Spotkania: rodzaje, cele, zalety i wady

Spotkania: rodzaje, cele, zalety i wady!

Spotkanie to spotkanie (zazwyczaj) trzech lub więcej osób w celu wymiany informacji w zaplanowany sposób i przedyskutowania przed nimi zagadnień, które doprowadzą do podjęcia decyzji, rozwiązania problemów itp.

Spotkanie może mieć charakter formalny lub nieformalny. Jeśli chodzi o formalne posiedzenie, ustalono zasady jego zwoływania i prowadzenia, z pisemnym zapisem jego przebiegu. Wymaga powiadomienia, które jest zaproszeniem, zaproszenia do wzięcia w nim udziału.

Ma program lub listę rzeczy do załatwienia, a jego wynik jest systematycznie zapisywany w formie minut. Nieformalne spotkanie może odbyć się bez pisemnego powiadomienia, na przykład na spotkaniu związków zawodowych w sali jadalnej w celu omówienia pikniku.

Spotkanie ma konferansjer, który go nazywa i przewodniczący lub przewodniczący, który go kieruje.

Rodzaje spotkań:

Spotkania mają zasadniczo trzy typy:

(i) Informacyjne, jeżeli celem jest przekazanie uczestnikom informacji o nowym systemie, produkcie itp.

(ii) Konsultacyjne, w którym członkowie są konsultowani w celu rozwiązania problemu.

(iii) władza wykonawcza, w której decyzje są podejmowane przez osoby uprawnione do tego.

W praktyce większość spotkań służy więcej niż jeden. Niektóre dodatkowe klasyfikacje spotkań to: spotkania w celu negocjacji, spotkania w celu udzielenia instrukcji itp.

Cel spotkania:

Cele organizowania spotkań są tutaj wymienione w formie szkieletu:

Aby osiągnąć wspólną decyzję / zgodę

Rozwiązać problem

Aby zrozumieć sytuację, wymieniaj się pomysłami i doświadczeniami

Aby informować, wyjaśniać, prezentować pomysły

Aby dać i uzyskać opinie na temat nowych pomysłów

Aby dać szkolenie

Aby zaplanować i przygotować się do działania

Aby rozwiązać różnice i nieporozumienia

Aby wzbudzić entuzjazm i szukać współpracy

Aby przejrzeć wyniki z przeszłości i je ocenić

Aby stworzyć poczucie ciągłości i solidarności w działaniu ciała.

W tym mechanicznym wieku związek jest siłą, a wspólna praca odbywa się za pomocą spotkań. Szacuje się, że na całym świecie miliony spotkań odbywają się codziennie, a ich liczba i przydatność wzrasta.

Dlatego też, pomimo wielu negatywnych uwag na temat wykorzystania spotkań; Ogólnie rzecz biorąc, spotkanie to jest użytecznym narzędziem zbiorowego podejmowania decyzji i działania.

Zalety Spotkań:

(i) Oszczędź czas:

Ponieważ można interakcyjnie spotkać wiele osób jednocześnie, spotkanie może zaoszczędzić czas.

(ii) Grupy adresowe:

Można podzielić odbiorców zgodnie z ich pochodzeniem i potrzebami i adresować je grupowo.

(iii) Poradzić sobie z eksplozją informacji:

Nowa technologia i nowe regulacje są coraz grubsze i szybsze. Spotkania pozwalają nam poradzić sobie z tą sytuacją.

(iv) Wsparcie społeczne i emocjonalne:

Członkowie otrzymują wsparcie od siebie nawzajem, gdy spotykają się i wymieniają pomysłami.

(v) Uczucie bycia konsultowanym:

Członkowie odczuwają, że zostali skonsultowani, a to jest przydatne w uzyskaniu ich inteligentnej i chętnej współpracy.

(vi) Demokratyczne funkcjonowanie:

Demokracja dąży do osiągnięcia dobrobytu wszystkich ludzi poprzez zaangażowanie wszystkich ludzi. Jest to możliwe dzięki spotkaniom.

(vii) Opracowanie pomysłu:

Pomysły są systematycznie nawożone, analizowane i ulepszane przez grupę.

(viii) Rozbrojenie wichrzycieli:

Poprzez kolektywność sił konstruktywnych, wichrowcy mogą być izolowani podczas spotkania i pozytywne działania. Przeciwnicy planu otrzymują forum do wyrażania sprzeciwu, które można pokonać przed grupą osób wspierających.

(ix) Odważniejsze decyzje:

Wspólnie możemy podjąć bardziej ryzykowne decyzje z powodu zjednoczonej siły.

(x) Różne reprezentowane grupy interesów:

Podczas spotkania można reprezentować wiele grup interesu, a mniejszości można również poświęcić należytą uwagę.

(xi) Zapobieganie błędom:

Spotkanie pomaga uniknąć błędów poprzez zbiorowe i skupione na sobie skupienie na problemach.

Niedogodności:

1. Czasochłonne:

Spotkania wymagają zgromadzenia wielu osób w tym samym czasie i miejscu. To kosztuje czas, ponieważ inne prace muszą zostać odłożone na bok ze względu na spotkanie.

2. Niezdolność do podjęcia decyzji:

Podobnie jak "dwie głowy to nie jedna", prawdą jest również, że "zbyt wielu kucharzy psuje zupę". Wielość poglądów i osobisty upór członków mogą uniemożliwić zgromadzeniu podjęcie decyzji, którą może podjąć sam dyrektor naczelny.

3. Brak powagi:

Wiele spotkań ma tę wadę, że członkowie są nieprzygotowani i czują, że inni będą myśleć i rozmawiać. Czują, że mogą skorzystać z darmowej jazdy. "Praca każdego jest niczyją pracą".

4. Niedorzeczne przewodnictwo:

Tak jak pilot steruje samolotem, przewodniczący organizuje spotkanie. Jego brak umiejętności i osobistych błędów / uprzedzeń może zakończyć się niepowodzeniem.

5. Drogie:

Spotkania są drogie do zorganizowania - wymagają miejsca, formalności, wcześniejszej komunikacji i podróży przez uczestników.

6. Otwórz, aby zakłócić:

Spotkanie może być zakłócone przez element sprzeczny z jego celem. Zdarzają się sytuacje, w których odmowa jednego pasażera dostosowania się opóźnia cały lot. To samo dotyczy spotkań. W niektórych uczestnikach może brakować ducha dawania i brania.