Procedura zakupu: Top 7 standardowych procedur zakupu - wyjaśniono!

Ten artykuł rzuca światło na pierwszą, siedmioletnią procedurę zakupu, przyjętą przez firmę produkcyjną. Procedury są następujące: 1. Zgłoszenie zapotrzebowania 2. Uzyskanie oferty 3. Złożenie zamówienia 4. Kolejność zamówień 5. Faktura i otrzymane towary w porównaniu do zamówienia 6. Wpisy na konto 7. Płatności.

Standardowa procedura zakupu #

1. Zgłoszenie zapotrzebowania:

To zapotrzebowanie rozpoczyna procedurę zakupu. Zamówienie zakupu jest składane po otrzymaniu odpowiednio podpisanych i odpowiednio zatwierdzonych zamówień. Zapotrzebowania określają, jakie rodzaje materiałów są pożądane, ile i kiedy oraz gdzie materiały muszą być dostarczone do zakładu.

W dziale handlowym dział sprzedaży sugeruje inne wydziały dotyczące zakupów i każdy dział, odpowiednio, wypełnia swój wniosek w przedstawionym formularzu zapotrzebowania i tworzy jedną kopię tego samego dwutygodniowego lub okresowego do działu zakupów. Formularz zapotrzebowania zawiera ilość, opis, stan zapasów, średnie zużycie, prawdopodobną cenę itp.

Jeden egzemplarz powyższego formularza jest wysyłany do agenta zakupu, a drugi egzemplarz jest przechowywany przez wytwórcę.

Standardowa procedura zakupu #

2. Uzyskanie ofert:

Na tym etapie dział zakupów zaprosi oferty i próbki od wymienionych dostawców. Zapytania dotyczące rekwirowanych towarów są również realizowane za pośrednictwem gazet, które szczegółowo określają zapotrzebowanie i wymagania.

Standardowa procedura zakupu #

3. Składanie zamówienia:

Złożenie zamówienia zależy od odpowiednich ofert. Po prawidłowym wyborze zamówienia są składane na drukowanych formularzach.

Każde zamówienie składa się w czterech kopiach zawierających następujące informacje:

(a) Numer seryjny i data zamówienia

(b) nazwisko, adres itp. sprzedawcy,

(d) Ceny i warunki zniżki,

(e) Sposób, tryb i termin dostawy

(f) Specjalne instrukcje dotyczące fakturowania, pakowania, etykietowania, znakowania, ubezpieczenia i rodzaju transportu.

Odpowiednio upoważniona osoba odpowiedzialna musi podpisać zamówienie z datą. Jeden egzemplarz zamówienia zostanie wysłany do sprzedawcy, jeden do działu produkcji, jeden do działu księgowości, a ostatni zostanie zatrzymany przez biuro w celu późniejszego wykorzystania.

Standardowa procedura zakupu #

4. Kolejność zamówienia:

Aby przyspieszyć realizację zamówienia, konieczna jest dalsza kontrola. To li zostało zrobione, aby pomóc producentowi wcześniej rozpocząć produkcję, aby materiały nie były blokowane. Zapewnia to mniejsze inwestycje w materiały i oszczędzanie kapitału.

Standardowa procedura zakupu #

5. Porównanie faktur i towarów otrzymanych przy pomocy:

Na tym etapie fakturę należy sprawdzić przy zamówieniu. Wszelkie rozbieżności są zgłaszane natychmiast. Podobnego porównania dokonuje się, gdy towary faktycznie przybywają. W przypadku otrzymania dowodu dostawy od dostawcy, będzie on rejestrowany wraz z zamówieniem i otrzymanymi towarami. Duplikat dowodu dostawy jest zwracany po podpisaniu i datowaniu jako potwierdzenie odbioru.

Standardowa procedura zakupu #

6. Wpisy i księgi rachunkowe:

Dział zakupów prześle teraz fakturę z niezbędnym potwierdzeniem do działu księgowości, gdzie faktura zostanie wprowadzona do księgi głównej.

Standardowa procedura zakupu #

7. Płatności:

To jest ostatni etap - rozliczenie konta poprzez dokonywanie płatności. Aby skorzystać z rabatu gotówkowego, płatność zostanie natychmiast wystawiona. Przy zakupach kredytowych zlecenie płatnicze zostanie wydane po otrzymaniu i weryfikacji wyciągów z kont.