Informacja: 5 ważnych atrybutów, które zwiększają wartość jakości informacji

Niektóre z ważnych atrybutów, które zwiększają wartość jakości informacji, są następujące:

Istnieje wiele atrybutów związanych z informacjami dobrej jakości. Każdy z tych atrybutów zwiększa wartość informacji.

Proces generowania informacji musi koncentrować się na jakości informacji poprzez dążenie do poprawy stopnia każdego z tych atrybutów. Wszelkie kompromisy dotyczące informacji dotyczących jakości, wynikające z technicznych, fizycznych lub ekonomicznych ograniczeń, muszą zostać podane do wiadomości użytkownika w momencie przekazania informacji.

Następujące atrybuty dodają wartości do jakości informacji:

(a) Szybkość w dostępności i aktualizacji:

Decyzja musi zostać podjęta w terminie, dlatego informacje muszą być dostępne w pożądanym czasie. Jest dobrze powiedziane, że "Informacje opóźnione są odmową udzielenia informacji". Niektóre rodzaje informacji są wymagane okresowo i powinny być regularnie i terminowo udostępniane użytkownikowi, aby uniknąć opóźnień w podejmowaniu decyzji.

Inne rodzaje potrzeb informacyjnych są nagłe i nieregularne. Takie potrzeby pojawiają się wtedy, gdy pojawia się szansa biznesowa lub zagrożenie. Takie informacje, jeśli zostaną dostarczone szybko, mogą pomóc menedżerowi w podjęciu szybszej decyzji, aby zminimalizować utratę szansy lub ograniczyć możliwą stratę z powodu zagrożenia biznesowego.

Aktualizacja informacji jest więc regularną czynnością w każdym dobrym systemie informacyjnym. W rzeczywistości niektóre systemy informacyjne są zaprojektowane w taki sposób, że zapasy informacji są aktualizowane automatycznie, natychmiast po zarejestrowaniu zdarzenia. Takie systemy informacyjne są również nazywane systemami czasu rzeczywistego.

(b) Dokładność:

Dokładność to stopień braku błędu w procesie generowania informacji. Jest to ważny atrybut dobrych informacji. Zwiększenie dokładności może jednak kosztować. Konieczne jest zatem określenie dopuszczalnych poziomów dokładności dla każdego rodzaju informacji.

Na przykład szacunkowe koszty produktu muszą być możliwie dokładne, ponieważ niewielka nieścisłość może mieć znaczący wpływ na wydajność przedsiębiorstwa. Jednak oszacowanie całkowitej wielkości rynku i udział firmy w tym przy stosunkowo wyższym poziomie błędu może nadal mieć dużą wartość dla decydenta.

(c) Dokładność:

Precyzja to ważna zaleta informacji dobrej jakości. Zbyt duża część informacji powoduje czasami zawieszenie ważnych informacji w stercie szczegółów, które mogą nie być wymagane w określonym momencie.

Nadmierna szczegółowość informacji powoduje przeciążenie informacji, co powoduje obecnie coś, co nazywa się syndrom zmęczenia informacyjnego. Tylko precyzyjne informacje są szanowane i wykorzystywane przez menedżerów. Złożone są niepotrzebne szczegóły.

(d) Kompletność:

Informacje przekazane menedżerowi powinny być kompletne i spełniać wszystkie jego potrzeby. Niepełne informacje mogą wprowadzać w błąd i mogą skutkować błędnymi decyzjami. Dlatego menedżer musi nalegać na swoje zaangażowanie w określanie informacji, które zostaną mu udostępnione.

W przypadku, gdy dostarczenie wyczerpujących informacji nie jest możliwe z jednego lub drugiego powodu, należy poinformować o tym fakcie kierownika, aby niepełne informacje były używane z ostrożnością.

(e) Jednoznaczność:

Klarowność informacji jest ważnym atrybutem dobrych informacji. Informacje muszą być jednoznaczne i powinny być przekazywane w taki sposób, aby przekazywały to samo znaczenie różnym użytkownikom. Nowoczesne bazy danych przechowują słowniki danych, które jednoznacznie definiują zmienną używaną w informacji w celu standaryzacji terminologii stosowanej w raportach.

Ponadto istnieją inne atrybuty, takie jak kwantyfikowalność, weryfikowalność, nieobciążalność itp., Które można próbować włączyć w celu poprawy jakości informacji. W jakim stopniu można utrzymać jakość informacji, zależy to od czynników kosztowych, charakteru i źródła informacji, czasu dostępnego na generowanie informacji i innych czynników.