Spotkania: rodzaje, cele, zalety i wady
Spotkania: rodzaje, cele, zalety i wady!
Spotkanie to spotkanie (zazwyczaj) trzech lub więcej osób w celu wymiany informacji w zaplanowany sposób i przedyskutowania przed nimi zagadnień, które doprowadzą do podjęcia decyzji, rozwiązania problemów itp.
Spotkanie może mieć charakter formalny lub nieformalny. Jeśli chodzi o formalne posiedzenie, ustalono zasady jego zwoływania i prowadzenia, z pisemnym zapisem jego przebiegu. Wymaga powiadomienia, które jest zaproszeniem, zaproszenia do wzięcia w nim udziału.
Ma program lub listę rzeczy do załatwienia, a jego wynik jest systematycznie zapisywany w formie minut. Nieformalne spotkanie może odbyć się bez pisemnego powiadomienia, na przykład na spotkaniu związków zawodowych w sali jadalnej w celu omówienia pikniku.
Spotkanie ma konferansjer, który go nazywa i przewodniczący lub przewodniczący, który go kieruje.
Rodzaje spotkań:
Spotkania mają zasadniczo trzy typy:
(i) Informacyjne, jeżeli celem jest przekazanie uczestnikom informacji o nowym systemie, produkcie itp.
(ii) Konsultacyjne, w którym członkowie są konsultowani w celu rozwiązania problemu.
(iii) władza wykonawcza, w której decyzje są podejmowane przez osoby uprawnione do tego.
W praktyce większość spotkań służy więcej niż jeden. Niektóre dodatkowe klasyfikacje spotkań to: spotkania w celu negocjacji, spotkania w celu udzielenia instrukcji itp.
Cel spotkania:
Cele organizowania spotkań są tutaj wymienione w formie szkieletu:
Aby osiągnąć wspólną decyzję / zgodę
Rozwiązać problem
Aby zrozumieć sytuację, wymieniaj się pomysłami i doświadczeniami
Aby informować, wyjaśniać, prezentować pomysły
Aby dać i uzyskać opinie na temat nowych pomysłów
Aby dać szkolenie
Aby zaplanować i przygotować się do działania
Aby rozwiązać różnice i nieporozumienia
Aby wzbudzić entuzjazm i szukać współpracy
Aby przejrzeć wyniki z przeszłości i je ocenić
Aby stworzyć poczucie ciągłości i solidarności w działaniu ciała.
W tym mechanicznym wieku związek jest siłą, a wspólna praca odbywa się za pomocą spotkań. Szacuje się, że na całym świecie miliony spotkań odbywają się codziennie, a ich liczba i przydatność wzrasta.
Dlatego też, pomimo wielu negatywnych uwag na temat wykorzystania spotkań; Ogólnie rzecz biorąc, spotkanie to jest użytecznym narzędziem zbiorowego podejmowania decyzji i działania.
Zalety Spotkań:
(i) Oszczędź czas:
Ponieważ można interakcyjnie spotkać wiele osób jednocześnie, spotkanie może zaoszczędzić czas.
(ii) Grupy adresowe:
Można podzielić odbiorców zgodnie z ich pochodzeniem i potrzebami i adresować je grupowo.
(iii) Poradzić sobie z eksplozją informacji:
Nowa technologia i nowe regulacje są coraz grubsze i szybsze. Spotkania pozwalają nam poradzić sobie z tą sytuacją.
(iv) Wsparcie społeczne i emocjonalne:
Członkowie otrzymują wsparcie od siebie nawzajem, gdy spotykają się i wymieniają pomysłami.
(v) Uczucie bycia konsultowanym:
Członkowie odczuwają, że zostali skonsultowani, a to jest przydatne w uzyskaniu ich inteligentnej i chętnej współpracy.
(vi) Demokratyczne funkcjonowanie:
Demokracja dąży do osiągnięcia dobrobytu wszystkich ludzi poprzez zaangażowanie wszystkich ludzi. Jest to możliwe dzięki spotkaniom.
(vii) Opracowanie pomysłu:
Pomysły są systematycznie nawożone, analizowane i ulepszane przez grupę.
(viii) Rozbrojenie wichrzycieli:
Poprzez kolektywność sił konstruktywnych, wichrowcy mogą być izolowani podczas spotkania i pozytywne działania. Przeciwnicy planu otrzymują forum do wyrażania sprzeciwu, które można pokonać przed grupą osób wspierających.
(ix) Odważniejsze decyzje:
Wspólnie możemy podjąć bardziej ryzykowne decyzje z powodu zjednoczonej siły.
(x) Różne reprezentowane grupy interesów:
Podczas spotkania można reprezentować wiele grup interesu, a mniejszości można również poświęcić należytą uwagę.
(xi) Zapobieganie błędom:
Spotkanie pomaga uniknąć błędów poprzez zbiorowe i skupione na sobie skupienie na problemach.
Niedogodności:
1. Czasochłonne:
Spotkania wymagają zgromadzenia wielu osób w tym samym czasie i miejscu. To kosztuje czas, ponieważ inne prace muszą zostać odłożone na bok ze względu na spotkanie.
2. Niezdolność do podjęcia decyzji:
Podobnie jak "dwie głowy to nie jedna", prawdą jest również, że "zbyt wielu kucharzy psuje zupę". Wielość poglądów i osobisty upór członków mogą uniemożliwić zgromadzeniu podjęcie decyzji, którą może podjąć sam dyrektor naczelny.
3. Brak powagi:
Wiele spotkań ma tę wadę, że członkowie są nieprzygotowani i czują, że inni będą myśleć i rozmawiać. Czują, że mogą skorzystać z darmowej jazdy. "Praca każdego jest niczyją pracą".
4. Niedorzeczne przewodnictwo:
Tak jak pilot steruje samolotem, przewodniczący organizuje spotkanie. Jego brak umiejętności i osobistych błędów / uprzedzeń może zakończyć się niepowodzeniem.
5. Drogie:
Spotkania są drogie do zorganizowania - wymagają miejsca, formalności, wcześniejszej komunikacji i podróży przez uczestników.
6. Otwórz, aby zakłócić:
Spotkanie może być zakłócone przez element sprzeczny z jego celem. Zdarzają się sytuacje, w których odmowa jednego pasażera dostosowania się opóźnia cały lot. To samo dotyczy spotkań. W niektórych uczestnikach może brakować ducha dawania i brania.