Bariery w komunikacji biznesowej

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej o barierach w komunikacji biznesowej. Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się o: 1. Znaczenie barier dla komunikacji biznesowej 2. Ważne bariery dla komunikacji biznesowej 3. Metody przezwyciężania.

Znaczenie barier dla komunikacji biznesowej:

Znaczenie komunikacji w nowoczesnym biznesie nie może być nadmiernie podkreślane.

Z tego powodu menedżerowie spędzają zazwyczaj znaczną część swojego czasu na komunikację z innymi.

Komunikacja nie zawsze jest tak skuteczna, jak być powinna. Badania wykazały, że prawie 75% komunikacji biznesowej nie osiąga pożądanego rezultatu. Pewne siły zewnętrzne i wewnętrzne utrudniają przepływ komunikacji. Przerywają lub blokują komunikację lub uniemożliwiają wzajemne zrozumienie.

Komunikacja może być niejasna i źle wyrażona. Może cierpieć z powodu braku klarowności lub słabej retencji. Bariery między ludźmi nie ekranizują całej komunikacji, a raczej działają jak filtr, aby umożliwić komunikację, ale powstrzymują innych, przez co komunikacja staje się niewystarczająca.

Nieprzyjmowanie komunikacji jest problemem przewlekłym. Wiele komunikatów nie otrzymuje uwagi, na którą zasługują. Te ograniczenia lub przyczyny awarii kanałów komunikacyjnych nazywa się "barierami komunikacyjnymi".

Ważne bariery dla komunikacji biznesowej:

Komunikacja jest zakłócona przez różnego rodzaju bariery.

Można je podzielić na trzy kategorie:

(A) Bariery zewnętrzne,

(B) Bariery organizacyjne; i

Wszystkie te rodzaje barier komunikacyjnych wyjaśniono poniżej:

[A] Bariery zewnętrzne:

Bariery zewnętrzne w komunikacji biznesowej mogą mieć następujące formy:

1. Bariery semantyczne:

Słowa i symbole używane do przekazywania faktów i uczuć mogą mieć różne znaczenia. Różni ludzie interpretują to samo przesłanie na różne sposoby w zależności od wykształcenia, doświadczenia, pochodzenia społecznego i kulturowego itd. Język nadawcy może być niezrozumiały dla odbiorcy. W ten sposób słowa i symbole czasami nie oddają prawdziwych znaczeń.

2. Bariery emocjonalne lub psychologiczne:

Czynniki emocjonalne lub psychologiczne są głównymi barierami w komunikacji międzyosobowej.

Oto niektóre z barier emocjonalnych:

ja. Nieuwaga:

Jest to jedna z głównych przewlekłych barier psychologicznych. Gdy odbiorca nie zwraca pełnej uwagi na komunikat, komunikacja staje się nieskuteczna. Osoba może być zajęta wcześniej innymi ważnymi sprawami lub wiadomość może być nieinteresująca lub sprzeczna z jej oczekiwaniami.

Mogą one powodować brak uwagi. Jest powszechnym zjawiskiem, że ludzie po prostu nie reagują na biuletyny, powiadomienia, minuty i raporty.

ii. Bariera percepcyjna:

Każda osoba ma określone obszary zainteresowania. Może on / ona słyszeć, czytać lub widzieć tę część wiadomości, która jest dla niego cenna. Ludzie widzą, co chcą zobaczyć i uważają to za rzeczywistość. Niektóre osoby interpretują komunikat w kategoriach własnego punktu widzenia, co może wprowadzać w błąd, a zatem percepcja prowadzi do nieświadomego filtrowania wiadomości.

iii. Utrata przez transmisję i złe utrzymywanie:

Kiedy komunikacja przechodzi przez różne kanały w organizacji, kolejne transmisje tej samej wiadomości są coraz mniej dokładne. Mówi się, że w przypadku komunikacji ustnej w każdej transmisji traci się około 30% informacji.

Słaba retencja informacji to znowu choroba. Naukowcy wykazali, że pracownicy zachowują jedynie około 50% informacji, podczas gdy przełożeni zachowują około 60% tego.

iv. Przedwczesna ocena:

Komunikacja jest utrudniona, gdy odbiorca ocenia komunikat przed uzyskaniem pełnych informacji. Kilkakrotnie menedżerowie rozpoczynają ocenę informacji przed osiągnięciem właściwego zrozumienia. Decyzja zostaje podjęta przed poznaniem pełnych faktów. Taka przedwczesna ocena prowadzi do zahamowania swobodnego przepływu informacji i zrozumienia oraz zniekształca komunikację.

v. Nieuzasadniona zależność od napisanych słów:

Pisemne słowa nie zastępują zdrowych relacji twarzą w twarz. Pisemna komunikacja może nie wyjaśnić celu zamówienia, procedury lub dyrektywy. Pisemna komunikacja często mówi o tym, co należy zrobić, ale nie o tym, dlaczego należy to zrobić, i nie ma przekonującej jakości.

Co więcej, pisemna komunikacja może być powyżej poziomu zrozumienia czytnika, a także brak odpowiedzi na komunikację. Dlatego też należy uznać, że pisemne środki przekazu są uzupełnieniem produktywnych relacji twarzą w twarz.

vi. Nieufność do Communicatora:

Wynika to ze wszystkich nieprzemyślanych sądów lub nielogicznych decyzji komunikatora. Wielokrotne doświadczenie tego rodzaju stopniowo warunkuje odbiorcę, aby opóźnić działanie lub działać bez entuzjazmu, a zatem uniemożliwić komunikację, chociaż najwyraźniej jest ona kompletna.

vii. Brak komunikacji:

Jest całkiem zrozumiałym faktem, że menedżerowie często nie przekazują potrzebnych wiadomości. Może to być spowodowane lenistwem ze strony komunikatora lub jego fałszywym założeniem, że wszyscy o tym wiedzą.

[B] Bariery organizacyjne:

Główne bariery organizacyjne mogą być następujące:

ja. Polityka organizacyjna:

Ogólna polityka organizacyjna dotycząca komunikacji działa jako ogólna wytyczna dla wszystkich członków organizacji, dotycząca tego, jak zwykle oczekuje się od niej zachowania.

Polityka może mieć formę wyraźnego oświadczenia na piśmie lub musi być interpretowana na podstawie zachowania członków organizacji, w szczególności osób na szczycie. Jeśli ta polityka nie będzie sprzyjała przepływowi komunikacji w różnych kierunkach, przepływ komunikacji nie będzie płynny i adekwatny.

ii. Związek stanu:

W formalnej strukturze organizacyjnej relacja nadrzędny-podrzędny może powodować przeszkodę w swobodnej i częstej komunikacji, szczególnie w kierunku w górę. Menedżer nie może przekazywać podwładnym swoich słabości. Podwładni nie mogą swobodnie rozmawiać z przełożonymi.

Przekazują tylko to, co przełożeni chcieliby usłyszeć i powstrzymują nieprzyjemne fakty. Mogą przekazywać swoim przełożonym tylko te rzeczy, które według nich będą doceniane przez tych drugich. Kiedy podwładny nie ma zaufania do swojego przełożonego, komunikacja staje się mniej skuteczna.

iii. Zasady i przepisy organizacyjne:

Przepisy i regulacje organizacyjne wpływają na przepływ komunikacji, określając przedmiot, który ma być przekazany, a także kanał umożliwiający komunikację. Reguły mogą ograniczać przepływ niektórych wiadomości i mogą pozostawiać wiele ważnych.

Z drugiej strony, komunikacja za pośrednictwem właściwego kanału w określony sposób zalecany przez te reguły opóźnia go i działa wbrew woli osób, aby przekazać przesłanie. Ta bariera działa silnie w indyjskich przedsiębiorstwach sektora publicznego, gdzie przestrzeganie zasad i przepisów jest sztywne.

iv. Złożoność w strukturze organizacyjnej:

W organizacji, w której istnieje wiele poziomów zarządzania, liczba punktów filtrowania jest duża. W rezultacie proces komunikacji zostaje opóźniony, a szanse na zakłócenie komunikacji wzrastają. Jest to bardziej prawdziwe w przypadku komunikacji w górę, ponieważ podwładni generalnie nie lubią przepuszczać negatywnej krytyki ani samych siebie, ani swoich przełożonych.

Im bardziej złożona jest struktura organizacyjna, tym trudniej jest zapewnić przekazywanie prawidłowej informacji właściwej osobie we właściwym czasie za pośrednictwem odpowiedniego nośnika.

v. Udogodnienia organizacyjne:

Możliwości organizacyjne zapewnione w celu zapewnienia sprawnego, adekwatnego, jasnego i terminowego przepływu informacji mogą przybierać różne formy, takie jak spotkania, konferencje, skargi, pole sugestii, spotkania społeczne i kulturalne itp. Jeśli nie są one odpowiednio podkreślone, na ogół ludzie nie efektywna komunikacja.

vi. Przeciążenie informacyjne:

Menedżerowie są przeładowani informacjami z różnych źródeł. Nie zawsze mogą regulować przepływ informacji. W rezultacie zmniejsza się efektywność komunikacji. Mogą ignorować lub źle interpretować niektóre wiadomości. Naciski czasowe mogą również powodować problemy z komunikacją.

[C] Bariery osobiste:

Ponieważ komunikacja jest zasadniczo procesem międzyosobowym, istnieją również pewne czynniki osobiste, które są odpowiedzialne za blokowanie komunikacji.

Bariery osobiste mogą być wymienione w następujący sposób:

1. Bariery u przełożonych:

Rola przełożonych w komunikacji jest bardzo ważna. Ze względu na ich hierarchiczne relacje z podwładnymi działają one jako bariery na wiele sposobów omówionych poniżej:

ja. Postawa przełożonych:

Postawy przełożonych wobec komunikacji w ogóle lub w jakimś określonym kierunku wpływają na przepływ wiadomości w różnych kierunkach. Jeśli taka postawa jest niekorzystna, istnieje większe prawdopodobieństwo, że komunikaty nie płyną odpowiednio od i / lub do przełożonych.

ii. Strach przed wyzwaniem dla władzy:

Osoba w organizacji zawsze stara się uzyskać wyższą pozycję i prestiż. W związku z tym menedżerowie na ogół starają się wstrzymać przekazywanie informacji w dół lub w górę - ponieważ częste przekazywanie informacji może ujawnić ich słabość.

iii. Brak zaufania u podwładnych:

Przełożeni na ogół postrzegają (poprawne lub nie), że ich podwładni są mniej kompetentni i mniej zdolni, nie są w stanie doradzić swoim przełożonym lub mogą nie mieć pewnych informacji do przekazania.

iv. Brak czasu:

Przełożeni czują - bez względu na to, czy są poprawni, czy nie - że są przeciążeni pracą i mają mało czasu na rozmowę ze swoimi podwładnymi.

v. Brak świadomości:

Czasami przełożonym może brakować świadomości użyteczności i znaczenia komunikacji w różnych kierunkach w ogólnym lub szczególnym przedmiocie. W takim przypadku komunikacja Jak jest zablokowana.

vi. Ignorowanie komunikacji:

Czasami przełożeni świadomie i umyślnie ignorują komunikację ze strony podwładnych, aby utrzymać ich znaczenie. Działa to wbrew gotowości podwładnych do komunikowania się.

2. Bariery w podwładnych:

Komunikacja wertykalna w dowolnym kierunku może mieć miejsce tylko wtedy, gdy podwładni również aktywnie uczestniczą w tym procesie. W podwładnych istnieją różne czynniki, które negatywnie wpływają na aktywny udział z ich strony.

Niektóre z nich są wymienione poniżej:

ja. Niechęć do komunikowania się:

Czasami podwładni nie komunikują w górę pewnych informacji, ponieważ nie chcą tego zrobić. Jeśli podopieczny uważa, że może być narażony na negatywny wpływ poprzez dostarczenie swojemu przełożonemu określonej informacji, nie byłby skłonny jej dostarczyć.

Podnoszenie informacji jest wykorzystywane do celów kontrolnych, a podwładni nie byliby skłonni przekazywać przełożonym informacji o niekorzystnych wydarzeniach. Jeśli istnieje przymus porozumiewania się, zrobiliby to samo po zmodyfikowaniu informacji w taki sposób, aby chronić własne interesy.

ii. Brak właściwej zachęty:

Brak motywacji do komunikowania się również powstrzymuje podwładnych przed komunikowaniem się w górę. Jeśli nowa sugestia podwładnego nie wzbudzi żadnej uwagi przełożonych, nie przekaże jej.

Bariery w komunikacji biznesowej są przedstawione na wykresie w następujący sposób:

Metody pokonywania barier komunikacyjnych:

Biorąc pod uwagę znaczenie skutecznej komunikacji w pomyślnym funkcjonowaniu organizacji biznesowych, istotne jest, aby menedżerowie przezwyciężyli różne bariery komunikacyjne. Choć może nie być możliwe całkowite wyeliminowanie barier komunikacyjnych, jednak odpowiednie działania zarządcze w tym kierunku mogą zminimalizować ich efekt.

Proponuje się następujące metody, aby uniknąć barier komunikacyjnych:

1. Pełne informacje:

Aby komunikacja była skuteczna, przede wszystkim konieczne jest, aby komunikator wiedział dokładnie i jasno, co zamierza przekazać.

2. Wzajemne zaufanie:

Komunikacja ma na celu akceptację i pożądane działanie. Na taką akceptację w znacznym stopniu wpływa zaufanie i wiara w motywy i szczerość komunikatora. W przypadku braku zaufania, komunikacja nie przyniesie oczekiwanych rezultatów.

Konieczne jest zatem ustanowienie w organizacji środowiska zaufania. To zachęci ludzi do szczerej komunikacji między sobą.

3. Odpowiedni język:

Język używany do komunikacji powinien być taki, aby mógł być łatwo zrozumiany przez odbiorcę. Do poprawnej komunikacji należy używać najpopularniejszych symboli, jasnego i precyzyjnego języka.

4. Stosunki międzyosobowe:

Właściwe relacje międzyosobowe muszą być rozwijane pomiędzy przełożonymi i podwładnymi, aby ci ostatni mogli czuć się swobodnie i szczerze, aby przekazywać pierwszą i prawidłową informację temu pierwszemu. Przełożeni muszą docenić użyteczną krytykę i korzystne sugestie podwładnych.

5. Wybór odpowiedniego kanału:

Menedżerowie muszą być wystarczająco kompetentni, aby wybrać najbardziej odpowiedni kanał do wysyłania wiadomości. Aby wysłać skomplikowaną wiadomość, należy użyć bogatego kanału, takiego jak rozmowa twarzą w twarz lub telefon. Z drugiej strony, do wysyłania rutynowych wiadomości mogą być używane notatki, listy lub poczta elektroniczna, ponieważ nie ma prawie żadnej szansy na nieporozumienie.

6. Wzajemne porozumienie:

Dla obu nadawców i odbiorców szczególne znaczenie ma zrozumienie perspektywy drugiej strony. Poprzez zrozumienie perspektyw innych, uwagi można klasyfikować, rozumieć zrozumienie i zachować obiektywność.

7. Empatia w komunikacji:

Sposobem na skuteczną komunikację jest wyczulenie na potrzeby odbiorcy, uczucia i percepcje. Komunikator powinien przekazać wiadomość w taki sposób, aby emocje i uczucia odbiorcy nie zostały skrzywdzone. Kiedy nadawca wiadomości patrzy na problemy z punktu widzenia odbiorcy, można uniknąć wielu nieporozumień.

8. Dwukierunkowa komunikacja:

Komunikacja jest procesem dwukierunkowym. Dwukierunkowa komunikacja łączy dwa umysły - co stanowi podstawowy rdzeń każdej komunikacji. Obejmuje ciągły dialog między nadawcą a odbiorcą wiadomości. Komunikacja w górę może stać się rzeczywistością w organizacji i skuteczna, jeśli ten fakt zostanie rozpoznany.

9. Wspieranie słów za pomocą akcji:

Najbardziej przekonujący rodzaj komunikacji nie jest tym, co mówisz, ale co robisz. Menedżerowie muszą upewnić się, że ich działania wspierają proces komunikacji. Zapewni to powagę w komunikacji.

10. Przykłady i pomoce wzrokowe:

Aby naprawić ideę komunikacji w umyśle odbiorcy, odpowiednie historie i obrazy słowne mogą być wykorzystywane w odpowiednich sytuacjach do zrozumienia odbiornika. Ponadto pomoce wizualne za pomocą wykresów i diagramów mogą być korzystnie wykorzystywane do podkreślania konkretnych punktów lub pomysłów, które mogą być trudne do właściwego opisania słowami.

11. Dobra słuchanie:

Uważne słuchanie jest niezbędne do skutecznej komunikacji. Dzięki temu procesowi nie tylko dajesz innym szansę na mówienie, ale także gromadzisz użyteczne informacje do dalszej komunikacji. Koncentrując się na wyraźnych i niejawnych znaczeniach mówcy, kierownik może uzyskać znacznie lepsze zrozumienie tego, co się mówi.

12. Opóźnienie reakcji:

Dobrą praktyką jest, aby na skuteczną komunikację nie wpłynęła natychmiastowa reakcja pierwszego wrażenia. Pośpieszna reakcja często prowadzi do zignorowania rzeczywistej implikacji komunikacji i doświadczenia, co pokazuje, że opóźnienie działania przez odbiorcę staje się pomocne w zrozumieniu zamierzonego znaczenia komunikacji.

13. Strategiczne wykorzystanie nieformalnej komunikacji (winogrona):

Menedżer powinien wykorzystywać nieformalne kanały komunikacji w celu uzupełnienia formalnego systemu komunikacji. W tym celu musi zrozumieć nieformalne sieci komunikacyjne i powinien ich inteligentnie wykorzystywać, aby wypełnić luki w formalnych kanałach komunikacji.

14. Ocena:

Powinien istnieć ciągły program oceny przepływu komunikacji w różnych kierunkach. Podkreśli to problemy w tym obszarze, określi ich przyczyny, a tym samym umożliwi przyjęcie odpowiednich działań naprawczych. Przełożeni nie powinni szybko oceniać informacji przed ich właściwym zrozumieniem.