Instalacja systemu ewidencji kosztów

Przeczytaj ten artykuł, aby zapoznać się z czynnikami, trudnościami, podręcznikami kosztów i wymaganiami prawnymi wymaganymi przy instalacji systemu rozliczania kosztów.

Czynniki, które należy rozważyć przed instalacją:

Po zainstalowaniu systemu księgowania kosztów należy pamiętać o następujących kwestiach:

1. Obiekty:

Jakie przedmioty chce osiągnąć zarząd i jakie informacje są potrzebne do osiągnięcia jego celów? Informacje na temat kosztów przeznaczonych na ustalanie cen byłyby zupełnie inne niż informacje mające na celu wykazanie skuteczności lub nieefektywności w operacjach lub informacji niezbędnych do racjonalnego podejmowania decyzji.

2. Dane techniczne:

Należy pamiętać o działaniach technicznych koncernu oraz o tym, czy produkcja jest ważniejsza niż sprzedaż czy odwrotnie. Oczywiście należy zwrócić większą uwagę na bardziej znaczący czynnik.

3. Produkt:

Charakter produktu powinien być brany pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o rodzaju systemu kosztów. Na przykład, jeśli zastosowane materiały są nieistotne, skomplikowany system kontroli materiałów nie będzie potrzebny.

4. Czynniki:

Należy wziąć pod uwagę czynniki, które są lub nie mogą podlegać kontroli. Należy zwrócić uwagę na czynniki kontrolowane. Na przykład, jeśli konkretna metoda pakowania jest przewidziana przez prawo, nie ma sensu próbowanie wymyślania alternatywy.

5. Rodzaj materiałów:

Należy również wziąć pod uwagę rodzaj dostępnych materiałów i czas ich dostaw wraz z problemem magazynowania.

6. Rodzaj pracy:

Należy również pamiętać o rodzaju pracy, która jest wymagana, oraz metodach ich wynagradzania.

7. Zarządzanie:

Należy również uwzględnić charakter samego zarządzania i proces decyzyjny. Nowoczesne zarządzanie zwykle wymaga szczegółowych informacji. Przepływy informacji będą musiały być projektowane w odniesieniu do źródeł i zastosowań końcowych informacji. Na przykład, jeśli decyzje podejmuje osoba, która odmawia ujawnienia jakichkolwiek informacji, system musi to uwzględnić.

8. Osobliwości biznesowe:

Wszelkie szczególne cechy biznesu, które mogą istnieć, muszą być utrzymane w widocznym miejscu. Na przykład, jeśli zakup określonego przedmiotu może być dokonany tylko z jednego konkretnego źródła lub firmy, system kalkulacji kosztów nie musi tworzyć odpowiedniej procedury zakupu; powinien koncentrować się na właściwym wykorzystaniu danego przedmiotu.

9. Korzystanie z książek finansowych:

Należy również pamiętać o możliwości korzystania z książek i procedur finansowych. Jak stwierdzono powyżej, rachunkowość kosztów należy traktować jako inwestycję, dlatego należy wykorzystać wszystkie istniejące użyteczne procedury, księgi i zapisy. Na przykład rachunki finansowe wymagają odpowiedniego rejestru zakupów i płac. Przy niewielkiej zmianie mogą one również służyć zaspokajaniu potrzeb rachunkowości kosztów. O ile to możliwe, rejestry kosztów i księgi finansowe powinny być dobrze skoordynowane, a nawet w pełni zintegrowane.

10. Wybór jednostki:

Należy także wziąć pod uwagę wybór jednostki, w odniesieniu do której należy uzyskać koszty. Na przykład, w przypadku stali, koszty są ustalane na tonę stali, a w przypadku tkanin bawełnianych jednostką jest kg. z przędzy lub tkaniny. W przypadku transportu samochodowego koszty zostaną naliczone za każdy przejechany kilometr lub kilometr na kilometr. Są one znane jako jednostki kosztowe i należy wybrać odpowiednią jednostkę - ani za dużą, ani za małą.

11. Pełna dyskusja:

Przede wszystkim system powinien zostać zaprojektowany po pełnej i szczerej dyskusji ze wszystkimi, którzy będą zaangażowani.

Trudności w instalacji systemu kalkulacji kosztów:

Kiedy system kalkulacji kosztów jest nowo wprowadzony, może pojawić się szereg trudności. Mogą to być następujące:

(i) Zarządzanie Apatią:

Jeśli kierownictwo nie jest naprawdę przekonane o zaletach systemu kalkulacji kosztów lub jeśli w jakiś sposób zostało przyjęte, aby zaakceptować system wbrew jego woli, będzie go jedynie tolerować i nie zachęcać do niego w odpowiedni sposób. Doprowadzi to również innych do wstrzymania współpracy, a zatem system może nigdy nie działać skutecznie. Raporty mogą być poprawne i szybkie, ale prawdopodobnie nikt na nie nie spojrzy.

(ii) Wrogość ze strony personelu liniowego:

Pracownicy liniowi często uważają, że najpierw wiedzą, jak prowadzić swoją działalność, a zatem nie potrzebują nikogo, aby im powiedział, jakich informacji potrzebują, a po drugie, nie mogą tracić czasu na "wypełnianie formularzy". Mogą również obawiać się, że odpowiednie informacje ujawnią niektóre z ich błędów lub że nowy system sprawi, że będą mniej przydatne niż przedtem w oczach kierownictwa. Istnieje tendencja do urażania czegokolwiek nowego, chyba że jest to oczywiste dla korzyści.

(iii) Struktura organu:

System rozliczania kosztów może opierać się na oficjalnej strukturze organu, podczas gdy w rzeczywistości struktura może być zupełnie inna. Jeśli, na przykład, liderzy związków zawodowych mają duży wpływ na różne decyzje, system może napotkać trudności - nie jest prawdopodobne, że schemat organizacyjny pokaże autorytet przywódców związków.

(iv) Zmienione okoliczności:

Biznes często podlega szybkim zmianom - rynek może się zmieniać, a proces produkcji może się zmieniać; Pomysły na zarządzanie zmieniają się również. Jeżeli system kalkulacji kosztów nie zostanie dostosowany do zmienionych okoliczności, przestanie być skuteczny. Na przykład, jeśli młyn tekstylny z bawełny przekształca się w młyn wytwarzający włókna sztuczne, należy również odpowiednio zmienić system rozliczania kosztów.

(v) Obojętność:

Często część systemu się psuje; jeśli nie zostanie szybko ustalone, wpłynie to na cały system. Na przykład, jeśli problemy z materiałem nie są odpowiednio obserwowane i utrzymywane pod kontrolą, cały system kontroli materiałów może się zepsuć. Może również wystąpić opóźnienie w przepływie informacji, a raport może być opóźniony. Jeżeli nie zostanie to naprawione, cały system podejmowania decyzji i kontroli może być dotknięty wadami. To samo będzie wynikiem poważnych błędów w raporcie. Dlatego konieczne jest, aby ktoś obserwował faktyczne działanie systemu w sposób ciągły i ostrożny.

(vi) Niski status księgowego kosztów:

Księgowy odpowiedzialny za koszty będzie często musiał zbierać i dostarczać informacje, które mogą nie być lubiane przez kogoś. Jeśli księgowy kosztów zajmuje bardzo niskie stanowisko, może nie być w stanie wykonywać swojej pracy bez obawy lub korzyści, a zatem informacje dostarczone przez niego mogą nie doprowadzić do prawidłowej decyzji. Istotne jest, aby księgowy kosztów był urzędnikiem wysokiego szczebla, mając bezpośredni dostęp do najwyższego kierownictwa. Musi mu również towarzyszyć odpowiednio przeszkolony i odpowiedni personel.

(vii) Brak jasności co do priorytetów i celów:

Jeśli personel zajmujący się rachunkowością kosztów nie ma jasności co do końcowych zastosowań, do których zostaną wprowadzone informacje o kosztach, mogą nie wykonywać swoich zadań w prawidłowy sposób; mogą nawet wysyłać niewłaściwe lub niewłaściwe informacje. Z powodu tych wszystkich trudności należy postępować powoli, zabierając wszystkich razem. Proces edukacyjny dla wszystkich zainteresowanych jest niezbędny, aby zobaczyć, że system kalkulacji kosztów jest akceptowany i obsługiwany szczerze.

Podręcznik dotyczący kosztów:

Jednym ze sposobów sprawdzenia, czy system kalkulacyjny działa w sposób zamierzony, jest zapisanie w książce całego systemu we wszystkich jego aspektach. Książka nazywa się "Koszt Ręczny", który został zdefiniowany przez Chartered Institute Management Accountants, Londyn jako: "Dokument, który określa obowiązki osób kosztujących w rutynie oraz formularze i zapisy wymagane do kalkulacji kosztów i rachunku kosztów."

W podręczniku kosztów zostaną określone wszystkie części składowe systemu księgowania kosztów, takie jak: rozliczanie materiałów, robocizny, koszty ogólne różnych rodzajów, w jaki sposób wszystkie informacje będą gromadzone, analizowane i integrowane, jakie raporty będą przygotowywane, kiedy będą przygotowani iw jakiej formie i do kogo zostaną posłani.

Dla każdej części składowej zostanie określony cały proces. Na przykład w przypadku materiałów instrukcja będzie zawierać:

(i) Jak będą powstawały zapotrzebowania na zakup;

(ii) w jaki sposób i przez kogo będą przetwarzane, i podejmowane będą decyzje dotyczące zakupu;

(iii) czy należy zapraszać do wyceny oraz w jaki sposób będą porównywane oferty i kto podejmie decyzję o złożeniu zamówienia;

(iv) w których przypadkach nie trzeba zapraszać do składania ofert; jeśli tak, kto będzie decydował, w jaki sposób przedmioty mają zostać nabyte;

(v) formularz zamówienia;

(vi) procedura odbioru materiałów - w celu sprawdzenia jakości i ilości otrzymanych materiałów;

(vii) sposób wyceny odbieranych materiałów - pozycje, które należy uwzględnić w ich kosztach:

(viii) rejestrację otrzymanych materiałów - formularze kart koszy i księgi sklepów;

(ix) osoby uprawnione do pobierania materiałów ze sklepów;

(x) metoda, którą należy stosować przy wycenie problemów;

(xi) sposób, w jaki będą przeprowadzane kontrole bezpośrednie; i

(xii) analiza materiałów wydanych pracami i ich rejestracja; itp.

W podręczniku kosztów zostanie określone obowiązki każdej osoby w dziale kalkulacji kosztów i dokładnie wskazane, w jaki sposób wykona on przydzieloną mu pracę i komu przekazać pracę po ukończeniu. Wszystkie formularze, które należy zastosować, podano w instrukcji.

Sposób wypełniania wszystkich formularzy i osoba, która je wypełni, są określone; w podręczniku zostanie również odnotowany, do kogo formularz ma zostać wysłany po zakończeniu. Określany jest również dzień wypełnienia i wysłania konkretnego formularza.

W związku z tym instrukcja dotycząca kosztów będzie zawierać procedury, których będzie przestrzegać zainteresowana firma. Jest to sposób na poznanie, jakie są luźne końce, a następnie ich związanie; jest to również sposób na stwierdzenie, że nie ma dublowania pracy i że cała praca odbywa się w sposób zintegrowany bez opóźnień.

Wymóg prawny:

Zwykle to, czy firma instaluje system księgowania kosztów, czy nie, jest do tego odpowiednie, a zatem robi to na podstawie korzyści, jakie spodziewa się uzyskać z systemu. Ustawa o spółkach z 1956 r. Upoważnia jednak rząd centralny do zlecania firmom zajmującym się określoną branżą zachowania ksiąg w celu rejestrowania określonych danych.

Artykuł 209 wymaga, aby księgi rachunkowe były przechowywane w celu dostarczenia prawdziwego i rzetelnego obrazu takich danych szczegółowych dotyczących wykorzystania materiałów lub robocizny lub innych elementów kosztów, które mogą być określone przez rząd centralny w przypadku, gdy firma należy do określonej klasy przedsiębiorstw prowadzących działalność gospodarczą. produkcja, przetwarzanie i wydobycie.

Oznacza to, że jeśli przedsiębiorstwo należy do branży, dla której rząd centralny nakazał przechowywanie danych wskazanych powyżej, firma musi prowadzić odpowiednie książki kosztowe. Rząd centralny nakazał już prowadzenie takich książek w przypadku wielu branż, na przykład cementu, tekstyliów bawełnianych, opon, cukru itd. Dlatego w Indiach instalacja systemu kalkulacji kosztów jest w wielu przypadkach obowiązkowa .