9 najlepszych cech skutecznego systemu kontroli

Ten artykuł rzuca światło na dziewięć najważniejszych cech skutecznego systemu kontroli w biurze. Niektóre z cech są następujące: 1. Kontrola powinna być możliwa do zaakceptowania przez podwładnych. 2. Kontrola powinna być zrozumiała. 3. System kontroli powinien szybko rejestrować odchylenia. 4. Kontrola powinna być ekonomiczna, a inne.

Charakterystyka # 1. Kontrola powinna być do zaakceptowania przez podwładnych:

Systemy kontroli, które nie są akceptowane, będą omijane, oszukiwane lub manipulowane, aby pokazać kierownictwu to, co chcą zobaczyć.

Charakterystyka # 2. Kontrola powinna być zrozumiała:

Osoby odpowiedzialne za monitorowanie operacji i porównywanie ich z ustalonymi standardami muszą dokładnie rozumieć stosowane systemy kontroli.

Charakterystyka # 3. System sterowania powinien szybko rejestrować odchylenia:

Układ sterowania musi być zaprojektowany w taki sposób, aby szybko zidentyfikować odchylenia i wysłać sygnał ostrzegawczy na początkowych etapach samego odchylenia, aby można było podjąć działania naprawcze w celu realizacji działań wymaganych przez ustanowione normy.

Charakterystyka # 4. Kontrola powinna być ekonomiczna:

Nie powinna kosztować więcej niż wartość procesu, który ma być kontrolowany. Koszty związane z opracowaniem i utrzymaniem systemu kontroli powinny odzwierciedlać korzyści, jakie zapewniają.

Charakterystyka # 5. Kontrola powinna być elastyczna:

Ponieważ środowisko, w którym organizacja działa, zmienia się, system sterowania powinien być wystarczająco elastyczny, aby się z nim zmieniać. Taka elastyczność może pozwolić organizacji na szybkie reagowanie na zmiany lub korzystanie z nowych możliwości.

Charakterystyka # 6. Kontrola musi być zaprojektowana tak, aby pasowała do rozważanego działania:

Dane gromadzone w celu obsługi systemu kontroli muszą być adekwatne do działań, które zamierza monitorować.

Charakterystyka # 7. Kontrola musi istnieć w strategicznych punktach:

Kontrola musi koncentrować się tylko na obszarach krytycznych, w których każde odchylenie od ustalonych standardów uzasadniałoby kosztowne działania naprawcze.

Charakterystyka # 8. Kontrola musi dokładnie mierzyć:

Jeżeli informacje dostarczone kierownictwu przez system kontroli są niedokładne, dobra decyzja byłaby kwestią wyboru. Byłaby to po prostu troska o "śmieci w śmieciach".