14 Podstawowe zasady zarządzania Formułowane przez Henry'ego Fayola

Różni eksperci od zarządzania wyjaśniali różne zasady na podstawie swoich badań. Henry Fayol, znany przemysłowiec Francji, opisał czternaście zasad zarządzania w swojej książce General and Industrial Management.

Zdjęcie dzięki uprzejmości: staffingstream.wpengine.netdna-cdn.com/wp-content/uploads/management.jpg

Wyjaśniając różnicę między "zasadami" i "elementami", wyjaśnia, że ​​zasady zarządzania są zasadniczo prawdziwe i ustanawiają związek między przyczyną i skutkiem, podczas gdy "elementy" zarządzania wskazują na jego funkcje.

Przedstawiając zasady zarządzania Fayol ma na uwadze dwie rzeczy. Po pierwsze, lista zasad zarządzania nie powinna być długa, ale powinna być sugestywna i należy wyjaśnić tylko te zasady, które będą miały zastosowanie w większości sytuacji.

Po drugie, zasady zarządzania powinny być elastyczne i nieelastyczne, aby można było w nich wprowadzić zmiany w razie potrzeby. Czternaście zasad podanych przez Fayol jest takich jak poniżej:

(1) Podział pracy:

Ta zasada Fayola mówi nam, że w miarę możliwości całe dzieło powinno być podzielone na różne części, a każdej osobie powinno się przypisywać tylko jedną część pracy stosownie do jego umiejętności i smaku, a nie oddawać całej pracy jednej osobie.

Kiedy dana osoba wykonuje tę samą pracę wielokrotnie, staje się ekspertem w wykonywaniu tej części całego zadania. W związku z tym korzyści specjalizacji staną się dostępne.

Na przykład producent mebli otrzymuje zamówienie na wyprodukowanie 100 stanowisk wykładowych. Ma pięciu pracowników, którzy wykonają tę pracę. Istnieją dwa sposoby realizacji tego zamówienia. Po pierwsze każdy pracownik powinien zostać poproszony o ukończenie 20 stanowisk wykładowych.

Druga metoda może polegać na rozdzielaniu różnych części wykładowców, górnego stołu, centralnego wsparcia, montażu i polerowania - na wszystkich pięciu pracowników w taki sposób, aby tylko jeden pracownik wykonywał tę samą pracę dla wszystkich 100 stanowisk wykładowych. Tutaj wskazaniem Fayola jest drugi sposób wykonania tej pracy, a nie poprzedniej.

Zasada podziału pracy odnosi się nie tylko do pracowników, ale także do kierowników. Na przykład, jeśli menedżer jest nastawiony na pracę w tym samym rodzaju przez dłuższy czas, z pewnością będzie ekspertem w swojej konkretnej pracy. W konsekwencji, więcej i korzystniejsze decyzje mogą być podejmowane w stosunkowo krótszym czasie przez niego.

Pozytywny efekt korzyści wynikające z specjalizacji są uzyskane, takie jak wzrost jakości pracy, wzrost szybkości produkcji, zmniejszenie marnotrawstwa zasobów.

Efekt naruszający wyżej wymienione pozytywne efekty specjalizacji nie będą dostępne.

(2) Władza i odpowiedzialność:

Zgodnie z tą zasadą, władza i odpowiedzialność powinny iść ręka w rękę. Oznacza to, że gdy dana osoba otrzymuje określoną pracę i jest odpowiedzialna za wyniki, może to być możliwe tylko wtedy, gdy zostanie mu udzielone wystarczające upoważnienie do wywiązania się z odpowiedzialności.

Nie jest właściwe, aby osoba odpowiedzialna za jakąkolwiek pracę była nieobecna. Według słów Fayola: "Wynikiem autorytetu jest odpowiedzialność. Jest to naturalny skutek autorytetu i zasadniczo innego aspektu autorytetu i zawsze, gdy używane jest upoważnienie, automatycznie rodzi się odpowiedzialność ".

Na przykład dyrektor generalny firmy podwoił docelowy poziom sprzedaży menedżera sprzedaży na nadchodzący rok. Aby osiągnąć ten cel, należy zezwolić na wyznaczanie niezbędnych przedstawicieli handlowych, reklamowanie według potrzeb itp. W przypadku, gdy takie rzeczy nie są dozwolone, kierownik sprzedaży nie może być pociągnięty do odpowiedzialności za nie

(3) Dyscyplina:

Dyscyplina jest niezbędna dla każdej udanej wydajności pracy. Fayol uważa, że ​​dyscyplina oznacza posłuszeństwo, szacunek dla władzy i przestrzeganie ustalonych zasad.

Dyscyplinę można ustanowić, zapewniając dobry nadzór na wszystkich poziomach, jasno wyjaśniając zasady i wprowadzając system nagród i kar. Menedżer może stanowić dobry przykład dla swoich podwładnych, dyscyplinując siebie.

Na przykład, jeśli pracownicy złamią obietnicę pracy do pełnej wydajności, będzie to równoznaczne z naruszeniem posłuszeństwa. Podobnie menedżer sprzedaży ma prawo do prowadzenia działalności gospodarczej na kredyt.

Ale na wypadek, gdyby pozwolił na to nie ogólnym klientom, ale tylko swoim krewnym i przyjaciołom, będzie to równoznaczne z ignorowaniem jego szacunku wobec jego autorytetu. (Uwaga: oba te przykłady dają przesłanie o niedyspozycji, co jest niepożądaną sytuacją).

(4) Jedność dowodzenia:

Zgodnie z zasadą jedności dowództwa, pojedynczy pracownik powinien otrzymywać zamówienia tylko od jednego przełożonego na raz, a pracownik powinien odpowiadać tylko temu przełożonemu. Jeśli wielu przełożonych wyda rozkazy temu samemu pracownikowi, nie będzie mógł zdecydować, która kolejność ma otrzymać priorytet. W ten sposób znalazł się w zdezorientowanej sytuacji.

Taka sytuacja niekorzystnie wpływa na efektywność podwładnych. Z drugiej strony, gdy jest wielu przełożonych, każdy przełożony chciałby, aby jego rozkazy były traktowane priorytetowo. Ten problem ego stwarza możliwość zderzenia. W związku z tym prawdopodobnie wpłynie to na ich własną wydajność.

(5) Jedność kierunku:

Jedność kierunku oznacza, że ​​powinna istnieć jedna głowa dla jednego planu dla grupy działań mających ten sam cel. Innymi słowy, powinien istnieć jeden plan działania dla grupy działań mających ten sam cel i powinien być jeden menedżer, który będzie je kontrolował.

Załóżmy na przykład, że firma samochodowa produkuje dwa produkty, a mianowicie hulajnogi i samochody, a więc posiada dwie dywizje.

Ponieważ każdy produkt ma własne rynki i problemy, dlatego każdy dział musi mieć własne cele. Teraz każda dywizja musi zaplanować swój cel zgodnie ze swoimi warunkami środowiskowymi, aby uzyskać lepsze wyniki. Konieczne jest rozróżnienie między znaczeniem jedności dowodzenia a jednością kierunku.

Jedność dowództwa oznacza, że ​​powinien być tylko jeden menedżer na raz, aby wydawać polecenia pracownikowi, podczas gdy jedność kierunku oznacza, że ​​powinien być tylko jeden menedżer sprawujący kontrolę nad wszystkimi działaniami mającymi ten sam cel.

Jedność dowództwa i jedność kierunku

W związku z tym Fayol uważa, że ​​dla sprawnego funkcjonowania organizacji ważna jest jedność kierunku, a jedność dowództwa jest ważna dla zwiększenia wydajności pracowników.

(6) Podporządkowanie interesów indywidualnych interesowi ogólnemu:

Zasada ta może być nazwana "Priorytetem dla ogólnego interesu nad interesem indywidualnym". Zgodnie z tą zasadą interes ogólny lub interes organizacji jest ponad wszystkim. Jeśli ktoś zostanie poproszony o umieszczenie indywidualnych interesów i ogólnego interesu w kolejności pierwszeństwa, na pewno interes ogólny zostanie umieszczony na pierwszym miejscu.

Na przykład, jeśli menedżer podejmie jakąś decyzję, która będzie mu szkodzić osobiście, ale przyniesie firmie duże zyski, powinien z pewnością dać pierwszeństwo interesowi firmy i podjąć odpowiednią decyzję. Wręcz przeciwnie, jeśli jakaś decyzja pomaga osobiście kierownikowi, ale skutkuje ogromną stratą dla firmy, to takiej decyzji nigdy nie należy podejmować.

Na przykład menedżer zakupu firmy musi kupić 100 ton surowca. Jego syn jest dostawcą i innymi dostawcami na rynku. Zarządzający kupuje surowiec od firmy swojego syna po stawce wyższej niż stopa rynkowa. Będzie to z korzyścią dla menedżera osobiście, ale firma poniesie ciężkie straty. Ta sytuacja jest niepożądana.

(7) Wynagrodzenie dla pracowników:

Fayol jest zdania, że ​​pracownicy powinni otrzymywać godziwe wynagrodzenie, aby pracownicy i właściciele znajdowali równą satysfakcję. Obowiązkiem kierownika jest zapewnienie, aby pracownicy otrzymywali wynagrodzenie zgodnie z wykonywaną pracą. Jeśli jednak nie otrzymają oni wynagrodzenia za swoją pracę, nie wykonają swojej pracy z doskonałym poświęceniem, uczciwością i zdolnościami.

W rezultacie organizacja musi stawić czoła awarii. Odpowiednie wynagrodzenie zależy od pewnych czynników, takich jak koszty utrzymania, zapotrzebowanie na siłę roboczą i ich zdolność. Fayol uważa, że ​​w celu motywowania pracowników, oprócz ogólnego wynagrodzenia, należy im zapewnić pewne zachęty pieniężne i niepieniężne.

Załóżmy na przykład, że rzeczy stają się coraz droższe, a firma osiąga dobre zyski. W takiej sytuacji wynagrodzenie pracowników powinno wzrosnąć nawet bez pytania. Jeśli nie zostanie to zrobione, pracownicy opuści firmę przy pierwszej okazji. Wydatki będą musiały zostać poniesione na nową rekrutację, która przyniesie straty spółce.

(8) Centralizacja i decentralizacja:

Zgodnie z tą zasadą przełożeni powinni przyjąć efektywną centralizację zamiast pełnej centralizacji i całkowitej decentralizacji. Poprzez efektywną centralizację Fayol nie oznacza, że ​​władza powinna być całkowicie scentralizowana.

Uważa, że ​​przełożeni powinni zachować autorytet podejmowania ważnych decyzji w swoich własnych rękach, a uprawnienia do podejmowania codziennych decyzji i decyzji o mniejszym znaczeniu powinny być delegowane podwładnym.

Stosunek centralizacji do decentralizacji może się różnić w różnych sytuacjach. Na przykład korzystniej jest mieć większą centralizację w małej jednostce biznesowej i więcej decentralizacji w dużej jednostce biznesowej.

Na przykład decyzje dotyczące ustalania celów i polityki, rozwoju działalności itp. Powinny pozostać w rękach przełożonych. Z drugiej strony uprawnienia do zakupu surowca, udzielania pracownikom urlopu itp. Powinny być przekazane podwładnym.

Pozytywny efekt

(i) Zmniejszenie nakładu pracy przełożonych

(ii) Lepsze i szybsze decyzje

(iii) Zwiększenie zachęt dla podwładnych

Skutek naruszenia

(i) niepotrzebny wzrost nakładu pracy przełożonych w przypadku centralizacji i podwładnych w przypadku decentralizacji

(ii) Niecierpliwe i błędne decyzje przełożonych w przypadku pełnej centralizacji i słabe decyzje podwładnych w przypadku całkowitej decentralizacji

(iii) Odmowa zachęty dla podwładnych w przypadku całkowitej centralizacji

(9) Łańcuch skalarny:

(i) Znaczenie łańcucha skalarnego:

Odnosi się do formalnej linii władzy, która porusza się od najwyższej do najniższej rangi w linii prostej,

(ii) Opinia Fayola:

Ten łańcuch musi być ściśle przestrzegany. Oznacza to, że każda komunikacja musi poruszać się od góry do dołu i odwrotnie w linii prostej. Ważnym warunkiem jest to, że podczas komunikacji nie należy pomijać żadnego kroku (punktu).

(iii) Drabina Fayola:

Fayol wyjaśnił tę zasadę za pomocą drabiny.

Na przykład w firmie pracownik "F" chce mieć kontakt z pracownikiem "P". Zgodnie z zasadą skalarnego łańcucha "F" musi osiągnąć poziom "A" przez medium E, D, C, B, a następnie mając kontakt z L, M, N, 0 osiągnie "P". W związku z tym "F" będzie musiało skorzystać z pomocy wszystkich dziewięciu etapów (stanowisk), aby nawiązać kontakt biznesowy z literą "P".

(iv) Narzędzie:

Ze względu na bardziej przejrzysty system władzy i komunikacji, problemy można rozwiązać szybciej.

(v) Gang Deska:

Jest to wyjątek od zasady łańcucha skalarnego. Ta koncepcja została opracowana w celu nawiązania bezpośredniego kontaktu z pracownikiem o równej randze w nagłych przypadkach, aby uniknąć opóźnień w komunikacji.

Na przykład, jak pokazano na diagramie, pracownik "F" może mieć bezpośredni kontakt z pracownikiem "P". Ale w tym celu pracownicy "F" i "P" będą musieli uzyskać uprzednią zgodę od swoich bezpośrednich szefów "E" i "O". Szczegóły ich przemówienia również będą im dane.

(10) Zamówienie:

Zgodnie z zasadą porządku, właściwą osobę należy umieścić we właściwej pracy, a właściwą rzecz należy umieścić we właściwym miejscu. Według Fayola każde przedsiębiorstwo powinno mieć dwa różne zamówienia - zamówienie materiałowe na zasoby fizyczne i zamówienia społeczne na zasoby ludzkie.

Utrzymywanie zasobów fizycznych w porządku oznacza "właściwe miejsce na wszystko i wszystko na swoim miejscu". Podobnie utrzymywanie zasobów ludzkich w porządku oznacza "miejsce dla wszystkich i wszystkich w jego wyznaczonym miejscu".

Utrzymanie tych dwóch porządków we właściwy sposób zapewni, że każdy będzie znał swoje miejsce pracy, co ma robić i skąd pobierze wymagany materiał. W związku z tym wszystkie dostępne zasoby w organizacji będą właściwie wykorzystywane.

Gang Plank: specjalna uwaga

Gang Plank może być ustanowiony tylko z pracownikami na tym samym lub równym poziomie. Na przykład w niniejszym przykładzie nie można utworzyć deski łączącej pomiędzy F i O.

Na przykład pracownik pracujący w fabryce powinien znać miejsce lub źródło, skąd może uzyskać narzędzia w razie potrzeby. Podobnie powinien on znać miejsce, w którym jego przełożony będzie dostępny w razie potrzeby.

Ważne jest jednak, aby pamiętać, że nie wystarczy mieć przydzielone miejsce na zestaw narzędzi i dla przełożonego, ale bezwzględna jest ich dostępność w ustalonym miejscu. Jeśli tak nie jest, może to doprowadzić do poważnych strat w wyniku uszkodzenia maszyn.

(11) Kapitał:

Zasada ta mówi, że menedżerowie powinni traktować podwładnych w sposób sprawiedliwy i życzliwy, tak aby rozwijali poczucie oddania i przywiązania do swojej pracy. Wszyscy pracownicy powinni być traktowani jednakowo i bezstronnie.

Fayol mówi nam w związku z tą zasadą, że nie powinno być żadnego równego traktowania między osobą, której praca jest naprawdę dobra, a osobą, która z natury jest szermierzem.

Przeciwnie, te ostatnie powinny być traktowane surowo. Takie postępowanie byłoby sprawiedliwe. Właśnie z tego punktu widzenia Taylor przedstawił swoją metodę różnicowego wynagrodzenia.

(12) Stabilność personelu:

Z punktu widzenia zarządzania absolutnie szkodliwe jest częste zmienianie pracowników, ponieważ jest to odzwierciedlenie nieefektywnego zarządzania. Dlatego zgodnie z tą zasadą powinna istnieć stabilność kadencji pracowników, tak aby praca przebiegała sprawnie.

Fayol uważa, że ​​niestabilność kadencji pracowników jest przyczyną złego zarządzania i wyników. Wysoki wskaźnik rotacji pracowników spowoduje zwiększenie wydatków z powodu ich selekcji i ponownego szkolenia.

Obniża także prestiż organizacji i powoduje poczucie niepewności wśród pracowników, co sprawia, że ​​są zajęci odkrywaniem nowych dróg pracy. W związku z tym nie można stworzyć sensu poświęcenia.

Na przykład prawdą jest, że jeśli pracownicy w firmie nie są dobrze traktowani, a atmosfera w firmie jest również niezdrowa, pracownicy nie będą przebywać przez dłuższy czas. Innymi słowy, opuści firmę przy pierwszej dostępnej okazji. Ta sytuacja jest absolutnie szkodliwa.

Na przykład robotnik wykonuje dziennie 10 sztuk towarów. Inny pracownik, który przypadkiem jest krewnym nadzorcy, kończy 8 jednostek, ale obaj otrzymują równe wynagrodzenie. To narusza zasady równości. Drugi robotnik powinien otrzymywać mniej wynagrodzenia niż pierwszy.

(13) Inicjatywa:

Inicjatywa oznacza zdolność do pracy podczas wyrażania własnych myśli. Według Fayola obowiązkiem menedżera jest zachęcanie pracowników do podejmowania pracy lub podejmowania decyzji, ale w granicach władzy i dyscypliny.

Będzie to możliwe tylko wtedy, gdy menedżer powita myśli swoich podwładnych. W ten sposób podwładni będą przedstawiać nowe i przydatne pomysły raz po raz i stopniowo staną się integralną częścią organizacji. Aby proces ten zakończył się sukcesem, menedżer musi porzucić swoje fałszywe poczucie prestiżu.

Na przykład sprzedawca sugeruje swojemu kierownikowi sprzedaży wprowadzenie nowej techniki reklamy. Kierownik sprzedaży odsyła go, mówiąc mu, że nie jest to możliwe i całkowicie ignoruje sugestię.

W takiej sytuacji sprzedawca, który został upomniany i umniejszony, nigdy nie zechce zaproponować w przyszłości, ponieważ jego chęć podjęcia inicjatywy została zniesiona.

Wręcz przeciwnie, gdyby jego sugestia została wysłuchana z uwagą (choć nie została wprowadzona w życie), mógłby zdobyć się na odwagę, by zaproponować jakąś sugestię w przyszłości. Takie działanie po prostu zachęciłoby jego inicjatywę.

Pozytywny efekt

(i) Zwiększenie siły myślenia pracowników

(ii) Współpraca pracowników przy podejmowaniu decyzji

(iii) Zwiększenie poczucia przynależności do organizacji Skutek Naruszania

(iv) Obniżenie siły myślenia pracowników

(v) Atmosfera braku współpracy

(vi) Odrzucenie przywiązania pracowników do firmy

(14) Esprit de corps:

Zgodnie z tą zasadą, menedżer powinien stale podejmować wysiłki w celu rozwijania ducha zespołu wśród podwładnych. Aby to zrobić, powinien używać słowa "my" zamiast "podczas rozmowy z podwładnymi.