Proces kontroli menedżerskiej: to cechy, znaczenie, techniki i inne szczegóły

Przeczytaj ten artykuł, aby zapoznać się z procesem sterowania menedżerskiego: jego cechy, znaczenie, rodzaje, wymagania dotyczące skutecznego systemu kontroli i technik!

Skuteczna organizacja to taka, w której menedżerowie rozumieją, jak zarządzać i kontrolować. Celem kontroli jako koncepcji i procesu jest pomoc w motywowaniu i kierowaniu pracownikami w ich rolach. Zrozumienie procesu i systemów kontroli zarządczej ma zasadnicze znaczenie dla długoterminowej efektywności organizacji.

Bez wystarczających systemów kontroli zamieszanie i chaos mogą przytłoczyć organizację. Jeśli jednak systemy kontroli "dławią" organizację, organizacja ucierpi na skutek erozji innowacji i przedsiębiorczości.

Zdjęcie dzięki uprzejmości: theknowledgepartnership.com/uk/wp-content/uploads/2012/01/Marketing-Review-2.jpg

Koncepcja kontroli:

Termin kontrola ma różne konotacje w zależności od kontekstu użycia tego terminu. W produkcji odnosi się do Urządzenia lub mechanizmu zainstalowanego lub ustanowionego w celu kierowania lub regulowania czynności lub działania urządzenia, maszyny, osoby lub systemu; w prawie odnosi się do kontrolowania udziałów i zarządzania jako organu zarządzającego działaniami i zarządzaniem podmiotem.

Kontrola to proces zarządzania mający na celu osiągnięcie określonych celów w ustalonym harmonogramie i obejmuje trzy elementy: (1) ustalanie standardów, (2) mierzenie rzeczywistych wyników oraz (3) podejmowanie działań korygujących.

Charakterystyka kontroli:

Można zidentyfikować następujące cechy kontroli:

1. Kontrola jest procesem kierowniczym:

Proces zarządzania składa się z pięciu funkcji, mianowicie planowania, organizowania, obsadzania, kierowania i kontrolowania. Tak więc kontrola jest częścią procesu zarządzania.

2. Kontrola jest przyszłościowa:

Cokolwiek się wydarzyło, zdarzyło się i menedżer może podjąć działania naprawcze tylko w odniesieniu do przyszłych operacji. Przeszłość jest istotna, aby zasugerować, co poszło nie tak i jak poprawić przyszłość.

3. Kontrola istnieje na każdym poziomie organizacji:

Każdy, kto jest menedżerem, musi brać pod uwagę kontrolę - może być przewodniczącym, dyrektorem zarządzającym, dyrektorem generalnym, kierownikiem oddziału lub kierownikiem pierwszej linii. Jednak na każdym poziomie kontrola będzie się różnić - najwyższe kierownictwo będzie zaangażowane w kontrolę strategiczną, zarządzanie średnimi w kontrolę taktyczną i niższy poziom w kontrolę operacyjną.

4. Kontrola jest procesem ciągłym:

Kontrolowanie nie jest ostatnią funkcją zarządzania, ale jest procesem ciągłym. Kontrola nie jest działaniem jednorazowym, ale ciągłym procesem. Proces ustalania standardów wymaga ciągłej analizy i weryfikacji w zależności od sił zewnętrznych, planów i wydajności wewnętrznej.

5. Kontrola jest ściśle powiązana z Planowaniem:

Planowanie i kontrolowanie są ze sobą ściśle powiązane. Obaj słusznie nazywani są "bliźniętami syjamskimi" zarządzania. "Każdy cel, każdy cel, każda polityka, każda procedura i każdy budżet stają się standardem, porównując rzeczywistą wydajność.

Planowanie określa kurs statku, a sterowanie utrzymuje go na kursie. Gdy statek zacznie zejść z kursu, nawigator zauważy to i poleci nowy kurs, który ma przywrócić statek do właściwego kursu. Po zakończeniu procesu kontroli jego wyniki zostają włączone do planowania, aby określić nowe standardy kontroli.

6. Cel controllingu jest zorientowany na cel, a zatem pozytywny:

Kontrola istnieje, ponieważ bez niej firma może zniknąć z toru. Kontrolowanie ma pozytywny cel zarówno dla organizacji (aby coś się wydarzyło), jak i dla jednostek (aby zrezygnować z części ich niezależności w osiąganiu celów organizacyjnych).

Proces kontroli:

Poniżej opisano etapy procesu kontroli:

1. Stwórz standardy:

W ramach ogólnego planu strategicznego organizacji menedżerowie określają cele dla działów organizacyjnych w konkretnych, precyzyjnych, operacyjnych warunkach, które obejmują standardy wydajności w celu porównania z działaniami organizacyjnymi. Jednak w przypadku niektórych działań standardy nie mogą być konkretne i precyzyjne.

Standardy, według których porównywane będą rzeczywiste wyniki, mogą pochodzić z wcześniejszych doświadczeń, metod statystycznych i testów porównawczych (w oparciu o najlepsze praktyki branżowe). O ile to możliwe, standardy są opracowywane dwustronnie, a nie najwyższe kierownictwo decydujące jednostronnie, mając na uwadze cele organizacji.

Standardy mogą być namacalne (jasne, konkretne, konkretne i ogólnie mierzalne) - standardy liczbowe, standardy pieniężne, fizyczne i czasowe; i niematerialne (w odniesieniu do cech ludzkich) - pożądane postawy, wysokie morale, etyka i współpraca.

2. Zmierz rzeczywistą wydajność:

Większość organizacji przygotowuje oficjalne raporty z pomiarów wydajności, zarówno ilościowych, jak i jakościowych (gdzie kwantyfikacja nie jest możliwa), które menedżerowie regularnie sprawdzają. Pomiary te powinny być związane ze standardami ustalonymi na pierwszym etapie procesu kontroli.

Na przykład, jeśli celem jest wzrost sprzedaży, organizacja powinna dysponować środkami do gromadzenia i raportowania danych o sprzedaży. Dane mogą być gromadzone poprzez osobistą obserwację (poprzez zarządzanie przez chodzenie po miejscu, w którym się dzieje), raporty statystyczne (możliwe dzięki komputerom), ustne raportowanie (poprzez konferencje, spotkania indywidualne lub rozmowy telefoniczne), pisemne raportowanie (kompleksowe i zwięzłe, informacje księgowe - zwykle połączenie wszystkich. Aby być użyteczne, przepływ informacji powinien być regularny i terminowy.

3. Porównaj wydajność z normami:

W tym kroku porównuje się rzeczywiste działania ze standardami wydajności. Kiedy menedżerowie czytają raporty komputerowe lub przechodzą przez swoje fabryki, identyfikują, czy rzeczywista wydajność spełnia, przekracza, czy też nie spełnia standardów.

Zazwyczaj raporty dotyczące wydajności upraszczają takie porównanie, umieszczając standardy wydajności dla okresu sprawozdawczego obok rzeczywistej wydajności dla tego samego okresu i obliczając wariancję - czyli różnicę między każdą rzeczywistą kwotą a powiązanym standardem.

Menedżer musi znać standardową dopuszczalną zmienność (zarówno pozytywną, jak i negatywną). Zarządzanie przez wyjątek jest najbardziej odpowiednie i praktyczne, aby zachować nieznaczne odchylenia. Harmonogram porównania zależy od wielu czynników, w tym wagi i złożoności, związanych z wagą i złożonością.

4. Podjęcie działań korygujących i wzmocnienie sukcesów:

Gdy wydajność odbiega od standardów, menedżerowie muszą określić, jakie zmiany, jeśli takie istnieją, są konieczne i jak je zastosować. W środowisku produktywnym i skoncentrowanym na jakości pracownicy i menedżerowie są często uprawnieni do oceny własnej pracy. Po tym, jak oceniający określi przyczynę lub przyczyny odchylenia, może podjąć czwarty krok - działanie korygujące.

Działanie naprawcze może polegać na utrzymaniu status quo (sukcesy wzmacniające), korygowaniu odchyleń lub zmianie standardów. Najbardziej skuteczny kurs może być określony przez politykę lub najlepiej pozostawić go osądowi i inicjatywie pracowników. Działania naprawcze mogą być natychmiastowe lub podstawowe (modyfikacja samych standardów).

Znaczenie kontroli :

1. Prowadzi zarząd do osiągnięcia wcześniej ustalonych celów:

Ciągły przepływ informacji o projektach pozwala na długi zakres planowania na właściwym torze. Pomaga w podejmowaniu działań naprawczych w przyszłości, jeśli wydajność nie jest zgodna z oceną.

2. Zapewnia efektywne wykorzystanie ograniczonych i wartościowych zasobów:

System kontroli pomaga w poprawie wydajności organizacji. Różne urządzenia sterujące działają motywująco dla menedżerów. Wydajność każdej osoby jest regularnie monitorowana, a wszelkie niedociągnięcia, jeśli są obecne, są korygowane najwcześniej.

Kontrole wywierają presję psychologiczną na osoby w organizacji. Z drugiej strony kontrola umożliwia także kierownictwu podejmowanie decyzji, czy pracownicy robią właściwe rzeczy.

3. Ułatwia koordynację:

Kontrola pomaga w koordynacji działań poprzez jedność działania. Każdy menedżer będzie próbował koordynować działania swoich podwładnych, aby osiągnąć cele departamentów.

Podobnie dyrektor generalny koordynuje również funkcjonowanie różnych działów. Kontrola służy jako kontrola wyników, a właściwe wyniki są osiągane tylko wtedy, gdy działania są skoordynowane.

4. Prowadzi do delegowania i decentralizacji władzy:

Ułatwiona jest również decyzja o dalszych działaniach. Kontrola sprawia, że ​​delegowanie jest łatwiejsze / lepsze. Decentralizacja władzy jest konieczna w dużych przedsiębiorstwach. Kierownictwo nie może delegować uprawnień bez zapewnienia odpowiedniej kontroli.

Cele lub cele różnych działów są stosowane jako technika kontrolna. Różne techniki kontroli, takie jak budżetowanie, kontrola kosztów; aprobaty wstępne itp. umożliwiają decentralizację bez utraty kontroli nad działaniami.

5. Przywiązuje najwyższe kierownictwo do koncentracji na tworzeniu polityki:

Dla procesów kontrolnych uwaga kierownictwa nie jest wymagana od czasu do czasu. Zarządzanie przez wyjątek umożliwia najwyższemu kierownictwu skoncentrowanie się na formułowaniu polityki.

Dlaczego ludzie sprzeciwiają się kontroli?

Wiele osób jest przeciwnych koncepcji kontroli z następujących powodów:

(i) Nowe, bardziej "organiczne" formy organizacji (organizacje samoorganizujące się, samozarządzające się zespoły, organizacje sieciowe itp.) pozwalają organizacjom lepiej reagować i dostosowywać się w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie. Formy te również wzmacniają wzmocnienie wśród pracowników, znacznie bardziej niż hierarchiczne, sztywno zorganizowane organizacje z przeszłości.

(ii) Wiele osób twierdzi, że wraz ze zmianą charakteru organizacji, tak samo musi mieć charakter kontrola zarządzania. Niektórzy posuwają się nawet do twierdzenia, że ​​kierownictwo nie powinno w ogóle sprawować jakiejkolwiek kontroli.

Twierdzą oni, że zarządzanie powinno istnieć, aby wspierać wysiłki pracowników, aby być w pełni wydajnymi członkami organizacji i społeczności - w związku z tym każda forma kontroli przynosi zupełnie szkodliwe skutki dla kierownictwa i pracowników.

(iii) Niektóre osoby reagują nawet silnie na wyrażenie "kontrola zarządzania". Samo słowo ma negatywną konotację, np. Może brzmieć dominująco, przymusowo i ciężko. Wydaje się, że autorzy literatury menedżerskiej wolą obecnie używać terminu "koordynacja" niż "kontrolowanie".

(iv) Ludzie również sprzeciwiają się kontroli, ponieważ myślą o zmniejszaniu autonomii, hamowaniu kreatywności, zagrożeniu bezpieczeństwa i utrzymywaniu opresji. Może to prowadzić do zmiany wiedzy i struktury władzy oraz struktury społecznej w organizacji.

Rodzaje kontroli:

Kontrole mogą być liczne w naturze. Mogą one być klasyfikowane na podstawie (a) terminów, (b) projektowania systemów, (c) poziomów zarządzania oraz (d) Odpowiedzialności

Na podstawie czasu:

Kontrola może skupiać się na zdarzeniach przed, w trakcie lub po procesie. Na przykład lokalny dealer samochodowy może skupić się na działaniach przed, w trakcie lub po sprzedaży nowych samochodów. Takie kontrole można odpowiednio nazwać jako prewencyjne, detektywistyczne i korekcyjne.

Na tej podstawie kontrola może być:

(i) Kontrola posuwu

(ii) Kontrola współbieżna

(iii) Kontrola opinii

1. Kontrola posuwu do przodu:

Celem kontroli paszowej lub kontroli wstępnej jest przewidywanie prawdopodobnych problemów i sprawowanie kontroli nawet przed rozpoczęciem działalności lub wystąpieniem lub zgłoszeniem problemu. Jest skierowany w przyszłości.

Ten rodzaj kontroli jest bardzo popularny w liniach lotniczych. Wchodzą do działań profilaktycznych w celu wykrycia i zapobiegania uszkodzeniom strukturalnym, które mogą spowodować katastrofę. Te kontrole są widoczne w selekcji i zatrudnianiu nowych pracowników. Pomaga w podjęciu wcześniejszych działań.

W przypadku kontroli sprzężenia zwrotnego używa się danych historycznych, które pojawią się po wykonaniu czynności. Oznacza to, że informacje są spóźnione, a ich poprawienie nie jest możliwe. Można dokonać korekty tylko dla przyszłych działań.

Oznacza to, że zrobiono cokolwiek złego i nie można tego cofnąć. Chociaż kontrola kierowana w przyszłości jest w dużej mierze lekceważona w praktyce, ponieważ menedżerowie byli nadmiernie zależni od danych księgowych i statystycznych w celu kontroli. Wobec braku możliwości patrzenia w przyszłość odniesienie do historii uważa się za lepsze niż brak odniesienia.

Jednak koncepcja przekazywania pasz jest stosowana od czasu do czasu. Jednym z typowych sposobów, w jaki menedżerowie to praktykowali jest ostrożne i powtarzane prognozy z wykorzystaniem najnowszych dostępnych informacji, porównywanie tego, co jest pożądane z prognozami, oraz wprowadzanie zmian w programie, aby prognozy były bardziej obiecujące.

2. Kontrola współbieżności:

Kontrola równoległa monitoruje bieżącą aktywność pracowników w celu zapewnienia zgodności ze standardami jakości podczas wykonywania lub kontynuowania działalności. Obejmuje regulację bieżących działań, które są częścią procesu transformacji, aby zapewnić, że są one zgodne ze standardami organizacyjnymi.

Technika bezpośredniego nadzoru jest najbardziej znaną formą współbieżnej kontroli. Równoległe sterowanie ma na celu zapewnienie, że działania pracowników dają prawidłowe wyniki i korygują ewentualne problemy, zanim staną się kosztowne.

W przypadku pisania na komputerze, jeśli pisownia jest nieprawidłowa lub konstrukcja jest nieprawidłowa, program natychmiast ostrzega użytkownika. Wiele operacji produkcyjnych obejmuje urządzenia mierzące, czy produkowane elementy spełniają standardy jakości.

Ponieważ współbieżna kontrola obejmuje regulowanie bieżących zadań, wymaga pełnego zrozumienia konkretnych zadań i ich związku z pożądanym produktem.

Współbieżna kontrola czasami nazywana jest sterowaniem, kontrolą lub kontrolą tak, ponieważ często obejmuje punkty kontrolne, w których podejmowane są decyzje o tym, czy kontynuować postępy, podejmować działania korygujące, czy też całkowicie zaprzestać pracy nad produktami lub usługami.

3. Kontrola sprzężenia zwrotnego:

Sterowanie odbywa się po zakończeniu pracy. Działania korygujące podejmowane są po przeanalizowaniu odchyleń od planowanych standardów na końcu działania. Jest również znany jako "kontrola po akcji", ponieważ kontrola sprzężenia zwrotnego jest wykonywana po wydarzeniu.

Taka kontrola jest stosowana, gdy przekazywanie do przodu lub współbieżne nie jest możliwe lub bardzo kosztowne; lub kiedy dokładne procesy związane z wykonywaniem pracy są trudne do określenia z góry.

Podwójne zalety kontroli sprzężenia zwrotnego polegają na otrzymywaniu znaczących informacji w odniesieniu do wysiłków planistycznych, a kontrola informacji zwrotnych zwiększa motywację pracowników.

Na podstawie projektowania systemów sterowania:

Podczas projektowania systemów kontrolnych można stosować trzy podejścia: Kontrola rynku, Kontrola biurokratyczna i Kontrola klanu. Jednak większość organizacji nie zależy tylko od jednego z nich.

1. Kontrola rynku :

Kontrola opiera się na mechanizmach rynkowych działań konkurencyjnych pod względem ceny i udziału w rynku. Różne dywizje są konwertowane na centra zysku, a ich wyniki są oceniane przez segmentalną najwyższą linię (obroty), dolną linię (zysk) i udział w rynku.

Korzystanie z kontroli rynku oznacza, że ​​menedżerowie w przyszłości będą alokować zasoby lub tworzyć działy lub inne działania zgodnie z siłami rynkowymi.

2. Kontrola biurokratyczna:

Kontrola biurokratyczna koncentruje się na władzy, przepisach i regulacjach, procedurach i polityce. Większość jednostek sektora publicznego w Indiach przechodzi kontrolę biurokratyczną.

Jeśli nie przestrzegają przepisów, komitety legislacyjne i ministerstwa, pod którymi pracują, będą im upomnieć. W szpitalu nie można stosować żadnego leku, chyba że istnieje recepta i jest ono zapisane w rejestrze problemów, nawet jeśli pacjent może umrzeć pośrodku.

3. Kontrola klanu:

Systemy kontroli są zaprojektowane w taki sposób, aby ustąpiły miejsca wspólnej wizji, wspólnych wartości, norm, tradycji i przekonań itp., Które stanowią część kultury organizacyjnej.

Nie opiera się na mechanizmach hierarchicznych, ale na pomiarach związanych z pracą i wydajnością. Ten rodzaj kontroli jest najbardziej odpowiedni dla organizacji, które wykorzystują zespołowy styl grup roboczych i gdzie technologia zmienia się bardzo szybko.

Na podstawie poziomów :

Ludzie na różnych poziomach mają różne obowiązki związane z planowaniem, więc podejmują kontrolę. Na podstawie kontroli poziomów można je zaklasyfikować jako operacyjne, strukturalne, taktyczne i strategiczne.

1. Kontrola operacyjna:

Koncentruje się na procesach wykorzystywanych przez organizację do przekształcania danych wejściowych (zasobów) na produkty (produkty / usługi). Kontrole operacyjne są stosowane w niższym zarządzaniu. Jest wykonywany prawie codziennie. Kontrola jakości, kontrole finansowe są częścią kontroli operacyjnych.

2. Kontrola strukturalna :

Czy różne elementy struktury organizacyjnej służą zamierzonym celom? Czy jest zbyt dużo ludzi? Czy stosunek personelu do linii rośnie? Konieczne działania należy podjąć.

Dwiema ważnymi formami kontroli strukturalnej może być biurokratyczna kontrola i kontrola klanów, o których już rozmawialiśmy. Kontrola strukturalna jest wykonywana przez kierownictwo najwyższego i średniego szczebla.

3. Kontrola taktyczna :

Ponieważ kontrola taktyczna zajmuje się celami departamentów, kontrole są w dużej mierze wykonywane przez średnie kierownictwo.

4. Kontrola strategiczna:

Kontrole strategiczne to systemy wczesnego ostrzegania. Kontrola strategiczna to proces ustalania, czy skuteczność strategii korporacyjnych, biznesowych i funkcjonalnych pomaga organizacjom w osiąganiu celów. Kontrole strategiczne są wykonywane przez kierownictwo najwyższego szczebla.

Na podstawie odpowiedzialności :

Kto jest odpowiedzialny za kontrolowanie? Odpowiedzialność może spoczywać na osobie wykonującej czynności lub na przełożonym lub kierowniku. W ten sposób kontrola może być wewnętrzna i zewnętrzna.

Kontrola wewnętrzna umożliwia wysoce zmotywowanym osobom korzystanie z samodyscypliny. Kontrola zewnętrzna oznacza, że ​​wątek kontroli znajduje się w rękach przełożonego lub kierownika, a kontrola odbywa się za pośrednictwem systemów formalnych.

Wymagania dotyczące skutecznego systemu kontroli:

System kontroli nie jest zjawiskiem automatycznym, ale celowo tworzony. Chociaż różne organizacje mogą projektować swoje systemy sterowania zgodnie z ich unikalnymi i szczególnymi cechami lub warunkami, jednak przy projektowaniu dobrego i skutecznego systemu kontroli muszą być zachowane następujące podstawowe wymagania:

1. Skoncentruj się na celach i potrzebach:

Efektywny system kontroli powinien kłaść nacisk na osiągnięcie celów organizacyjnych. Powinien funkcjonować w harmonii z potrzebami przedsiębiorstwa. Na przykład dział personalny może korzystać z kontroli przekazywania danych w celu rekrutacji nowego pracownika i współbieżnej kontroli szkoleń.

Na poziomie sklepu kontrola musi być łatwa, ale dla kierowników wyższego szczebla można opracować bardziej wyrafinowane i szeroko zakrojone kontrole. Dlatego też kontrole powinny być dostosowane do planów i stanowisk.

2. Natychmiastowe ostrzeżenie i szybkie działanie:

Szybkie raportowanie zmian leży u podstaw kontroli. Idealny system kontroli mógłby wykryć, a nie tworzyć wąskie gardła i zgłaszać znaczne odchylenia tak szybko, jak to możliwe, tak aby niezbędne działania naprawcze mogły zostać podjęte z odpowiednim wyprzedzeniem. Wymaga to sprawnego systemu oceny i szybkiego przepływu informacji.

3. Orientacyjny, sugestywny i korygujący:

Kontrole powinny nie tylko wskazywać na odchylenia, ale powinny również sugerować działania korygujące, które mają na celu sprawdzenie powtarzających się zmian lub problemów w przyszłości.

Kontrola jest uzasadniona tylko wtedy, gdy wskazane lub doświadczone odstępstwa od planów są korygowane poprzez odpowiednie planowanie, organizowanie, obsadzanie stanowiskami i kierowanie. Kontrola powinna również prowadzić do sporządzania cennych prognoz dla menedżerów, aby uświadomili sobie problemy, które mogą im sprostać w przyszłości.

4. Zrozumiałe, obiektywne i ekonomiczne:

Kontrole powinny być proste i łatwe do zrozumienia, standardy wydajności są kwantyfikowane, aby wydawały się bezstronne, a konkretne narzędzia i techniki powinny być kompleksowe, zrozumiałe i ekonomiczne dla menedżerów.

Muszą znać wszystkie szczegóły i punkty krytyczne w urządzeniu sterującym, a także ich przydatność. Jeśli przyjęte zostaną zaawansowane i złożone techniki statystyczne i matematyczne, należy przekazać menedżerom odpowiednie szkolenie.

Normy powinny być ustalane na podstawie faktów i uczestnictwa. Efektywne systemy kontroli muszą odpowiadać na pytania typu: "Ile to kosztuje?" "Co zaoszczędzi?" Lub "Jakie są zwroty z inwestycji?"

Korzyści z kontroli powinny przewyższać koszty. Kosztowne i skomplikowane systemy kontroli nie będą odpowiednie, na przykład dla małych przedsiębiorstw.

5. Skup się na funkcjach i czynnikach:

Kontrola powinna podkreślać funkcje, takie jak produkcja, marketing, finanse, zasoby ludzkie itd. I skupiać się na czterech czynnikach - jakości, ilości, terminowości i kosztach. Nie należy przyjmować jednej, ale wielu kontroli.

6. Kontrola punktów strategicznych:

Kontrola powinna być selektywna i koncentrować się na kluczowych obszarach wyników firmy. Każdy szczegół lub rzecz nie może i nie może być kontrolowana w celu zaoszczędzenia czasu, kosztów i wysiłku.

Należy zidentyfikować pewne strategiczne, krytyczne lub istotne punkty wraz z oczekiwaniami w tych punktach, w których nie można tolerować awarii, a na tych etapach należy zaprojektować i nałożyć odpowiednie urządzenia kontrolne.

Kontrole są stosowane tam, gdzie nie można tolerować niepowodzenia lub gdy koszty nie mogą przekroczyć pewnej kwoty. Punkty krytyczne obejmują wszystkie obszary działalności organizacji, które bezpośrednio wpływają na sukces jej kluczowych operacji.

7. Elastyczność:

Kontrola nie może stać się celem samym w sobie. Musi być przyjazny środowisku i móc wprowadzać modyfikacje lub poprawki wymagane przez szybko zmieniające się i złożone środowisko biznesowe. Elastyczność w systemie kontroli generalnie osiąga się dzięki wykorzystaniu alternatywnych planów lub elastycznych budżetów.

8. Uwaga na czynnik ludzki:

Nadmiar kontroli powoduje uszkodzenie. Nie powinno wzbudzać negatywnych reakcji, ale pozytywnych uczuć wśród ludzi poprzez skupienie się na pracy, a nie na ludziach. Celem kontroli powinno być stworzenie samokontroli i kreatywności wśród członków poprzez włączenie jej w kulturę organizacyjną. Zaangażowanie pracowników w projektowanie kontroli może zwiększyć akceptację.

9. Przydatność:

Kontrole muszą być spójne ze strukturą organizacyjną, w której leży odpowiedzialność za działanie, położenie, kompetencje i potrzeby osób, które muszą interpretować środki kontroli i kontrolę ćwiczeń. Im wyższa jakość menedżerów i ich podwładnych, tym mniejsza będzie potrzeba kontroli pośrednich.

Techniki kontroli:

Opracowano wiele technik kontrolowania działań w zakresie zarządzania. Lista jest bardzo długa i trudno opisać je wszystkie.

Niektóre z ważnych technik to:

Kontrola finansowa :

Finanse wiążą się z mobilizacją funduszy i ich wykorzystaniem oraz zwrotem z nich. Kontrola finansowa odbywa się poprzez:

1. Sprawozdania finansowe:

Rachunek zysków i strat (informujący o wydatkach, przychodach segmentowych, przychodach i kosztach ogółem oraz zysku / stracie netto) oraz Bilans (pokazuje wartość netto w jednym punkcie oraz stopień, w jakim zadłużenie lub kapitał finansuje aktywa)

2. Audyty finansowe:

Audyty finansowe, wewnętrzne lub zewnętrzne, są przeprowadzane w celu zapewnienia, że ​​zarządzanie finansowe odbywa się zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami, procedurami, przepisami i wytycznymi etycznymi. Audyty mogą być przeprowadzane wewnętrznie (przez personel własny Organizacji), zewnętrzne (badanie ustawowe przez biegłych rewidentów) oraz audyt zarządczy (przez ekspertów).

3. Analiza współczynnika:

Analiza współczynnika monitoruje płynność, rentowność, zadłużenie i aspekty związane z działalnością.

4. Kontrola budżetowa:

Kontrola budżetowa to proces budowania budżetów, porównywania rzeczywistych wyników z budżetem i korygowania budżetów lub działań w świetle zmienionych warunków.

Kontrola budżetowa jako taka nie dotyczy wyłącznie obszaru finansów, ale wszystkie obszary funkcjonalne korzystają z kontroli budżetowej. Budżety pomagają nie tylko w planowaniu, ale również pomagają utrzymać zakładkę na ogólne wydatki.

Budżetowanie może być odgórne (menedżerowie przygotowują budżet i proszą podwładnych o korzystanie); bottom-up (dane pochodzą z niższych poziomów i dostosowane na wyższych poziomach); oparty na zera (uzasadniający przydział środków na podstawie działań lub celów); i elastyczne budżetowanie (różne standardy i różne przydziały).

5. Analiza progu rentowności:

Jest to narzędzie planowania zysków i zajmuje się relacjami koszt-zysk-zysk.

6. Rachunkowość:

Rachunkowość obejmuje rozliczanie odpowiedzialności, rachunek kosztów, podejście oparte na standardowym koszcie, bezpośrednie szacowanie kosztów i marginalne kalkulacje kosztów.

Kontrola marketingowa :

W dziedzinie marketingu, aby zobaczyć, że klient otrzymuje właściwy produkt w odpowiedniej cenie we właściwym miejscu i poprzez właściwą komunikację, kontrola jest wykonywana przez:

Badania rynku:

Jest to ocena potrzeb, oczekiwań i dostawy klientów; i konkurencyjny scenariusz.

Marketing testowy:

Aby ocenić akceptację konsumenta nowego produktu, przeprowadza się marketing na małą skalę. HUL używa Chennai w większości swoich testów marketingowych.

Statystyki marketingowe:

Menedżerowie marketingu kontrolują za pomocą wskaźników marketingowych i innych statystyk.

Kontrola zasobów ludzkich:

Kontrola zasobów ludzkich wymaga sprawdzenia jakości nowego personelu, a także monitorowania wydajności obecnych pracowników, tak aby określić ogólną efektywność firmy.

Ustalanie celów, wdrażanie zasad i procedur służących ich pomocy ma im pomóc. Typowe kontrole obejmują oceny wydajności, programy dyscyplinarne, obserwacje i oceny rozwoju.

Kontrola informacji :

Wszystkie organizacje mają poufne i poufne informacje, które należy zachować w tajemnicy. Jak kontrolować dostęp do komputerowych baz danych jest bardzo ważne. Stało się to kluczowym współczesnym problemem kontroli. Organizacje nadzorują korzystanie z komputera przez pracownika w ogóle, a Internet w szczególności.

Kontrola produkcji:

Aby zapewnić odpowiednią produkcję we właściwej ilości we właściwym czasie, wymagane są ekonomiczne kontrole produkcji. Dwie ważne techniki to: kontrola zapasów (analiza ABC, ilość zamówienia ekonomicznego, kontrola zapasów w czasie rzeczywistym) i kontrola jakości (poprzez inspekcję, statystyczną kontrolę jakości).

Kontrola projektu:

Analiza sieci jest najbardziej odpowiednia dla projektów, które nie są rutynowe w minimalizowaniu kosztów i ukończeniu projektu na czas. Analiza sieci wykorzystuje dwie techniki - Program Oceny i Techniki Przeglądu (PERT) oraz Metodę Ścieżek Krytycznych (CPM).