Mechanizacja biurowa: cele i zasady

Dokonajmy dogłębnej analizy celów i zasad mechanizacji biura.

Cele Mechanizacji w Urzędzie:

Mechanizacja w biurze ma następujące cele:

1. Interpretacja danych:

Maszyny takie jak komputery interpretują i przechowują w pamięci fakty i dane do podejmowania decyzji i kontroli.

2. Oszczędność pracy:

Mechanizacja ma na celu oszczędzanie siły roboczej na jeden z dwóch sposobów - może zmniejszyć całkowite wynagrodzenie lub ten sam członek personelu wykona większą część pracy.

3. Mniej oszustw:

Maszyny minimalizują oszustwa w pracy biurowej.

4. Oszczędność czasu:

Oszczędność czasu to kolejny cel mechanizacji. Prace, które zajęłyby wiele godzin, można wykonać w niewielkiej ilości czasu przy pomocy maszyny.

5. Dokładność:

Praca wykonana przez maszynę jest znacznie dokładniejsza, a zatem jednym z głównych celów może być zwiększenie dokładności.

6. Normalizacja:

Standardową pracę można osiągnąć tylko wtedy, gdy maszyny działają z najlepszą wydajnością.

7. Eliminacja nudy i monotonii:

Powtarzające się procesy są monotonne, a maszyna biurowa ma na celu wyeliminowanie monotonii tych powtarzalnych procesów.

Zasady mechanizacji i doboru urządzeń w biurze:

Załóżmy, że biuro, które działa na pełnych obrotach, zdecydowało się na zakup określonych urządzeń biurowych w celu zwiększenia nie tylko wydajności pracy przy zachowaniu jakości, ale także zaoszczędzenia czasu i utrzymania wydajności na pewnym poziomie .

Zatem jakie mogą być pewne czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze i zakupie urządzeń biurowych? Rozważania i zasady zakupu urządzeń biurowych różnią się w zależności od organizacji, jednak istnieją pewne wspólne zasady, które są na ogół przestrzegane przez każdą organizację:

1. Zasada kosmosu:

Konieczne jest, aby maszyna zajmowała najmniej miejsca na podłodze, drzwiach lub półkach. Duża i ciężka maszyna zajmuje więcej miejsca i stanowi dodatkowy koszt przestrzeni, a zatem staje się pośrednim wydatkiem na całkowity koszt organizacji.

2. Normalizacja:

Standaryzacja w zakresie sprzętu biurowego i jego zakupu dotyczy zakupu tych samych maszyn, które spełniałyby specyfikację maszyny, która jest wymagana do wykonywania pracy w biurze. Na przykład, jeśli praca biurowa jest taka, aby wykonywać kopie zdjęć w pomniejszeniu lub powiększeniu, kopiarka, która powinna zostać zakupiona, powinna mieć soczewkę powiększającą, ponieważ pomaga to w zmniejszeniu i powiększeniu kopii.

3. Odpowiedni zakup:

Jeśli konkretny typ maszyny jest potrzebny w każdym dziale, należy zakupić taką samą liczbę maszyn.

4. Wykorzystanie:

Wykorzystanie zakupionej maszyny powinno wynosić 100%, tzn. Powinno być wykorzystywane do pełnego lub najlepszego wykorzystania. W rzeczywistości w momencie zakupu należy określić kwant użytkowania w odniesieniu do kosztu. Maszyna, która musi być rzadko używana, nie powinna być kupowana od razu, wydając dużo pieniędzy.

5. Trwałość:

Wszystko, co jest kupowane, musi być trwałe. Może nie tylko mieć długą żywotność, ale powinna być wolna od częstych awarii itp.

6. Zasady kosztów:

Należy zachować równowagę, kupując sprzęt biurowy i pieniądze wydane na jego zakup. Każda maszyna ma trzy różne koszty. Są to koszty zakupu, koszty operacyjne i koszt przestojów.

Jeżeli koszt kapitałowy maszyny jest wyższy, ale jej koszty operacyjne są niskie; może być preferowany w stosunku do maszyny, której koszty zakupu są bardzo niskie lub w rzeczywistości niskie, a koszty operacyjne są wysokie. Należy jednak zawsze pamiętać, że jakość nie powinna być poświęcana ze względu na koszty.

7. Zdolność adaptacji:

Zakupiona maszyna powinna być taka, aby każdy, kto jej używa, dostosowywał się nie tylko do maszyny, ale maszyna powinna przyciągać innych, aby przystosować ją do siebie. Innymi słowy, działanie maszyny powinno być proste i łatwe dla innych, aby ją zrozumieć i używać, zamiast być wyświęconym i kłopotliwym, aby się do niej dostosować.

8. Zasady jakości:

Zakupione maszyny muszą być dobrej jakości, aby jakość wykonywanych przez nich prac była pożądana.

9. Korzyści:

Przed zakupem maszyny należy wziąć pod uwagę koncepcję i zasady świadczeń. Ponieważ koszt zakupu maszyny, korzyści powinny być wielopłaszczyznowe.

10. Przydatność:

Maszyna biurowa powinna nadawać się do procesu, w którym ma zostać zakupiona. Nie należy kupować go tylko jako symbol statusu.