Rola przewodniczącego i uczestników w prowadzeniu spotkania biznesowego

Rola przewodniczącego i uczestników w prowadzeniu spotkania biznesowego!

Podczas prowadzenia spotkania, Jeżeli spotkanie jest konieczne, jego cel, jego cel musi być jasny. Czy jest to wymóg prawny, rutyna czy konieczność czasu?

Zwoływane powinny być tylko niezbędne partie, a wszystkie wymagane osoby powinny być wezwane. Czasem do organizacji są osoby z zewnątrz, które są wezwane na spotkanie - audytor, prawnik itp. Zaproszenie do udziału musi być jasne, aktualne i pod odpowiednim autorytetem. Czas musi być ustalony stosownie do okazji i wygody członków. Ponadto czas trwania powinien być wystarczający, ale nie zbyt długi. Trzeba wybrać miejsce odpowiednie do jego utrzymania. Miejsce może być przygotowane na spotkanie. Aby osiągnąć cel spotkania, przewodniczący musi wizualizować konkretne punkty, nad którymi ma się odbyć dyskusja. Ponownie musi określić sposób dyskusji - informacyjny, konsultacyjny lub perswazyjny.

Rola przewodniczącego w spotkaniu:

1. Weź ogólny udział w postępowaniu:

Gdy przewodniczący (zazwyczaj w porozumieniu z przewodniczącym) ustali porządek obrad, przewodniczący musi zobaczyć, że porządek dzienny i cel są spełnione na spotkaniu.

2. Upewnij się, że jest kompetentny:

Powinien zgodzić się przewodniczyć zebraniu tylko wtedy, gdy czuje się kompetentny do jego prowadzenia. Stanowisko przewodniczącego jest często rotowane.

3. "Nie rób tego sam":

Przewodniczący jest głównie po to, aby zachęcić do dyskusji, a nie dostarczyć wszystkiego. Jego umiejętność sprawia, że ​​członkowie czują, że wspólnie podejmowali decyzje.

4. Używanie czasowników sterujących:

Przewodniczący może użyć stymulujących czasowników, aby członkowie wypowiadali niezbędne dane na spotkaniu: uzasadniają, dowody, skracają, redagują, klasyfikują, definiują, wyjaśniają, opracowują, ilustrują, przeglądają, opisują, streszczają, przeformułowują, upraszczają.

5. Używaj nazw:

Może uzyskać więcej od członków, używając ich nazw, by zająć się nimi, aby stworzyć intymność (zgodnie z panującą kulturą i zwyczajem).

6. "Bądź policjantem ruchu drogowego":

Przewodniczący musi kierować ruchem pomysłów. Nie powinien być defensywny (bramkarz) ani kaznodzieja (wykładowca).

7. Podaj cel:

Na początku spotkania powinien podać cel i ponownie na początku każdego nowego punktu porządku obrad, tak aby członkowie byli jasno zorientowani, co powinni zrobić - zbadać, zasugerować lub zaakceptować.

8. "Nie ujawniaj swoich preferencji":

Przewodniczący powinien zarezerwować swoją opinię na koniec.

9. Ogranicz rozmowę do problemu:

Członkowie mogą być gadatliwi, mogą być zafiksowani. Przewodniczący musi przerwać jeden typ i zachęcić drugiego.

10. Postępuj zgodnie z procedurą:

Organizacja - lub prawo - może wymagać przestrzegania określonej procedury. Przewodniczący musi to wiedzieć i wdrożyć.

11. Utrzymaj czas:

Spotkanie powinno rozpocząć się na czas, obejmować plan zajęć w odpowiednim czasie do wszystkich spraw i zakończyć na czas. W praktyce wczesne przedmioty mają za dużo czasu, a ostatnie przedmioty są rzucane.

12. Mów nie więcej niż 20% czasu:

Musi łączyć różne przedmioty i kierować członkami. Do tego jest głównym mówcą. Ale doświadczenie mówi, że w imię uczciwości, 20% to granica jego rozmowy.

13. Odpowiadaj na nastrój:

To naprawdę jest sedno zadania. Przewodniczący może ustawić nastrój, a jeśli jakieś wydarzenie lub wykład jakiegoś członka postawi zły nastrój, musi go zmienić. Może użyć humoru, nawet rozrywki i rozszerzyć całą swoją osobowość, aby zachować odpowiedni nastrój. Decyzje są podejmowane, gdy członkowie są na nie gotowi.

14. Interweniować w sporach:

Jeśli członkowie spierają się między sobą, przewodniczący musi wkroczyć i doprowadzić ich na torze.

15. Umów się na prawidłowe nagrywanie:

Postępowanie w sprawie zebrania musi być zarejestrowane w rzeczywistości. Przewodniczący musi to zapewnić podczas spotkania. Praca powinna należeć do kompetentnej osoby i być może trzeba ją nadzorować. Powinien siedzieć blisko przewodniczącego.

16. Uczestniczyć w obecności:

Musi skupić się na tych, którzy są obecni, a nie na tych, którzy są nieobecni. Dotyczy to zwłaszcza rozpoczęcia spotkania z niską frekwencją. Spotkanie może oczywiście wymagać kworum (wymagana minimalna frekwencja).

17. Rozwiązywanie problemów spotowych:

Musi dysponować wiedzą i umysłem, aby poradzić sobie z problemami, które pojawiają się podczas spotkania, zwłaszcza gdy spotkanie jest otwarte na nowe problemy za jego zgodą.

18. Powiedz "nie" z taktem:

Korzystając z analogii, cytatów, precedensów, zdrowego rozsądku i dobrej woli, przewodniczący musi zmierzyć się z niechcianymi problemami. (Członek senatu kiedyś zaproponował, "Wojna się skończyła, powinniśmy zredukować armię do połowy". Przewodniczący odpowiedział: "Powinniśmy jednocześnie zdecydować, że wróg powinien także zredukować swoją armię do połowy.")

19. Po spotkaniu:

Przewodniczący powinien dopilnować, aby w odpowiednim czasie podjęto działania w celu wypełnienia zobowiązań wynikających z podjętych decyzji. Powinien sporządzić protokół i sprawdzić protokoły.

Rola uczestników spotkania:

1. Odrób zadanie domowe:

Po poznaniu celu spotkania uczestnik musi wizualizować swoją rolę i zebrać informacje i dane wejściowe do wykorzystania w spotkaniu, aby było produktywne. Może on konsultować się z innymi członkami w celu przydzielenia ról.

2. Bądź punktualny:

My w Indiach musimy szczególnie podkreślić potrzebę bycia na czas. Nasze pociągi, autobusy i samoloty będą działać na czas, kiedy nauczymy się punktualności w rutynowych spotkaniach.

3. Aktywnie uczestnicz w:

Członek powinien uważnie słuchać (aby mógł on streścić to, co zostało powiedziane). Powinien zaplanować, co mówić, i powiedzieć to zwięźle i precyzyjnie.

4. Formuła PREP:

Powinien być racjonalny i silny. PREP oznacza:

Podaj swoją pozycję

Rozumiem to

Daj przykłady

Przywróć swoją pozycję

5. Zaprezentuj swój talent:

Spotkanie to okazja do zaprezentowania swojego talentu i zdobycia uznania za dawanie przydatnych pomysłów.

6. Podejmij inicjatywę:

Mogą zdarzyć się sytuacje, w których członek może zaproponować ruch lub drugi ruch, gdy brzmi to dobrze. To wymaga szybkości. Francis Bacon mówi: "Konferencja czyni człowieka gotowym".

7. Postępuj zgodnie z zasadami:

Powinien mówić, kiedy jest do tego upoważniony. Powinien unikać rozmów.

8. Wziąć odpowiedzialność:

Gdy zadania są przydzielane, członek powinien zgłosić się do podjęcia odpowiednich obowiązków. Jeśli zadanie jest mu przypisane, to chęć akceptacji jest również oznaką dynamizmu.

9. Zgadzam się z tym nie zgodzić:

Wszelkie różnice należy wyrazić dzięki uprzejmości i przyjacielskiemu uczuciu.

10. Pomóż sterować spotkaniem:

Jeśli spotkanie zejdzie z toru, może przypomnieć przewodniczącemu, aby kontynuował kurs.

11. Pozostań w związku z poprzednią dyskusją:

Każdy wkład w to spotkanie musi być dokonany w kontekście poprzedniej dyskusji. Propozycja, która została już zaproponowana, nie musi się powtarzać, ale można ją zmienić lub ulepszyć.

12. Zaangażuj się:

Członek powinien, w swoim wyższym interesie własnym, być zaangażowany w kolektywizm. Dobry uczestnik staje się dobrym liderem - tak jak dobry żołnierz jest dobrym generałem.