Raporty: definicja, cechy i typy

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej o raportach. Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się o: 1. Definicji raportów 2. Znaczenie raportów 3. Funkcje 4. Typy.

Definicja raportów:

Raport może być zdefiniowany jako oświadczenie lub konto, duże lub małe, dotyczące niektórych wydarzeń, ustaleń, spostrzeżeń lub zaleceń przygotowanych przez osobę lub grupę. Raport może być ustny lub pisemny.

Może go przygotować jedna osoba (np. Sekretarz, kierownik wydziału lub badacz) lub grupa osób, komitet lub podkomisja. Raport może być sporządzany w regularnych odstępach czasu (np. Raport roczny organizacji lub raport miesięczny oddziału do centrali) lub tylko jeden raz (jak raport komisji śledczej).

Znaczenie raportów:

Znaczenie raportów w życiu organizacyjnym i ogólnej administracji jest bardzo duże. Decyzje podejmowane są bardzo często w wielu kontrowersyjnych i problematycznych kwestiach na podstawie niektórych raportów. Członkowie organizacji, komitetu, departamentu itp. Mogą znać wiele istotnych i istotnych faktów dotyczących samej organizacji, komitetu lub grupy lub innych organizacji, komitetów lub grup poprzez sprawozdania na ich temat. Ogólna administracja jest w dużym stopniu prowadzona przez różnego rodzaju raporty wewnętrzne i zewnętrzne.

Czasami raporty muszą być przygotowane, przedłożone i rozesłane ustawowo. Na przykład roczne raporty firmy. Raport ma wartość dokumentacji. Jest źródłem odniesienia, dowodów i historii. Sekretarz organizacji, komitetu, podkomisji itp. Ponosi wielką odpowiedzialność w związku z raportami, ponieważ musi je przygotować.

Funkcje raportów:

(1) Raport opiera się na faktach, a także często jest obsługiwany przez niektóre dane statystyczne, odniesienia itp.

(2) Raport musi być przygotowany we właściwej formie i stylu. Forma i styl zależą od celu raportu.

(3) Raport ma zdecydowanie cel. Jednym powszechnym celem jest rozpowszechnianie informacji. Innym celem jest gromadzenie danych, dostarczanie wskazówek do działania lub osądu, przeprowadzanie dowodów itp.

(4) Raport przeznaczony jest do obiegu wyłącznie dla osoby lub grupy osób lub członków organizacji lub ogółu społeczeństwa.

(5) Sprawozdanie musi spełniać wszystkie cechy pod względem skuteczności.

(6) Raporty są różnego rodzaju.

(7) Raporty są ściśle związane ze spotkaniami.

(8) Podstawową funkcją sprawozdania jest to, że jest środkiem przekazywania niektórych faktów.

(9) Raport jest kierowany do niektórych czytelników lub czytelników.

(10) Sprawozdanie zawsze odnosi się do czasu.

(11) Możliwe jest właśnie otrzymanie, przyjęcie lub przyjęcie sprawozdania (tj. Odłożenie terminu na podjęcie działania) lub odesłanie do komisji w celu ponownego rozpatrzenia. Tak więc raport może być traktowany inaczej.

Rodzaje raportów:

Raporty są różnego rodzaju. Są klasyfikowane na podstawie różnych zasad. Taka klasyfikacja opiera się również na grupach.

Są one wyszczególnione poniżej:

(1) Rutynowe lub specjalne:

Raport Rutynowy jest przygotowywany i przedstawiany jako rutynowa praca i w regularnym czasie. Na przykład roczne sprawozdanie stowarzyszenia lub firmy, które musi być przygotowane przez sekretarza lub przez Radę Dyrektorów na koniec każdego roku finansowego i kopie, muszą zostać rozdzielone między członków.

Raport rutynowy zawiera kilka faktów lub informacji szczegółowo lub w formie podsumowania. Może być również typu krytycznego zawierającego pewną uwagę lub opinię. Na przykład raport audytora na temat ostatecznych rachunków firmy. Kierownicy działów lub kierownicy oddziałów muszą regularnie przekazywać rutynowe raporty wyższym władzom.

Raport specjalny jest przygotowywany i przedstawiany nie rutynowo. Jest to przygotowane na podstawie dochodzenia lub dochodzenia przez jedną osobę lub organ, komisję, podkomitet lub komisję utworzoną specjalnie i odpowiedzialną za ten obowiązek.

Sekretarzowi organizacji, na mocy jego stanowiska, często powierza się zadanie sporządzania sprawozdań dotyczących określonego wydziału lub osoby lub wydarzenia, które mają być przedkładane najwyższym osobom kierownictwa do podejmowania decyzji. Rząd bardzo często powołuje komisje lub komisje, aby przeprowadzić dochodzenie w sprawie jakiejś sprawy lub osoby i przedstawić raport. Raport specjalny jest w wielu przypadkach poufny i zawiera oprócz faktów i informacji kilka zaleceń. Raport techniczny przygotowany przez technologów na konkretny temat jest rodzajem raportu specjalnego.

Niezależnie od tego, czy raport jest zwykły, czy specjalny, może być przedmiotem dyskusji na każdym posiedzeniu generalnym, komitecie lub posiedzeniu rady, a fakt ten należy podać w porządku obrad.

(2) Ogólne lub Poufne:

Raport ogólny to taki, który ma być rozpowszechniany wśród wielu, jak członkowie organizacji. Takie raporty mogą być drukowane w dużych ilościach, a nawet publikowane w gazetach dla informacji publicznej. Rząd publikuje sprawozdania różnych komitetów lub komisji i umieszcza je w sprzedaży publicznej.

Raport poufny jest przeznaczony dla jakiejś wyższej osoby lub osób i nie służy do uzyskiwania ogólnych informacji. Czasami raport może być tak poufny, że sekretarz lub jakakolwiek inna osoba je przygotowuje. Zapisuje ją ręcznie lub wypisuje samemu.

(3) Formalne lub nieformalne:

Formalny raport to taki, który jest przygotowywany zgodnie z ustaloną formą i w określonym czasie i jest przedstawiany zgodnie z konwencjonalną procedurą. Na przykład roczny raport firmy lub stowarzyszenia, raport oddziału do jego głównej siedziby itp.

Czasami raporty formalne dzielą się dalej na dwie części:

Ustawowy i nie ustawowy.

(a) Raporty ustawowe to te, które muszą być przygotowane przez spółkę zgodnie z przepisami Ustawy o spółkach lub zarejestrowanym stowarzyszeniem zarejestrowanym zgodnie z ustawą o rejestracjach towarzystwa lub spółdzielni stowarzyszonej zarejestrowanej zgodnie z ustawą o spółdzielniach oraz kopią taki raport musi zostać złożony do odpowiedniego Rejestratora. Na przykład roczny raport firmy lub stowarzyszenia. Do tej kategorii należy również raport statutowy, który ma być sporządzony i przedłożony przez każdą publiczną spółkę akcyjną.

(b) Sprawozdania pozaprawne to takie, które muszą być formalnie przygotowane, ale nie ma przymusu przewidzianego prawem, które można by przekazać jakiejkolwiek uprawnionej osobie. Na przykład raport przygotowany i przedłożony przez komitet utworzony przez Zarząd spółki do określonego celu, np. na rozwój rynku. Zgłoszenie sprawozdania należy do Rady Dyrektorów. Sprawozdania formalne, ale pozaustawowe, są również przygotowywane i przekazywane przez sekretarza zarządu w różnych kwestiach.

Raporty nieformalne to takie, których nie trzeba przygotowywać ani prezentować zgodnie z pewną określoną formą lub procedurą. Nieformalne sprawozdanie jest zazwyczaj rodzajem osobistej komunikacji i może być nawet w formie listu. Na przykład nowo mianowany pracownik musi przesłać raport o swoim szefie.

(4) Dosłowne lub zsumowane:

Taka klasyfikacja jest ogólnie związana z raportami z posiedzeń. Po zakończeniu spotkania, raport na ten temat musi być przygotowany i przedstawiony przez sekretarza. Pełne sprawozdanie ze spotkania oznacza raport zawierający wszystkie szczegóły, słowo po słowie, jakie wydarzenia miały miejsce na spotkaniu, jakie słowa wypowiedzieli różni uczestnicy i jakie decyzje zostały podjęte.

Innymi słowy, zapis pełnego przebiegu posiedzenia można nazwać dosłownym sprawozdaniem. Takie raporty są niezbędne na każdym posiedzeniu Zgromadzenia lub w parlamencie lub w sprawie sądowej.

Podsumowany raport oznacza raport uwzględniający główne punkty dyskusji na spotkaniu oraz krótki opis wydarzeń mających miejsce na spotkaniu. Na przykład raport prasowy przygotowany po spotkaniu, publicznym lub prywatnym, zostanie wysłany do różnych gazet na korzyść publikacji.

Raport, niezależnie od tego, czy jest dosłowny czy podsumowany, musi jednak opierać się na faktach, ponieważ czytelnicy takich raportów będą zależeć od dostarczonych informacji. Zsumowanego raportu nie należy mylić z protokołem z posiedzenia.

(5) Uprzywilejowany lub nieprzyzwyczajony:

Raporty mogą być dalej klasyfikowane jako uprzywilejowane lub nieuprawnione. Raport uprzywilejowany to taki, który zawiera oświadczenia lub uwagi niektórych osób, które mogą być zniesławiające dla niektórych innych osób, ale dozwolone do wypowiadania się pod przywilejem w mowie.

Sprawozdanie z przebiegu sprawy sądowej, sesji Zgromadzenia lub sesji Parlamentu itp. Może być publikowane w gazetach lub w inny sposób. Ale taki przywilej jest "kwalifikowanym" przywilejem i będzie dozwolony pod warunkiem, że raport jest dokładny i jest przeznaczony dla interesu publicznego.

Ale raport zawierający przemówienia uprzywilejowane na prywatnych spotkaniach, takich jak doroczne walne zgromadzenie spółki, nie może zostać opublikowany jako raport uprzywilejowany.

Każdy inny rodzaj raportu to raport nieuprzywilejowany. Raporty na ogół nie są uprzywilejowane.

(6) Inne typy:

Raporty można dalej klasyfikować za pomocą zaleceń lub bez nich. Zasadniczo raporty przygotowane wyłącznie w celach informacyjnych nie zawierają zaleceń, ale raporty przygotowane przez niektóre komisje śledcze zawierają zalecenia.

Na koniec raporty można sklasyfikować jako raporty jednoosobowe lub raporty grupowe. Raport może być sporządzony przez osobę tylko jak każde sprawozdanie sekretarza lub może być przygotowany przez grupę lub komitet.

Nawet w przypadku komisji jest sekretarz lub przewodniczący każdej komisji, która sporządza raport w imieniu komisji i otrzymuje potwierdzenie od innych, z modyfikacjami lub bez nich. Komitet może być podzielony, a dwa sprawozdania, jeden przez większość, a drugi przez mniejszość, mogą być przedkładane oddzielnie. Dlatego też raporty mogą mieć charakter większości i mniejszości.