Jak efektywniej zarządzać komunikacją organizacyjną? - Odpowiedziałem!

W dzisiejszych organizacjach zorientowanych na jakość procesy komunikacji przebiegają w całej organizacji na wiele różnych sposobów, zarówno formalnie, jak i nieformalnie. W miarę, jak organizacje stają się coraz bardziej zróżnicowane, jakość i przejrzystość komunikacji na wszystkich poziomach staje się bardzo ważna.

Zdjęcie dzięki uprzejmości: 2.bp.blogspot.com/_CAGkPGfYbMc/TBTgpMRr/connected.jpg

Zarówno formalne, jak i nieformalne kanały są opisane w następujący sposób:

Formalna komunikacja:

Formalna komunikacja przebiega zgodnie z łańcuchem dowodzenia i jest uznawana za oficjalną. W klasycznych biurokratycznych organizacjach przepływ komunikacji był przede wszystkim od góry do dołu. W obecnych strukturach organizacyjnych komunikacja przebiega z góry na dół, z dołu do góry i poziomo oraz w koordynacji ze wszystkimi systemami i procesami funkcjonalnymi.

Komunikacja w dół:

Komunikacja w dół pochodzi od przełożonego do podwładnego lub od kierownictwa od dołu do pracowników poprzez różne hierarchiczne centra komunikacji pomiędzy i może obejmować takie standardowe narzędzia kierownicze, jak deklaracja filozofii organizacyjnej i dyrektyw organizacyjnych, standardowe procedury operacyjne, jakość standardowa procedury kontrolne, przepisy bezpieczeństwa i inne odpowiednie materiały. Kanały skierowane w dół służą do przekazywania pracownikom instrukcji pracy i innych informacji potrzebnych do wykonywania upoważnionej instytucji.

Aby komunikacja ta była skuteczna, należy poinformować pracowników, nie tylko o tym, co mają zrobić, ale także o tym, dlaczego to robią i dlaczego ich wkład jest ważny dla organizacji. Zwiększa to poczucie akceptacji ze strony pracowników. Ważne jest również, aby komunikacja była przekazywana pracownikom w języku, który mogą zrozumieć.

Na przykład operator maszyny może nie rozumieć zbyt wiele na temat filozofii organizacji lub jakiejkolwiek specjalistycznej terminologii dotyczącej planowania strategicznego lub dynamiki technologicznej. W związku z tym pracownicy muszą być komunikowani we własnym języku i percepcji.

Także większość pracowników jest uwarunkowana akceptowaniem komunikacji ze swoimi bezpośrednimi przełożonymi, a zatem komunikat musi zostać przefiltrowany normalnymi kanałami i zredagowany w drodze do dołu, wyłącznie w celu uproszczenia tam, gdzie jest to konieczne, bez utraty treści lub intencji wiadomości. Ważne jest, aby nie doszło do podziału komunikacji na żadnym poziomie lub z jakiegokolwiek źródła.

Poniższy humorystyczny opis utraty informacji i zakłóceń, które mogą wystąpić w komunikacji w dół, został przyjęty przez JW Gould:

Pułkownik wydał swojemu dyrektorowi wykonawczemu następującą dyrektywę:

"Jutro wieczorem około 2000 godzin, Kometa Halleya będzie widoczna w tym obszarze, wydarzenie, które zdarza się tylko raz na 75 lat. Niech mężczyźni wypadną w rejonach batalionu w mundurach, a ja wyjaśnię im to rzadkie zjawisko. W przypadku deszczu nic nie zobaczymy, więc zbierz ludzi w teatrze, a ja pokażę im ich filmy. "

Ta wiadomość została przefiltrowana w następujący sposób:

ja. Executive Officer to Company Commander:

"Z rozkazu pułkownika, jutro na 2000 godzin, kometa Halleya pojawi się nad obszarem batalionu. Jeśli pada deszcz, wypuść mężczyzn w mundurach. Potem maszeruj do teatru, gdzie nastąpi rzadkie zjawisko, które pojawia się tylko raz na 75 lat. "

ii. Dowódca kompanii do porucznika:

"Z rozkazu pułkownika w zmęczeniu na 2000 godzin jutrzejszego wieczoru zjawiskowa kometa Halleya pojawi się w teatrze. W przypadku deszczu w rejonie batalionu pułkownik wyda kolejną kolejność, co raz na 75 lat ".

Lieutinent do sierżanta:

"Jutro o 2000 godzin pułkownik pojawi się w teatrze z Kometą Halleya, co dzieje się co 75 lat. Jeśli spadnie deszcz, pułkownik zamówi kometę w rejonie batalionu w trybie zmęczenia ".

Sierżant do składu:

"Kiedy jutro będzie padało 2000 godzin, fenomenalny 75-letni generał Halley, w towarzystwie pułkownika, poprowadzi swoją Kometę przez teatr batalionów w fatariach".

Komunikacja w górę:

Komunikacja w górę odbywa się w przeciwnym kierunku i opiera się na systemie zarządzania komunikacją opracowanym przez kierownictwo w celu otrzymywania informacji z poziomów operacyjnych. Informacje te mogą obejmować standardowe elementy raportowania, takie jak raporty produkcji i tak dalej.

Najwyższe kierownictwo, które zawsze dotyczy ulepszeń i wyższej produktywności oraz chce poznać reakcje pracowników na pewne zmiany polityki lub procedur oraz skuteczność wydanych instrukcji operacyjnych, będzie izolowane, jeśli nie ma żadnej lub słabej komunikacji w górę. Komunikacja w górę zapewnia przejrzysty kanał przekazywania informacji, opinii i postaw poprzez kanały organizacji.

Organizacja musi zapewniać klimat sprzyjający takiej komunikacji w górę. Ten klimat może być generowany przez politykę "otwartych drzwi", gdzie pracownicy wiedzą, że ich przełożeni są zawsze dostępni do dyskusji na temat problemów i obaw. Systemy muszą zapewnić, że przełożeni rozwinęli umiejętności słuchania, a także szczere i pełne współczucia podejście do problemów pracowników. Ta możliwość komunikacji w górę zachęca pracowników do wnoszenia wartościowych pomysłów na poprawę wydajności organizacji.

Techniki decyzyjne oparte na uczestnictwie mogą rozwinąć wiele komunikacji w górę poprzez nieformalne angażowanie podwładnych lub formalne zezwolenie na ich udział. W ten sposób informacja zwrotna w górę może być z pożytkiem wykorzystywana w centrach decyzyjnych do oceny wyników działania organizacji i dokonywania niezbędnych korekt w celu osiągnięcia celów organizacyjnych.

Komunikacja pozioma:

Komunikacja pozioma to boczny przepływ informacji, który występuje zarówno w obrębie działów, jak i między nimi. Ogólnie mówiąc, jest to komunikacja między równymi sobie. Wiadomości, które płyną po bokach, charakteryzują wysiłki na rzecz koordynacji, aby członkowie na tych samych poziomach organizacji mogli dzielić się informacjami bez angażowania swoich przełożonych. Ten komunikat ma raczej nieformalny charakter i jest niezbędny do promowania sprzyjającego klimatu organizacyjnego.

Na przykład, przełożeni na tym samym poziomie, ale z różnych działów, spożywając razem lunch lub kawę, mogą dyskutować i organizować swoje działania w taki sposób, aby się uzupełniały, a proces jest korzystny dla firmy jako całości. Ten rodzaj komunikacji jest szczególnie częsty między jednostkami liniowymi i jednostkami personelu. Kierownicy produkcji i menedżerowie marketingu często komunikują się ze sobą bezpośrednio, aby omówić typowe problemy i problemy.

Komunikacja transakcyjna:

Wenburg i Wilmont sugerują, że komunikacja, zamiast być "w górę" lub "w dół", czyli interkomunikacja, powinna być komunikacją "transakcyjną", która jest wzajemna i wzajemna, ponieważ "wszystkie osoby są zaangażowane w wysyłanie (kodowanie) i odbieranie (dekodowanie). ) wiadomości jednocześnie. Każda osoba nieustannie uczestniczy w procesie kodowania i dekodowania, a każda osoba ma wpływ na drugą ".

W procesie komunikacji transakcyjnej komunikacja nie jest po prostu przepływem informacji, ale rozwija osobiste powiązanie między przełożonym a podwładnym. To powiązanie jest bardzo ważne dla wspólnych wysiłków, a współpraca ta poprawia jakość operacji. Jak sugerują Katz i Kahn, istnieje pięć celów obsługiwanych przez komunikację nadrzędną i podrzędną. To są:

1) Aby podać instrukcje dotyczące pracy i wskazówki

2) Udzielanie informacji o procedurach i praktykach organizacyjnych.

3) Informowanie pracowników o tym, dlaczego ich praca jest ważna.

4) Przekazywanie podwładnym opinii o swoich osiągnięciach, o tym, jak dobrze sobie radzą i jak mogą się poprawić.

5) Dostarczanie informacji o typie ideologicznym w celu ułatwienia indoktrynacji celów.

Stwierdzono, że w większości klasycznych typów organizacji zasadniczo realizuje się tylko pierwsze dwa z tych pięciu celów. Uwaga na pozostałe trzy cele miałby bardzo pozytywny wpływ na klimat organizacyjny. Jak zauważają Katz i Kahn, "jeśli człowiek zna powody swojego zadania, to często zapewniałoby mu efektywniejsze wykonywanie pracy, a jeśli ma on wiedzę na temat swojej pracy w stosunku do swojego podsystemu, to bardziej prawdopodobne utożsamianie się z celami organizacyjnymi ". Aby skutecznie osiągnąć te pięć celów komunikacyjnych, konieczne jest posiadanie efektywnej komunikacji podporządkowanej, która wymaga uważnej uwagi na potrzeby i psychologię odbiorcy komunikacji na obu końcach. W związku z tym komunikacja transakcyjna wymaga, aby przełożony i podporządkowana współpracowali ze sobą i posiadali osobiste powiązania wraz z zawodową relacją, aby mogli łatwiej omawiać problemy i wspólnie wypracowywać rozwiązania.

Nieformalna komunikacja:

Oprócz formalnych kanałów, organizacje mają również nieformalne kanały komunikacji. Nieformalne kanały komunikacji wynikają z relacji społecznych, które ewoluują w organizacji i chociaż nie są one ani wymagane, ani kontrolowane przez kierownictwo, mogą przekazywać kierownictwu pewne ważne kwestie, które nie byłyby dostępne lub wykonalne za pośrednictwem kanałów formalnych.

Znany również jako "winorośl", informacje przekazywane przez nieformalne kanały są często dość dokładne. W rzeczywistości jedno dobrze znane badanie wykazało, że około 80 procent informacji przesyłanych przez winorośl było poprawnych. Pozostałe 20 procent może jednak powodować poważne problemy, gdy generuje nieuzasadnione plotki. Plotka to niezweryfikowane przekonanie, że jest w ogólnym obiegu.

Pogłoska, która jest przekazywana dalej, może stać się bardzo złożona, tak że całe znaczenie zmienia się na końcu lub staje się zbyt uproszczona, aby niektóre trudne do zapamiętania ważne szczegóły zostały pominięte, zanim dotrą do ostatecznego odbiorcy. Mądrzy menedżerowie mają otwarte uszy na takie pogłoski i zajmują się nimi, aby można je było poprawić i nie stać się destrukcyjnymi.