Narzędzia gromadzenia informacji do analizy systemu

Ten artykuł rzuca światło na trzy najważniejsze narzędzia zbierania informacji do analizy systemu. Narzędzia to: 1. Wywiady i kwestionariusze 2. Przegląd literatury, procedur i formularzy 3. Obserwacja na miejscu.

Narzędzie nr 1. Wywiady i kwestionariusze:

Ogólnie rzecz biorąc, obserwacja na miejscu jest ukierunkowana przede wszystkim na opisywanie i rozumienie zdarzeń w miarę ich występowania.

Dzięki temu nie możemy uzyskać zysku.

Z drugiej strony musimy poznać wiedzę, uczucia i motywacje ludzi. Dlatego do analizy wykorzystywane są inne narzędzia gromadzenia informacji.

Jeśli chcemy o czymś wiedzieć, zapytamy kogoś bezpośrednio o to, ale nie możemy uzyskać odpowiedniej odpowiedzi. W przypadku pytań bezpośrednich respondent może uzyskać informacje, które są nieważne. Informacje można z powodzeniem uzyskać za pomocą wywiadów lub kwestionariuszy.

Narzędzie nr 2. Przegląd literatury, procedur i formularzy:

niewiele problemów systemowych jest trudnych, dlatego, jak na pierwszym etapie, poszukiwanie literatury przez profesjonalistów; podręczniki referencyjne i proceduralne, badania firmowe, publikacje rządowe lub konsultacje są bardzo przydatne. Podstawową wadą tego wyszukiwania jest czas. Takie raporty są bardzo trudne. Publikacje mogą być drogie, a informacje mogą być nieaktualne z powodu opóźnień w publikacji.

Podręczniki procedur i formularze są bardzo przydatnymi źródłami dla analityka. Opisują one powstawanie i funkcje obecnego systemu. Aktualne i dobre podręczniki oszczędzają godziny gromadzenia informacji. Formularze drukowane są szeroko stosowane do przechwytywania i dostarczania informacji.

O przydatności formularzy decydują następujące pytania:

1. Czy formularze zawierają wszystkie niezbędne informacje? Jakie przedmioty należy dodać lub wykryć?

2. W jaki sposób informacje w formularzu pomagają innym użytkownikom w podejmowaniu lepszych decyzji?

3. Kto korzysta z formularza? Jak ważne są dla użytkownika?

4. Czy forma jest czytelna i łatwa do naśladowania?

5. Ile działów otrzymuje istniejący formularz? Czemu?

Narzędzie nr 3. Obserwacja na miejscu:

Innym narzędziem gromadzenia informacji wykorzystywanym w badaniach systemowych jest "obserwacja na miejscu". Obserwacja na miejscu to proces rozpoznawania i zauważania ludzi, obiektów i uzyskiwania informacji. Rolą analityka jest osoba poszukująca informacji, od której oczekuje się oderwania od obserwowanego systemu. Rola pozwala na otwarte i swobodne uczestnictwo w obsłudze użytkowników.

Głównym celem obserwacji na miejscu jest jak najbliżej badanego systemu rzeczywistego. Z tego powodu ważne jest, aby analityk posiadał wiedzę o ogólnym składzie i działaniach systemu. Poniższe pytania mogą pomóc w obserwacji na miejscu.

1. Jaki jest związek z innymi systemami w organizacji?

2. Czy jest to pierwotne czy wtórne użycie w organizacji?

3. Kto zarządza systemem? Kim są ważni ludzie w tym?

4. Jaki to rodzaj systemu? Co to robi?

5. Jaka jest historia systemu? Jak dotarł do ustalonego wcześniej stadium rozwoju?

Ponieważ analityk odgrywa rolę obserwatora, analityk stosuje zestaw zasad. Podczas wykonywania obserwacji częściej słucha niż mówi. Ponadto analityk nie koncentruje się na pojedynczej osobie i "okazuje przyjazność innym.

1. Obserwacja bezpośrednia i pośrednia:

Kiedy analityk faktycznie obserwuje przedmiot lub system w pracy, ten system nazywa się bezpośrednią obserwacją. Jeśli analityk używa urządzeń mechanicznych, takich jak aparaty fotograficzne i taśmy wideo do przechwytywania informacji, ten system nazywa się obserwacją pośrednią.

2. Obserwacja uporządkowana i nieustrukturyzowana:

Kiedy obserwator szuka i zapisuje, określone działanie nazywa się strukturą obserwacji, nieustrukturyzowane metody umieszczają obserwatora w sytuacji, aby obserwować, co każdy może być stały w tym czasie.

3. Obserwacja naturalna i zmanipulowana:

Obserwacja naturalna występuje w otoczeniu takim, jak miejsce pracownika, w którym praca jest wykonywana przez pracownika. Pomyślna obserwacja jest ustawiana przez obserwatorów w miejscu takim jak laboratorium.

4. Spostrzegawcza i dyskretna obserwacja:

Spostrzegawcza obserwacja ma miejsce, gdy respondent wie, że jest obserwowany. Dyskretna obserwacja odbywa się w naturalny lub zmyślony sposób, w tym przypadku respondent nie wie o obserwacji.

Każda z tych metod może być wykorzystana do gromadzenia informacji. Naturalne, bezpośrednie, natarczywe i nieustrukturyzowane obserwacje są często wykorzystywane do czytania systemu. Elektroniczne metody obserwacji i monitorowania stają się szeroko stosowanymi narzędziami gromadzenia informacji ze względu na ich szybkość, wydajność i niski koszt.

Na przykład, niektóre floty samochodów ciężarowych korzystają z elektronicznego systemu rejestratora, który zapisuje analizy i raporty (online) na temat godzin i minut, w których pojazd był prowadzony, napędzany szybciej niż 60 mil na godzinę. Jeżeli obserwacja na miejscu jest używana dla trudnego systemu, tak że obserwacja na miejscu zajmuje więcej czasu.

W przypadku metod gromadzenia danych na miejscu obserwacji występują następujące problemy:

1. Postawy i motywacje podmiotów nie mogą być łatwo zaobserwowane, tylko działania, które z nich wynikają.

2. Nieproduktywne, długie godziny są często spędzane na próbie obserwowania określonych, jednorazowych czynności lub zdarzeń.

3. Wnikanie w użytkowników, obszar często powoduje niepożądane reakcje ze strony personelu. Dlatego ważne jest odpowiednie przygotowanie i szkolenie.