Budżet biura: znaczenie, znaczenie i ograniczenia budżetu biura
Przeczytaj ten artykuł, aby poznać znaczenie, znaczenie, ograniczenia, rodzaje i przygotowanie budżetu biura.
Znaczenie budżetu biura:
Budżet biura można zdefiniować jako "urządzenie składające się z uporządkowanego uporządkowania danych określanego na podstawie wyliczonych wartości i obejmującego wszystkie fazy przedsiębiorstwa przez określony przyszły okres czasu".
Kontrola budżetowa to proces wykorzystania budżetu poprzez porównanie rzeczywistych wyników z obliczonymi domysłami w celu skorygowania metody lub techniki porównywania wyników z przewidywanymi wydatkami, dochodami i celami produkcyjnymi.
Z powyższych dwóch, tj. Budżetu i kontroli budżetowej, te dwa pojęcia względne są nie tylko wzajemnie powiązane, ale także współzależne. Z menedżerskiego punktu widzenia jedno bez drugiego jest bezużyteczne i jest marnotrawnym ćwiczeniem.
Znaczenie wykorzystania budżetu biura:
Wykorzystanie budżetu biura w biurze jest ważne z uwagi na następujące czynniki:
1. Planowanie i kontrola:
Planowanie jest ważną funkcją zarządzania. Tylko dzięki kontroli budżetowej funkcja planowania ma właściwy kształt. Kolejną ważną funkcją zarządzania jest kontrola. Kontrola budżetowa jest potężną bronią kontrolowania. Pomaga kontrolować występy.
2. Pomaga w podejmowaniu decyzji:
Budżet zapewnia dużą pomoc członkowi kierownictwa w podejmowaniu decyzji. Dostaje on faktyczne informacje o celach i odpowiednich osiągnięciach wykazanych w budżecie.
3. Równoważenie:
Kontrola budżetowa promuje ogólny punkt widzenia. Budżet pomaga kierownikowi biura, zachowując pożądaną równowagę pomiędzy różnymi działaniami biura.
4. Ujawniająca się słabość struktury biura:
Wykorzystanie budżetu pomaga ujawnić słabość biurowej struktury organizacyjnej. Jednostki, departamenty lub oddziały, które ponoszą nadmiernie wysokie wydatki, mogą zostać oznaczone do celów zarządzania.
Ograniczenie kontroli budżetowej:
Kontrola budżetowa, jako narzędzie kontroli kosztów biurowych, ma swoje własne ograniczenia, z których najważniejsze to:
1. Ograniczenie zgodnie z dokładnością prognozy:
Budżety są ograniczone dokładnością prognoz. Aby to osiągnąć, lepiej byłoby dokonać przeglądu co miesiąc lub co trzy miesiące, aby zmiany lub zmiany warunków znalazły odzwierciedlenie w budżecie.
2. Tylko narzędzie kierownicze:
Budżet jest narzędziem. To nie jest samo zarządzanie. Budżet nie jest automatyczny w działaniu. W związku z tym należy bardzo uważać na jego przygotowanie. Konieczna jest również właściwa interpretacja danych.
3. Ograniczenie czasu:
Wykorzystanie budżetu wymaga czasu. Obecne choroby nie są leczone przez noc z budżetu. Nie można spieszyć się z korektą lub eliminacją niepożądanych warunków. Kontrola budżetowa ma własny czas do zastosowania.
Rodzaje budżetu biura:
Możliwe jest sporządzenie oddzielnego budżetu dla każdego działu lub działu naszego przedsiębiorstwa. Często przygotowywane są oddzielne budżety na sprzedaż, zakup, produkcję, finanse, koszty pracy i wydatki ogólne. Taki rodzaj budżetu nazywa się budżetem departamentu lub budżetem podziału. Może być również przygotowany na biuro w naszej organizacji, gdzie biuro jest ważną częścią organizacji.
Budżety są zwykle przygotowywane pod względem pieniądza, ale dziś uznaje się je za przydatną praktykę w przygotowywaniu budżetu także w kategoriach fizycznych. Fizyczne zasoby potrzebne do osiągnięcia fizycznych wielkości docelowych w budżecie. Budżet może być zatem budżetem pieniężnym i budżetem fizycznym.
Następnie jest inny rodzaj budżetu. Celem tego rodzaju budżetu jest ustalenie z wyprzedzeniem działań, które należy podjąć, jeżeli powstanie odchylenie od celu oszacowania. Ten budżet pokazuje dodatki na pewnym poziomie działalności, a także zasiłek na różnych poziomach. W praktyce odchylenia są szacowane z ulgi na ustalony cel.
Przygotowanie budżetu biura:
Budżet biura może służyć celowi tylko wtedy, gdy jest odpowiednio przygotowany. W tym celu pożądane jest przestrzeganie poniższych zasad przygotowywania budżetu biura. Należy zachować należytą staranność w przygotowaniu budżetu biura; obejmuje pieniądze, czas i wiele indywidualnych starań, aby przygotować budżet. Już przygotowany budżet jest bezużytecznym i drogim ćwiczeniem.
Aby osiągnąć cel budżetu, należy podjąć następujące kroki w celu przygotowania budżetu:
1. Klasyfikacja kosztów biura:
Tam, gdzie wydatki biurowe są istotną częścią organizacji, należałoby je właściwie zdefiniować.
Mówiąc ogólnie, wydatki biurowe można sklasyfikować jako:
(a) Naprawiono dzierżawę, czynsz,
(b) nadzór typu pół-zmiennych, oraz
(c) Zmienny jak koszt napełnienia.
2. Alokacja kosztów biura:
Budżet biura musi ostrożnie rozdzielać wydatki biurowe na różne działy.
Istnieją dwa rodzaje wydatków biurowych:
(a) Bezpośrednie - które mogą być pobierane bezpośrednio od działu operacyjnego, np. Amortyzacja maszyn i urządzeń oraz wynagrodzenie personelu wykorzystywane wyłącznie do określonego działu
(b) pośrednie - które mogą być pobierane bezpośrednio od działów operacyjnych, ale przydzielane do tych działów w oparciu o solidną podstawę, np. wydatki na scentralizowany system napełniania, scentralizowany system O & M itp.
3. Konsultacja z personelem:
Konsultanci są konsultowani w sprawie różnych aspektów budżetu. Wcześniejsze wyniki każdego działu są oceniane, a cel dalszej działalności określany jest na podstawie celu i celów organizacji.
4. Dopasowanie do budżetu głównego:
Uzupełniony budżet biura musi zostać włączony do budżetu głównego. Office Manager powinien dopilnować, aby integracja budżetu biura z głównym budżetem była właściwa. Kierownik biura nie powinien być samolubny. Powinien być skłonny dokonać odpowiednich korekt w swoim budżecie, jeśli potrzeby organizacyjne tego wymagają.
5. Pisanie budżetu:
Kolejnym krokiem w budżetowaniu jest zapisanie budżetu. Budżet należy pisać ostrożnie. W razie potrzeby należy podać odpowiednie wyjaśnienia.
6. Przekazywanie budżetu:
To jest ostatni i najważniejszy krok w budżetowaniu. Budżet musi zostać wysłany do wszystkich działów i kierowników, którzy mają go wdrożyć. Kopie części budżetu powinny być również przesyłane do dyrektorów na poziomie podstawowym, którzy są odpowiedzialni za wykonanie określonej części budżetu.
