza określenie przyszłego kierunku działania w celu osiągnięcia pożądanych celów. Oznacza to podejmowanie decyzji z wyprzedzeniem, co ma robić, jak to zrobić, kiedy to zrobić i kto ma to zrobić. Jest to "działanie wykonawcze, które uosabia umiejętności przewidywania, wpływania i kontrolowania natury i kierunku zmian". Planowanie poprzedza wszystkie inne funkcje menedżera.

Eliminuje niepewność i wpływ zmian w środowisku. Odpowiednie planowanie może pomóc menedżerowi w skutecznym sprostaniu wyzwaniom związanym ze zmianami środowiska. Plany są nakierowane na cele. Dlatego planowanie ukierunkowuje działania w przedsiębiorstwie na osiągnięcie pożądanych celów.

Wypełnia lukę między obecnym stanem rzeczy a pożądanym stanem biznesu w przyszłości. Plany służą do oceny wydajności i sprawowania kontroli w przedsiębiorstwie. Planowanie jest wszechobecne i prawie wszyscy w planach organizacji.

Charakter planu może być różny na różnych poziomach zarządzania. Plany na niższych poziomach hierarchii menedżerskiej muszą znajdować się w granicach ogólnych planów menedżerów na szczycie organizacji. Plany mogą mieć różne typy, takie jak misja, cele, strategie, zasady, reguły i procedury, programy i projekty oraz budżety.

Różne rodzaje planów są sporządzane na różnych poziomach zarządzania. Na przykład misja, cele i strategie organizacji są wyłączną domeną zarządzania na najwyższym poziomie.

Plany działają jako fundamenty zarządzania. Inne czynności kierownicze są określane na podstawie planów. Planowanie logicznie poprzedza wykonywanie wszystkich innych czynności kierowniczych, takich jak organizowanie, obsadzanie stanowiskami, kierowanie i kontrolowanie.

Jedną z najważniejszych przyczyn wzrostu aktywności planowania wśród menedżerów jest to, że zdają sobie oni sprawę z korzyści wynikających z proaktywności, a nie z bycia reaktywnymi. Ogromne inwestycje i wysoki poziom ryzyka w nowych projektach sprawiają, że menedżer musi z wyprzedzeniem planować i próbować usunąć jak najwięcej niepewności.

Złożoność procesów biznesowych sprawia, że ​​planowanie biznesowe jest satysfakcjonujące. Dostępność lepszych i bardziej niezawodnych modeli przewidywania przyszłości i zmniejszania niepewności również przyczyniła się do zwiększenia aktywności planowania.

Proces planowania obejmuje następujące kroki:

(1) Świadomość możliwości lub rozwoju jest początkiem procesu planowania. Obejmuje to ocenę mocnych i słabych stron środowiska w organizacji biznesowej i poza nią.

(2) Określenie celów dla organizacji i poszczególnych jednostek organizacyjnych w świetle nowych możliwości rozwoju.

(3) Utworzenie krytycznych pomieszczeń do planowania w odniesieniu do środowisk wewnętrznych i zewnętrznych, w których będą działać plany. Obejmuje to identyfikację mocnych i słabych stron przedsiębiorstwa biznesowego pod względem produktów, rynków, procesów, technologii, personelu itp.

(4) Identyfikacja alternatywnych kierunków działań w celu osiągnięcia celów.

(5) Ocena alternatywnych kierunków działań w świetle ich wpływu na osiągnięcie celów.

(6) Wybór najlepszego alternatywnego sposobu działania.

(7) Opracowanie planów pochodnych na potrzeby wsparcia planu.

Można zauważyć, że każdy z powyższych etapów procesu planowania wymaga wielu informacji dotyczących środowiska wewnętrznego i zewnętrznego, w którym muszą działać plany. Informacje dotyczące środowiska zewnętrznego obejmują trendy gospodarcze, zmiany technologiczne, dostępność i koszt różnych zasobów itp.

Informacje dotyczące środowiska wewnętrznego obejmują prognozy sprzedaży, zasoby finansowe i plany, stan dostępności zasobów w firmie itd. Menedżer potrzebuje również różnych narzędzi do analizy informacji dotyczących środowiska.

Proces planowania obejmuje przewidywanie i prognozowanie. Wymaga to informacji dotyczących wewnętrznych i zewnętrznych czynników, które mogą mieć wpływ na przyszły stan rzeczy.

Informacje dotyczące istotności i względnego wpływu tych czynników stanowią krytyczny wkład w proces przewidywania i prognozowania przyszłych zdarzeń. Wykorzystanie symulacji, technik sztucznej inteligencji, sieci neuronowych, logiki rozmytej itp. Przy pomocy nowoczesnych komputerów poprawiło wartość predykcyjną planów, a także wartość dodaną do informacji planistycznych.

2. Organizowanie:

Organizacja obejmuje analizę działań, które należy wykonać w celu spełnienia wymagań planu, grupowanie ich tak, aby można było je przypisać do osób lub grup osób w jednostkach organizacyjnych i przekazać uprawnienia do korzystania z zasobów organizacji w celu wykonania przypisanych w ten sposób obowiązków.

Organizowanie odnosi się do ludzi, zadań i technologii. Ponieważ te czynniki różnią się od organizacji do organizacji, nie ma typowego projektu organizacyjnego, który byłby odpowiedni dla wszystkich organizacji.

Struktura organizacyjna musi być zaprojektowana zgodnie ze specyficznymi wymaganiami i warunkami organizacji. Ponieważ ludzie, zadania i technologie podlegają dynamice środowiska, organizacje są restrukturyzowane w świetle zmieniającego się środowiska biznesowego.

Struktury organizacyjne i systemy informacyjne są ściśle ze sobą powiązane. Jeśli struktura organizacyjna jest ciałem przedsiębiorstwa, system informacyjny jest jego systemem nerwowym.

Struktura organizacyjna powinna być zaprojektowana z uwzględnieniem naturalnego przepływu informacji w przedsiębiorstwie. Schematy pomiaru wydajności muszą być zgodne z przepływem informacji i strukturą organizacji.

Idealnie, każda zmiana w systemach informatycznych powinna spowodować odpowiednią zmianę w strukturze organizacyjnej; w przeciwnym razie systemy informacyjne nie byłyby w stanie odzwierciedlić planów firmy. Na przykład postępy w technologii baz danych i wykorzystanie rozproszonych systemów informatycznych mają swój własny wpływ na sposób projektowania struktur organizacyjnych dzisiaj.

I odwrotnie, jeśli struktura organizacji ulegnie zmianie, system informacyjny również musi się zmienić, aby poradzić sobie z nowymi realiami procesów biznesowych. Na przykład w jednej organizacji zmiany w strukturach organizacyjnych uzasadnione zwiększoną konkurencją wymusiły przeprojektowanie systemów informatycznych w celu oferowania nie tylko informacji menedżerom w odniesieniu do wydarzeń w przedsiębiorstwie, ale także wiedzy w procesie biznesowym. Narzędzia analizy informacji i inne narzędzia sztucznej inteligencji musiały zostać włączone do systemów informatycznych w celu wzmocnienia procesu decyzyjnego.

Restrukturyzacja organizacji biznesowych może być bolesna i kosztowna, jeśli systemy informacyjne nie są dobrze rozwinięte. Wydajne systemy informacyjne mogą pomóc w wygładzeniu procesu restrukturyzacji i pomóc menedżerom poradzić sobie ze zmianami w ich konkretnych funkcjach i działaniach.

System informacyjny, który posiada część bazy wiedzy przedsiębiorstwa, może być bardzo pomocny w radzeniu sobie z sytuacjami, które są nowe dla konkretnego menedżera.

3. Personel:

Personel jest procesem obsadzania struktury organizacyjnej. Kierownik powinien upewnić się, że odpowiedni typ ludzi zapełnia stanowiska w strukturze organizacyjnej. Kadry wymagają selekcji, oceny i rozwoju personelu w organizacji.

Powszechnym błędem popełnianym przez menedżera jest ignorowanie działań personelu, pozostawiając go personelowi działu. Działalność kadrowa jest zbyt ważna, aby zostać rutynizowana w dziale personalnym. Ponieważ wyniki menedżera zależą w dużym stopniu od wyników jego podwładnych, jakiekolwiek zaniedbanie funkcji personelu może negatywnie wpłynąć na skuteczność zarządzania.

Wraz z rosnącą współzależnością różnych funkcji, ocena personelu staje się coraz bardziej złożona. Istnieje potrzeba zastosowania bardziej zaawansowanych technik oceny wydajności. Techniki te można zastosować za pomocą infrastruktury IT.

Dobrze zaprojektowane systemy informacyjne mogą gromadzić informacje na temat różnych krytycznych czynników sukcesu dla każdej pozycji kierowniczej i regularnie monitorować wyniki. Postęp w dziedzinie technologii multimedialnych może pomóc w automatyzacji systemów szkoleniowych i rozwojowych.

4. Kierowanie:

Kierowanie polega na instruowaniu, kierowaniu i inspirowaniu ludzi w organizacji, aby dokładali wszelkich starań, aby osiągnąć wspólne cele organizacji. Dlatego kierowanie związane jest z procesem motywowania, prowadzenia i komunikowania się z ludźmi w organizacji w celu osiągnięcia celów firmy.

Rozpowszechnianie informacji odgrywa kluczową rolę w kierowaniu wysiłkami osób w przedsiębiorstwie. W przedsiębiorstwie prowadzącym działalność na rozległym obszarze geograficznym personel musi być mobilny i prawdopodobnie znajdować się z dala od innych członków zespołu i bezpośredniego przełożonego w hierarchii menedżerskiej.

Kierowanie podwładnymi staje się zatem trudne, ponieważ komunikacja może być dość kosztowna i może nie dotrzeć do miejsca docelowego w czasie. Dzisiaj systemy informacyjne są nośnikami formalnej komunikacji.

Możliwość korzystania z poczty elektronicznej i korzystania z intranetu zmieniła sposób komunikacji formalnej w przedsiębiorstwach. Bezproblemowy przepływ informacji między różnymi działami za pomocą systemów informatycznych może również pomóc w zmniejszeniu luk w komunikacji, które są niejednokrotnie główną przyczyną niezadowolenia pracowników.

5. Kontrolowanie:

Kontrolowanie to proces, który analizuje, czy działania są podejmowane zgodnie z planem i podejmuje działania naprawcze, aby dostosować je do planów. Zatem planowanie jest podstawą kontroli.

Koncentruje się na prowadzonych działaniach i wynikach tych działań pod względem ich wpływu na osiągnięcie celów planu.

Rosnąca liczba przedsiębiorstw znacznie utrudniła działalność Zwiększona konkurencja na rynku wymaga większego delegowania zadań i decentralizacji procesu decyzyjnego, aby zapewnić szybszą reakcję w działalności przedsiębiorstwa. Dlatego też kontrolowanie odgrywa ważną rolę w zapewnieniu efektywności i efektywności przedsiębiorstwa.

Systemy informacyjne odgrywają ważną rolę w procesie kontroli. Te systemy pomagają nie tylko w mierzeniu wydajności operacji, ale również w określaniu odchyleń wydajności od planów.

Porównanie rzeczywistej i planowanej wydajności jest następnie analizowane za pomocą systemów informatycznych w celu zidentyfikowania przyczyn odchyleń. Informacje środowiskowe służą do określenia takich przyczyn.

Informacja o tym, jakie działania są podejmowane lub co dzieje się w wewnętrznym i zewnętrznym otoczeniu biznesu, jest niezbędna do sprawowania kontroli.

Wcześniej większość takich informacji przychodziła w drodze osobistej obserwacji przez kierownika. Zwiększenie wielkości przedsiębiorstwa sprawiło, że obserwacja osobista stanowi bardzo trudną formę kontroli.

Większe jest zaufanie do pisemnych sprawozdań. Ponieważ biznes staje się coraz bardziej intensywnie wykorzystujący wiedzę, a skład personelu przedsiębiorstwa zostaje zdominowany przez pracowników wiedzy, pomiar wydajności staje się coraz bardziej złożony. Proste raporty tabelaryczne dotyczące osiągnięcia ilościowych celów nie są odpowiednie do kontrolowania.

Funkcja kontroli wykorzystuje informacje dotyczące planowanej wydajności i rzeczywistej wydajności w celu uzyskania odchyleń. Wydajne systemy informacyjne nie tylko identyfikują te odchylenia, ale także pomagają w analizowaniu odchyleń w celu wskazania przyczyn odchyleń. Pomagają też szybko modyfikować plany w świetle informacji zwrotnej.

Koncepcja elastycznego budżetowania stała się popularna ze względu na dostępność lepszych urządzeń do przetwarzania informacji. Dzięki dostępności systemów informacyjnych w czasie rzeczywistym informacje dotyczące wydajności szybko płyną. Pomaga to w szybkim sprawowaniu kontroli, co skutkuje niższymi kosztami błędów w planowaniu.

Nowoczesne systemy informacji biznesowych pomagają menedżerom w uczeniu się z przeszłych doświadczeń przy minimalnych kosztach błędów. Szczegółowe informacje dotyczące kontroli mogą być teraz przechowywane przez dłuższy czas i analizowane, gdy obserwowane są podobne okoliczności, aby przewidzieć zmiany w środowisku. Współczesne systemy informacyjne mogą pomóc w obsłudze skomplikowanych mechanizmów kontrolnych niemal automatycznie.

Raportowanie wyjątków jest kolejnym aspektem kontroli, który zyskał popularność dzięki postępowi w technologii informacyjnej. Nowoczesne systemy informacyjne umożliwiają menedżerom szybszy dostęp do informacji dotyczących wyjątków i pomagają im podejmować szybsze decyzje w celu złagodzenia negatywnego wpływu wyjątkowych sytuacji poprzez natychmiastową rewizję planów. Wydajny system informacyjny może pomóc w przekształceniu katastrofy w niewielką stratę, ponieważ spowoduje ostrzeżenie na wczesnych etapach wyjątkowej sytuacji.

Każda z tych funkcji menedżerskich ma być prowadzona na wszystkich szczeblach zarządzania. Skuteczność menedżera zależy od tego, jak skutecznie wykonuje te czynności kierownicze. Może nie być możliwe ustalenie, która działalność jest prowadzona przez kierownika w danym momencie, ponieważ pozostaje on zaangażowany w wiele działań zarządczych.