Jak poprawić komunikację wewnątrz organizacji? (17 sposobów)

Niektóre sposoby poprawy komunikacji w obrębie organizacji są następujące:

1. Klarowność celu:

Przede wszystkim musimy jasno powiedzieć, co chcemy przekazać. Wymaga to starannego planowania. Ktoś bardzo trafnie powiedział: "Głównym błędem w komunikacji jest uwierzenie, że to się dzieje". Należy pamiętać, że wszelka komunikacja jest wynikiem wcześniejszego myślenia i planowania tego, co należy przekazać komuś, w jaki sposób i kiedy. Żadna sensowna komunikacja nie odbywa się od ręki lub losowo.

2. Zaspokój do głowy i serca:

Zaangażowanie emocjonalne jest tak samo ważne jak informacja, jeśli chodzi o przyciąganie odbiorców i motywowanie słuchacza do zmian. Emocjonalna reakcja zwiększy czas i energię, którą słuchacz spędza myśląc o przesłaniu. Ponadto decyzje, które są osiągane logicznie, są wzmocnione, jeśli decyzja jest również satysfakcjonująca emocjonalnie. Należy skupić się na potrzebach odbiorcy.

3. Dzielenie się aktywnością:

Skuteczna komunikacja jest obowiązkiem wszystkich osób w organizacji. Mogą być na dowolnym poziomie - kierowniczym lub nie-kierowniczym. Wszyscy muszą dążyć do wspólnego celu. Oznacza to, że każdy z nich na różne sposoby ma udział w procesie komunikacji. Dlatego menedżerowie powinni konsultować się z innymi w razie potrzeby. Przydatną praktyką jest pamiętanie nagłówków "Do działania" i "Do informacji" podczas planowania komunikacji.

4. Używanie symboli:

Wielokrotnie mówiono, że komunikacja odbywa się za pośrednictwem wzajemnie zrozumiałego zestawu symboli. Oznacza to, że zarówno kodowanie, jak i dekodowanie powinno odbywać się za pomocą symboli, które są znane nadawcy i odbiorcy.

Dlatego też menedżerom, a zwłaszcza specjalistom, zaleca się unikanie używania wysoce technicznego słownictwa lub żargonu, który jest zrozumiały tylko w ściśle ograniczonej grupie. Powinni pamiętać, że poza słownictwem technicznym istnieje powszechnie rozumiany język, który nie stwarza problemów komunikacyjnych.

5. Koncentrowanie się na potrzebach odbiorcy:

Zawsze, gdy komunikujemy się, musimy pamiętać o potrzebach odbiorcy wiadomości lub informacji. Powinniśmy starać się, aby wszelkie wiadomości i informacje, które wysyłamy, miały wartość dla odbiorcy. Ta świadomość z naszej strony sprawi, że będzie bardziej chłonny.

6. Wykorzystanie opinii:

Renomowany autorytet dotyczący zachowań organizacyjnych brzmi "Użyj opinii". Komunikacja jest zakończona tylko wtedy, gdy wiadomość jest zrozumiała dla odbiorcy. Nigdy nie wiemy, czy zrozumiał przekaz, chyba że otrzymamy informację zwrotną.

Wiele problemów z komunikacją powstaje z powodu nieporozumień i nieścisłości. Możemy uniknąć tych problemów, zadając pytania, prosząc o odpowiedź na nasz list i zachęcając odbiorcę do wyrażenia jego reakcji na wiadomość.

7. Słuchanie:

Komunikacja nie może być skuteczna, chyba że odbiorca słucha z należytą uwagą lub z wyprzedzeniem. Ponadto pokazuje, że komunikacja jest wspólną odpowiedzialnością zarówno nadawcy, jak i odbiorcy. Słuchanie partycypacyjne jest niezbędnym warunkiem skutecznej komunikacji.

8. Kontrolowanie emocji:

Z przykrością zauważamy, że nie zawsze komunikujemy się w całkowicie racjonalny sposób. Nasze rozumowanie często jest zachmurzone negatywnymi uczuciami lub emocjami. Powoduje to, że pojawiają się wszelkiego rodzaju nieporozumienia spowodowane ładowanym przez emocje kodowaniem wiadomości lub błędną interpretacją przychodzącej wiadomości na poziomie dekodowania. To dlatego współczesni eksperci od zarządzania doradzają nam, aby ćwiczyć samokontrolę. Emocje, szczególnie negatywne emocje mogą po prostu zakłócać komunikację.

9. Grzeczność manier:

W komunikacji, ton głosu, wybór języka i zgodność lub logiczne połączenie między tym, co powiedziane a tym, jak jest mówione, wpływa na reakcję odbiorcy. Dlatego obecnie menedżerom zaleca się unikanie autorytaryzmu, czyli innymi słowy, sprawowanie władzy z wdzięcznością. Uprzejmość rodzi uprzejmość i zachęca do uczestnictwa w komunikacji z udziałem ludzi na wszystkich poziomach. Prawdziwie skuteczna komunikacja oparta jest na uprzejmości i finezji.

10. Eliminacja hałasu:

Należy dołożyć wszelkich możliwych starań, aby wyeliminować element zakłócający komunikację na etapie nadawania. Wszystko, co dzieje się nie tak ze sprzętem dźwiękowym lub zakłóceniem linii przesyłowej, może zepsuć komunikację.

11. Wyjaśnienie założeń:

Żadna skuteczna komunikacja nie może opierać się na założeniach. Należy dołożyć wszelkich starań, aby wyjaśnić założenia i mieć jasny, pozytywny obraz odbiorcy naszego przesłania. W ten sam sposób odbiorca musi także pozbyć się wszelkich założeń dotyczących nadawcy.

12. Unikanie niejednoznaczności:

Konotacje i niejasności prowadzą do problemów semantycznych. Nadawca wiadomości powinien uważać, aby odbiorca nie musiał wykraczać poza tekst wiadomości. Dlatego wskazane jest stosowanie wyraźnych słów i wyrażeń. Należy również unikać słów o podwójnym znaczeniu.

13. Tło socjopsychologiczne komunikatorów:

Wszyscy efektywni komunikatorzy dbają o to, aby zrozumieć społeczno-psychologiczne pochodzenie odbiorców ich wiadomości. Złota zasada brzmi: "Najpierw zrozum, a potem zrozum, ".

14. Kompletność wiadomości:

Skuteczna wiadomość to kompletna wiadomość. Odbiorca nie powinien zgadywać. Może to prowadzić do nieporozumień. Kompletny komunikat zawiera wszystkie niezbędne fakty i liczby.

15. Zwięzłość wypowiedzi:

Kompletność nie oznacza uwzględnienia niepotrzebnych szczegółów lub przekierowań. Skuteczna wiadomość jest zwięzła i ostra. W tym celu nadawca musi być czysty i odpowiednio skoncentrowany w swojej wizji.

16. Cordial Body Language:

Ta kwestia jest szczególnie ważna w przypadku komunikacji ustnej twarzą w twarz. Musimy uważać, aby zachować właściwą postawę, w tym zaufanie i uprzejmość, kontakt wzrokowy i, o ile to możliwe, przyjemne gesty. A pozytywny język ciała opiera się na pozytywnych odczuciach.

17. Polecenia Uwaga:

Poprzez pokazanie, jak istotna jest wiadomość dla odbiorcy i uświadomienie sobie jej użyteczności przez podkuwanie, że jest ona zgodna z wierzeniami słuchaczy, komunikacja może być skuteczna. Uwaga jest bardzo potrzebna, aby zapewnić, że wszystkie istotne szczegóły są zawarte w poprawny i jasny sposób.