Nowoczesne procesory tekstu: przechowywanie, edycja, formatowanie i drukowanie

Operacje współczesnych edytorów tekstów można podzielić na cztery szerokie kategorie:

a) Wprowadzanie i przechowywanie treści

b) Formatowanie dokumentu

c) Edytowanie dokumentu

d) Drukowanie dokumentu

Zdjęcie dzięki uprzejmości: litreactor.com/sites/default/files/images/column/2013/06/photo1-5.jpg

Procesory tekstu oferują funkcje dla każdej z tych operacji.

Chociaż funkcje oferowane przez różne pakiety przetwarzania tekstu są różne, niektóre z najczęściej oferowanych funkcji dla tych operacji są podane poniżej:

1. Wprowadzanie i przechowywanie tekstu:

Procesory tekstu oferują wiele udogodnień zwiększających szybkość wprowadzania tekstu. Niektóre z tych funkcji są następujące:

Zawijanie tekstu:

Podczas korzystania z ręcznych maszyn do pisania, maszynistka musi śledzić każdą linię i przesuwać rolkę lub karetkę do pisania na końcu każdej linii. To marnuje dużo czasu, szczególnie na zgadywanie wielkości ostatniego słowa, które użytkownik zamierza wprowadzić w linii.

W niektórych przypadkach trzeba przerwać słowo za pomocą łącznika (-), a resztę wyrazić w następnym wierszu. Podczas korzystania z edytorów tekstu użytkownik nie musi poświęcać czasu na takie działanie.

Funkcja zawijania wyrazów w edytorze tekstu ustala, kiedy pierwsza linia jest pełna, a następny tekst jest automatycznie zawijany na początku następnej linii. Oszczędza to czas i wysiłek. Użytkownik może kontynuować wprowadzanie tekstu do momentu zakończenia akapitu.

Stenografia:

Wiele procesorów tekstu oferuje możliwość przechowywania zestawu słów w taki sposób, że cały zestaw takich słów można wprowadzić, naciskając kombinację dwóch klawiszy. Tak więc, często używane segmenty tekstu mogą być przechowywane i wstawiane do tekstu, gdy jest to wymagane przez naciskanie kombinacji klawiszy.

Autor tego tekstu użył tego narzędzia podczas wprowadzania tego tekstu. Ponieważ słowa te były używane bardzo często w tej części książki, słowa te były przechowywane przy użyciu skróconego / automatycznego tekstu miejsca Gdziekolwiek słowa "procesory tekstu" miały być wprowadzone, autor naciskał kombinację klawisz i klawisz skrótu; i te słowa zostały natychmiast wstawione do tekstu. Taki obiekt nie tylko poprawia szybkość wprowadzania tekstu, ale także zapewnia poprawność pisowni dla często używanych segmentów tekstu.

Importowanie treści z innych plików:

Większość edytorów tekstu pozwala na import części lub całości tekstu z dowolnego pliku do bieżącego pliku. Jest to bardzo przydatne, gdy zamierza się używać pewnych akapitów tekstu, które zostały wprowadzone w jakimś innym celu przy jakiejś wcześniejszej okazji. Jednak ważniejsza jest funkcja importowania plików, która pochodzi z integracji edytorów tekstu z innymi aplikacjami w pakiecie biurowym.

Umożliwia to menedżerowi zapewnienie, że po opracowaniu dowolnego dokumentu w dowolnej aplikacji, może on zostać umieszczony, częściowo lub w całości, w dowolnym edytorze tekstu. W rzeczywistości końcowy raport z edytora tekstu może być wynikiem zbieżności różnych dokumentów, wykresów, wykresów i obrazów itp. Opracowanych w różnych pakietach oprogramowania.

Ta funkcja nie tylko minimalizuje powielanie wprowadzania danych w raporcie, ale także zapewnia wyższy stopień dokładności, ponieważ dane w raporcie zostały bezpośrednio uzyskane z aplikacji źródłowej.

Automatyczne zapisywanie i tworzenie kopii zapasowych:

Edytory tekstu oferują urządzenia do zapisywania zawartości w pliku za pomocą skrótów klawiszowych. Nowoczesne edytory tekstu mają możliwość automatycznego zapisywania dokumentu z definiowalną przez użytkownika częstotliwością czasu.

Inną dobrą cechą w tym względzie jest zapewnienie automatycznego tworzenia kopii zapasowych plików zawierających poprzednią wersję pliku. Ta funkcja jest bardzo przydatna, gdy wprowadzamy istotne zmiany w dokumencie i chcemy zachować także wersję tekstu nieedytowaną.

2. Formatowanie dokumentu:

Być może najbardziej fascynująca funkcja dostępna w procesorach tekstowych dotyczy formatowania tekstu. Procesory tekstu zapewniają, że tekst po wpisaniu do pliku (w dowolnym formacie) może zostać przekształcony w dowolny pożądany format bez większego wysiłku.

Niektóre z takich udogodnień obejmują:

Wyrównanie:

Gdy lewy i prawy marginesy tekstu zostaną wskazane procesorom tekstowym, tekst może być wyrównany do lewego, prawego, wyśrodkowanego lub usprawiedliwionego w lewym i prawym marginesie. W uzasadnionym tekście pierwszy znak w każdej linii jest umieszczany w pierwszej kolumnie, a ostatni znak jest umieszczany w ostatniej kolumnie w obszarze między określonymi lewymi i prawymi marginesami.

Uzasadnienia dokonuje się poprzez dopełnienie spacji między słowami w linii, zapewniając, że pierwszy znak zostanie wydrukowany na lewym marginesie, a ostatni znak w linii zostanie wydrukowany na prawym marginesie.

Odstępy między wierszami i znakami:

Procesory tekstu pozwalają użytkownikom definiować odstępy między wierszami i niemal natychmiast przekształcać tekst dla różnych odstępów między wierszami. Mają także możliwość zmiany przestrzeni między dwoma postaciami. Taki obiekt jest bardzo przydatny przy większych tekstach na mniejszej przestrzeni i na odwrót.

Podział strony:

Większość edytorów tekstów automatycznie dzieli tekst na strony z wcześniej ustaloną liczbą linii. Liczba linii jest określana na podstawie długości papieru, górnego marginesu, dolnego marginesu i szerokości linii, już ustawionej przez użytkownika.

Przypisują również numery seryjne do każdej strony. Jednak użytkownicy mogą wybrać wybraną przez siebie długość strony dla całego tekstu dla niektórych stron w pliku. Zwykle dla całego pliku używana jest wspólna długość strony. Jednak przerwa w środku stołu jest rozpraszająca. W takim przypadku użytkownik może wskazać inną długość strony dla tej strony w pliku.

Można również automatycznie wstawiać numery stron do tekstu. W przypadku późniejszego wstawienia lub usunięcia z tekstu, te numery stron zostaną automatycznie zmienione.

Punktory i numeracja:

Większość edytorów tekstów ma możliwość wstawiania pocisków lub innych znaków specjalnych do punktów, które mogą być zawarte w dokumencie. Mają również urządzenia do automatycznego numerowania akapitów. Podstawową zaletą takiej automatycznej numeracji jest to, że w przypadku dodania lub usunięcia dowolnego akapitu odpowiednio zmienia się liczba każdego z pozostałych akapitów. Oczywiście, właściwe zakładki i wyrównanie są używane do poprawnego ułożenia dokumentu.

Kroje pisma:

Współczesne edytory tekstu mają możliwość wyboru z listy typów czcionek dla całości lub części dokumentu. Można również wybrać rozmiar czcionki i malować ten format do dowolnej sekcji tekstu.

Tabele, obiekty i zdjęcia:

Czasami część dokumentu zawiera informacje tabelaryczne. Dane tabelaryczne muszą być uporządkowane w kolumny, a każda kolumna musi być zatytułowana. Takie operacje są wykonywane automatycznie, gdy użytkownik zdecyduje się wstawić tabelę do tekstu.

Wyrównanie tekstu w kolumnie odbywa się automatycznie. Ponadto większość procesorów tekstu ma możliwość rysowania obiektów takich jak diagramy, wykresy itp. Użytkownik może również importować takie obiekty z innych plików. Często używane obiekty i wycinki są dostępne w oprogramowaniu, a każdy z tych obiektów może zostać wstawiony do tekstu, gdy jest to wymagane. Pomaga to uczynić tekst bardziej ilustracyjnym.

3. Edycja dokumentu:

Procesory tekstu są unikalne w swoich urządzeniach do edycji. Ponieważ zawartość dokumentu jest przechowywana przed wydrukowaniem na papierze, każdą pożądaną zmianę zawartości można wprowadzić kilkoma naciśnięciami klawiszy. Taka zmiana, w przeciwnym razie (w przypadku maszyn do pisania ręcznego) może wymagać przepisania całego tekstu.

Ponowne przepisanie wiąże się również z ryzykiem wystąpienia innych błędów w świeżo wpisanym dokumencie. Z tekstem procesora tekstu można wydrukować po odpowiednim edytowaniu tekstu. Dzięki temu można drukować bez błędów wydruki.

Funkcje edytowania powszechnie dostępne w edytorze tekstów to:

Wstawianie, wycinanie, kopiowanie, wklejanie i nadpisywanie:

Procesory tekstu umożliwiają wstawianie segmentów tekstu w dowolnym miejscu w tekście, gdy jest to pożądane. Po wstawieniu tekst jest wyrównywany automatycznie. Użytkownik może usunąć dowolny znak, słowo lub linię za pomocą klawisza dowolnej części dokumentu.

Możliwe jest również nadpisanie danej postaci. Do poruszania się po dokumencie (przesuwanie z jednej części do drugiej) przesuwa się kursor za pomocą prostych operacji na klawiszach. Możliwe są również szybkie ruchy kursorów.

Edycja bloku:

Oprócz usuwania i wstawiania tekstu funkcje edycji bloków są dostępne w większości edytorów tekstu. Korzystając z tych funkcji, użytkownik może przenieść lub usunąć blok tekstu. Blok tekstu można najpierw zdefiniować, wybierając część tekstu.

Następnie może zostać przeniesiony z jednej części tekstu na drugą. Wybrany tekst można po prostu skopiować do innych części tekstu lub udostępnić także innej aplikacji. Na przykład część umowy może zostać skopiowana en-block i wklejona do listu, aby zacytować wyciąg. Ta funkcja "wytnij i wklej" jest również bardzo przydatna, gdy tekst jest opracowywany po raz pierwszy.

Cofnij edycję:

Edytory tekstu oferują funkcje odwracania operacji edycji za pomocą narzędzia "cofnij". Jeśli więc przez pomyłkę część tekstu zostanie usunięta, można ją przywrócić za pomocą funkcji cofania. "Cofnij" można odwrócić za pomocą funkcji "Ponów". Zasadniczo wiele wcześniejszych kroków można cofnąć i przerobić za pomocą takich funkcji w edytorze tekstów.

Globalne wyszukiwanie i edycja:

Innym typowym narzędziem do edycji w edytorze tekstów jest wyszukiwanie wyrazów lub segmentów tekstu w całym tekście. Procesor tekstu wskazuje występowanie tego zestawu znaków w całym tekście. Umożliwia również użytkownikowi wprowadzanie zmian, jeśli jest to pożądane.

Użytkownicy mogą również wydawać instrukcje, aby zastąpić ten zestaw znaków innym zestawem znaków. Załóżmy, że słowo "styczeń" występuje w tekście 20 razy w różnych lokalizacjach, aby użyć tego samego tekstu z miesiącem zastąpionym lutym, można użyć funkcji znajdowania i zastępowania.

Po kilku naciśnięciach klawiszy użytkownik może przeszukać edytor tekstu w styczniu i zastąpić go lutym we wszystkich 20 miejscach w tekście. Edytory tekstu zwykle zapewniają użytkownikom opcję zastępowania lub nie zastępowania segmentu tekstu przy każdym wystąpieniu.

Sprawdzanie pisowni:

Operacja sprawdzania pisowni jest bardzo przydatna, gdy pierwszy dokument jest wprowadzany dużymi literami. Błąd pisowni jest automatycznie wskazywany przez narzędzie do sprawdzania pisowni online. Ogólnie rzecz biorąc, użytkownik ma możliwość wybrania z listy języków, które powinny być używane do sprawdzania pisowni. Narzędzia sprawdzania pisowni można również używać w istniejącym pliku tekstowym.

Narzędzie sprawdzania pisowni sprawdza obecność każdego słowa we wstępnie zapisanym słowniku dla języka wybranego dla tekstu. Jeśli w słowniku nie zostanie znalezione żadne słowo, zostanie ono wskazane przez narzędzie. Może również sugerować kilka słów podobnych do słowa, które zostało błędnie napisane.

Użytkownik może zdecydować o dodaniu słowa w tekście do słownika, jeśli słowo jest poprawnie napisane, ale nie jest zawarte w słowniku procesora tekstu. Zwykle takie słowa, które nie są zawarte w słowniku, to nazwy, nowe słowa lub terminy techniczne. Ta funkcja pomaga w drukowaniu tekstu wolnego od błędów.

Automatyczna korekta:

Niektóre edytory tekstu oferują funkcję automatycznej korekty błędnie napisanych słów. Na przykład, jeśli słowo "the" zostało wpisane jako "teh", jest automatycznie korygowane przez edytor tekstu. Taki obiekt przyspiesza wprowadzanie tekstu.

Tezaurus on-line:

Większość edytorów tekstów oferuje możliwość wyszukiwania odpowiednich słów w momencie tworzenia tekstu. Tezaurus umieszczany jest w pakiecie oprogramowania, a użytkownik może szukać listy synonimów dla wybranego słowa. Taki instrument jest bardzo przydatny, gdy tekst jest opracowywany po raz pierwszy.

4. Drukowanie dokumentu:

Procesory tekstu oferują funkcje drukowania, których nie można sobie wyobrazić za pomocą ręcznych maszyn do pisania. Piękne efekty drukowania można uzyskać, nadając odpowiednie polecenia sterowania drukiem w tekście.

Aby zarejestrować kilka, następujące efekty drukowania są powszechnie dostępne w większości edytorów tekstu:

Pogrubienie, kursywa, drukowanie podkreślone:

Drukowanie pogrubioną czcionką uzyskuje się przez dwukrotne drukowanie znaku, każdy druk tak blisko siebie, że wygląda jak pogrubiony znak. Ta funkcja jest bardzo przydatna w zaznaczaniu określonej części tekstu. Podobnie, kursywą i drukowaniem podkreślonym można również użyć podświetlenia każdej części tekstu.

Indeks górny i indeks dolny:

Możliwe jest, że za pomocą edytora tekstu można wydrukować jeden znak jako indeks dolny lub górny do innej postaci. Ta funkcja jest wymagana w konotacjach matematycznych w tekście.

Korespondencja seryjna:

Inną przydatną funkcją dostępną w większości edytorów tekstu jest możliwość łączenia dwóch plików podczas drukowania. Ta funkcja jest używana, gdy musimy wysyłać spersonalizowane listy lub przypomnienia do różnych osób o różnych adresach i częściowo różnych tekstach.

Wspólny tekst jest umieszczany w pliku, a różne dane, takie jak nazwa, adres, kwota, data rachunku itd., Są umieszczane w pliku danych. Mail-merge lub narzędzie do drukowania korespondencji seryjnej, odbiera dane z pliku danych dla każdej osoby, wypełnia dane we wspólnym tekście w odpowiednich miejscach i drukuje je. Jest to bardzo popularne i oszczędzające czas narzędzie do edycji tekstu.

Wysyłanie faksu:

Procesory tekstu mają również możliwość drukowania wiadomości faksowych i wysyłania ich za pośrednictwem linii telefonicznej za pomocą modemu zainstalowanego w systemie komputerowym. Większość edytorów tekstów oferuje wstępnie zdefiniowane szablony do projektowania wiadomości faksowych. Po napisaniu wiadomości można ją wydrukować za pomocą specjalnego programu sterownika drukarki. Druk w tym przypadku odbywa się w formie transmisji wiadomości na docelowy numer faksu.

Zapowiedź:

Podgląd całego tekstu lub jego części można uzyskać przed drukowaniem, aby przejrzeć stronę i inne aspekty formatowania. W przypadku dłuższych tekstów podgląd jest bardzo użyteczny, ponieważ można uzyskać powiększony widok na ekranie.

Nowoczesne edytory tekstu mają wiele do zaoferowania w korespondencji biurowej. Użytkownicy muszą znać wszystkie dostępne funkcje i odpowiednio je stosować, aby w pełni wykorzystać możliwości edytora tekstów.

Przetwarzanie tekstu jest bardzo popularną aplikacją biurkową i prawdopodobnie nie ma prawie żadnego komputera osobistego, który nie jest używany jako procesor tekstu. Prawie 30% -40% czasu pracy komputerów osobistych wydawane jest na przetwarzanie tekstu.