Dobry system raportowania: 13 najważniejszych zasad

Poniższe punkty podkreślają trzynaście najważniejszych zasad dobrego systemu raportowania zarządzania. Są to: 1. Właściwy przepływ informacji, 2. Właściwy czas, 3. Dokładne informacje, 4. Podstawy porównania, 5. Raporty powinny być jasne i proste, 6. Koszt, 7. Ocena odpowiedzialności, 8. Adekwatność, 9 Wizualne raportowanie, 10. Zasada spójności, 11. Stan faktyczny, 12. Zasada zwięzłości i 13. Zasada harmonogramowania.

Zasady dobrego raportowania Zasada # 1. Właściwy przepływ informacji:

Dobry system raportowania powinien mieć odpowiedni przepływ informacji. Informacje powinny płynąć z właściwego miejsca na właściwe poziomy zarządzania. Informacje należy przesyłać we właściwej formie i we właściwym czasie, aby pomóc w planowaniu i koordynacji.

Częstotliwość raportów zależeć będzie od charakteru raportu, rodzajów danych wymaganych do przygotowania informacji oraz kosztów związanych z przygotowaniem takich raportów. Przepływ raportów powinien być taki, aby nie powodował opóźnień w podejmowaniu decyzji. Raporty powinny być przesyłane w regularnych odstępach czasu, aby potrzeby informacyjne o różnych poziomach zarządzania były spełnione we właściwym czasie.

Przepływ informacji jest ciągłą działalnością i wpływa na wszystkie poziomy organizacji. Informacje mogą przepływać w górę, w dół lub w bok w obrębie organizacji. Zamówienia, instrukcje, plany itp. Mogą przepływać od góry do dołu. Raporty, zażalenia, sugestie itp. Mogą płynąć z dołu do góry. Powiadomienia, listy; rozliczenia, skargi mogą wpływać z zewnątrz. Informacje przepływają również z jednego menedżera na drugiego na tym samym poziomie poprzez spotkania, dyskusje itp.

Zasady dobrego raportowania Zasada # 2. Właściwy czas:

Ponieważ raporty są używane jako urządzenie kontrolujące, dlatego powinny być prezentowane najwcześniej lub bezpośrednio po wydarzeniach związanych z wydarzeniem. Czas potrzebny na przygotowanie sprawozdań należy ograniczyć do minimum; dla rutynowych raportów okres powinien być znany i ściśle przestrzegany. Będzie to strata czasu i wysiłku, aby przygotować informacje, które są zbyt późne, aby mogły być przydatne. Brak informacji w razie potrzeby oznaczać będzie błędne decyzje lub odroczenie decyzji w sprawach, które mogą mieć pilny charakter.

Zasady dobrego raportowania Zasada # 3. Dokładne informacje:

Informacje powinny być tak dokładne, jak to możliwe. Jeśli podane informacje są niedokładne, może to spowodować podjęcie błędnych decyzji. Jednak stopień dokładności może się różnić w różnych raportach. Czasami informacje o części mogą być dostarczane jako wskazówki do przyszłego tworzenia polityki, więc stopień dokładności może być mniejszy. Podanie dokładnych danych może wiązać się z problemem zrozumienia.

Przybliżone liczby są bardziej zrozumiałe niż dokładne liczby podane do paisa. Dokładność nie powinna również wiązać się z nadmiernymi kosztami przygotowania, ani nie powinna być osiągnięta przy poświęceniu szybkości prezentacji. Lepiej będzie mieć przybliżone liczby w odpowiednim czasie, niż opóźnione informacje przygotowane dokładnie.

Dobry system raportowania Zasada # 4. Podstawa porównania:

Informacje dostarczane za pośrednictwem raportów będą bardziej przydatne, jeśli zostaną dostarczone w porównaniu z danymi z przeszłości, ustalonymi standardami lub określonymi celami. Porównanie informacji z przeszłymi lub zapisanymi w budżecie danymi pozwoli czytelnikowi poznać trendy zmian. Organ decyzyjny będzie mógł skorzystać z porównywalnej liczby przy podejmowaniu decyzji. Środki zaradcze można również zainicjować, aby poprawić dotychczasową wydajność. Księgowy ds. Zarządzania może sprawić, że raporty będą bardziej przydatne, podając własne interpretacje tych informacji.

Zasady Dobrego Raportowania Zasada # 5. Raporty powinny być jasne i proste:

Celem przygotowywania raportów jest pomoc w zarządzaniu w planowaniu, koordynowaniu i kontrolowaniu. Cel ten można osiągnąć tylko wtedy, gdy raporty są zrozumiałe dla czytelników. Informacje powinny być przedstawione w jasny sposób poprzez unikanie zbędnych danych. Tylko istotne istotne informacje powinny stać się częścią raportu. Jeśli nie można uniknąć informacji pomocniczych, należy je podać w załączniku lub dołączyć do niego osobną tabelę.

Sposób prezentacji informacji powinien być taki, aby przyciągał wzrok i umożliwiać czytelnikowi sformułowanie opinii na temat informacji. Graficzna prezentacja informacji umożliwi czytelnikowi poznanie trendów, a także szybsze określenie odchyleń niż w przypadku innych metod. Układ prezentacji powinien być krótki, jasny i kompletny. Prostota jest dobrym przewodnikiem do przygotowywania raportów.

Zasady dobrego raportowania Zasada # 6. Koszt:

Korzyści wynikające z systemu raportowania muszą być współmierne do kosztów, które są w nim uwzględnione. Chociaż nie można ocenić korzyści tego systemu w kategoriach pieniężnych, należy dołożyć starań, aby system był jak najbardziej ekonomiczny.

Good Reporting System Principle # 7. Ocena odpowiedzialności:

System sprawozdawczości powinien umożliwiać ocenę odpowiedzialności zarządczej. Cele są ustalone dla różnych funkcjonalnych szefów działów. Rejestr rzeczywistych wyników jest monitorowany wraz ze standardami, aby umożliwić kierownictwu ocenę wydajności różnych osób. Dlatego sprawozdawczość zarządcza powinna być opracowana w taki sposób, aby pomóc w ocenie pracy przypisanej różnym osobom.

Dobry system raportowania Zasada # 8. Adekwatność:

Dobrym systemem raportowania będzie ten system raportowania, w którym kierownicy otrzymują odpowiednie dane, aby zasugerować możliwe kierunki działań. Odpowiednie dane podawane w raportach oszczędzają cenny czas zarządzania i zapewniają szybką uwagę.

Dobry system raportowania Zasada # 9. Raportowanie wizualne:

Dobry system raportowania będzie miał raportowanie wizualne. Zaobserwowano, że wizualne raportowanie za pomocą wykresów, wykresów i diagramów w porównaniu do opisowego raportowania przyciąga wzrok szybciej i pozostawia trwałe wrażenie na umyśle użytkowników.

Dobry system raportowania Zasada # 10. Zasada spójności:

Zasada spójności jest przestrzegana w dobrym systemie raportowania. Różne formaty używane do przygotowania różnych raportów nie powinny być często zmieniane od czasu do czasu. Jeśli w niektórych przypadkach zmieniono format w celu wprowadzenia ulepszeń, zmiany w treści lub formacie powinny być uzasadnione.

Dobry system zgłaszania Zasada # 11. Fakty:

Dobry system raportowania powinien opierać się na raportach zawierających informacje faktograficzne. Zarząd musi podjąć decyzję w przyszłości na podstawie informacji zawartych w różnych raportach. Wszelkie nieprawdziwe informacje zawarte w raportach nie będą pomocne w podejmowaniu właściwych decyzji.

Dobry system zgłaszania Zasada # 12. Zasada zwinności:

Zasada skrócenia powinna być przestrzegana podczas raportowania, ponieważ długie raporty są bardzo trudne do analizy, a długie raporty zasadniczo polegają w znacznym stopniu na podkreślaniu nieistotnych drobnych szczegółów, a główne kwestie, które się z nimi wiążą, nie są podejmowane właściwie.

Zasady Dobrego Raportowania Zasada # 13. Zasada harmonogramowania:

Zasady harmonogramowania należy również stosować w taki sposób, aby raporty można było przygotować bez nadmiernego obciążenia personelu. Pracownikom należy poświęcić wystarczająco dużo czasu, aby dobrze wykonali pracę nad przygotowaniem raportu. Opóźnienie czasowe pomiędzy gromadzeniem danych a zakończonym raportem nie powinno być dłuższe.