10 najważniejszych zasad wypełniania w biurze

Ten artykuł rzuca światło na dziesięć najważniejszych zasad wypełniania w biurze. Zasady są następujące: 1. Prostota 2. Przydatność 3. Dostępność 4. Użyteczność 5. Zwartość 6. Elastyczność i zdolność adaptacji 7. Ekonomia 8. Zachowanie 9. Aktualne 10. Klasyfikacja.

Zasada napełniania # 1. Prostota:

System został zastosowany, przyjęta procedura i zastosowany sprzęt musi być prosty i zrozumiały dla każdego członka personelu na podstawie zwykłego wywiadu. Oczywiście w większości przypadków szkolenie jest udzielane pracownikom.

Zasada wypełniania # 2. Przydatność:

System i procedura muszą być dostosowane do charakteru działalności organizacji.

Zasada wypełniania nr 3. Dostępność:

Pliki muszą być umieszczone w taki sposób, aby były łatwo dostępne dla wszystkich zainteresowanych.

Zasada napełniania # 4. Możliwość serwisowania:

System musi być taki, aby plik mógł być szybko zlokalizowany, można go wygodnie obsługiwać i można go zachować w razie potrzeby w przyszłości.

Zasada wypełniania # 5. Zwartość:

Niepotrzebnie dużo miejsca nie jest zajmowane przez sprzęt do archiwizacji. Odkryto, że nowe formy sprzętu mają większą użyteczność, ale zajmują mniej miejsca.

Zasada wypełniania # 6. Elastyczność i zdolność adaptacji:

System musi mieć możliwość rozbudowy, aby pomieścić większą liczbę plików przy rosnącej działalności koncernu. Powinna być w stanie dostosować się do zmian w procedurze zgłoszenia, np. Zmiana metody klasyfikacji.

Zasada napełniania # 7. Gospodarka:

Niezależnie od przyjętego systemu, musi on być ekonomiczny. Należy unikać niepotrzebnych wydatków. Składanie jest regularną pracą. Jeśli jest to kosztowne, koszt założenia firmy wzrośnie ogromnie.

Zasada wypełniania nr 8. Retencja:

Od czasu do czasu niepotrzebne papiery i dokumenty muszą zostać wyczyszczone lub zbędne pliki zostaną zniszczone, w przeciwnym razie pliki staną się niepotrzebnie obszerne, zajmując miejsce i nie pozwalając na umieszczenie ważnych nowych dokumentów.

Zasada wypełniania nr 9. Aktualne:

Pliki, które należy zaktualizować poprzez wprowadzenie dokumentów bez żadnych opóźnień.

Zasada wypełniania # 10. Klasyfikacja:

Pliki powinny być odpowiednio sklasyfikowane i zindeksowane z odniesieniem dla łatwej obsługi.