Minuty: Ważność i procedura pisania (z próbką)
Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej o minutach. Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się o: 1. Waga minut 2. Procedura pisania minut.
Znaczenie minut:
Protokół jest wynikiem spotkania. Organizowane są spotkania w celu podejmowania decyzji i przyjmowania pewnych faktów i zdarzeń. Są to źródła odniesienia i wskazówki, które należy dokładnie i metodycznie zapisać na piśmie.
Protokoły są takimi pisemnymi zapisami. Protokół jest również dowodem tego, co wydarzyło się na spotkaniu. Protokół ma zatem duże znaczenie dla stowarzyszenia, zarówno handlowego, jak i niehandlowego, zarówno zarejestrowanego, jak i niezarejestrowanego.
Protokół należy sporządzić z najwyższą starannością, aby nie odnotowano niczego nieprawdziwego. Sekretarz ponosi wielką odpowiedzialność w tym zakresie, a także przewodniczący, który musi potwierdzić protokół. Zapisane i potwierdzone minuty są niezmiennymi zapisami.
Sekretarz generalnie przygotowuje wstępną wersję protokołu i przekazuje ją przewodniczącemu tego zebrania za jego sugestie lub poprawki. Przewodniczący ma prawo nie dopuścić do włączenia sprawy, która wydaje się zniesławiająca jakiejkolwiek osoby, nieistotnej lub niematerialnej w postępowaniu lub szkodliwej dla interesu stowarzyszenia.
Procedura sporządzania protokołu:
Istnieje określona procedura sporządzania protokołu. Protokoły muszą być pisane metodycznie i systematycznie wraz ze wszystkimi wydarzeniami na spotkaniu.
Należy przestrzegać następujących kroków i zasad:
(1) Przede wszystkim należy zdecydować, który formularz zostanie przyjęty - ust. Lub tabelaryczny.
(2) Musi istnieć nagłówek określający rodzaj spotkania z datą, czasem i miejscem.
(3) Następnie pojawiają się nazwiska osób obecnych, w tym członków i zaproszonych. W przypadku dużego spotkania, takiego jak zgromadzenie ogólne dużej firmy, wszystkie nazwiska nie są rejestrowane, ale tylko nazwiska dyrektorów i zaproszonych (takich jak biegły rewident) oraz nazwiska członków są odsyłane do rejestru obecności .
(4) Nazwisko przewodniczącego jest napisane osobno.
(5) Nadchodzą wydarzenia, które wydarzyły się na spotkaniu, w szczególności rezolucje wraz z ich pełnymi tekstami, a także - (a) nazwiska autorów i drukarzy; (b) charakter głosowania; (c) noty o braku zgody, jeśli takie istnieją.
(6) Krótki tytuł i numer seryjny są dodawane do każdej pozycji. Ta liczba liczb może być kontynuowana od spotkania do spotkania lub może być ograniczona do konkretnego spotkania.
(7) Na dole - po prawej stronie jest miejsce, w którym przewodniczący podpisuje swoje nazwisko z datą i słowem "potwierdzone", a po lewej sekretarz, jako autor protokołu, podpisuje swój podpis data.
(8) Rejestrowane są również instrukcje wydawane sekretarzowi w celu monitorowania decyzji.
(9) Nominacje i wydatki zatwierdzone przez posiedzenie muszą być rejestrowane.
(10) Nie można wpisywać niczego, co sprzeciwia się przewodniczący.
(11) Początkowo projekt jest przygotowywany przez sekretarza, który jest weryfikowany przez przewodniczącego, a następnie w końcu minuty są pisane ręcznie na stronach książki minutowej.
(12) Pożądane jest, aby każda strona była parafowana przez przewodniczącego
(13) Nie należy zapisywać dyskusji, lecz jedynie ostatecznie przyjęte rezolucje.
(14) Nie można napisać niczego, co wydaje się budzić zastrzeżenia, a które szkodzi odczuciu kogokolwiek.
(15) Ilekroć w jakimkolwiek piśmie lub sprawozdaniu ma miejsce odniesienie, należy zawsze podać jego datę.
(16) Gdy rezolucja została przyjęta jako rezolucja specjalna lub ze specjalnym upomnieniem, należy wspomnieć o protokole z tego faktu.
(17) Nie będzie nadpisywania ani zakresu korekty. Jeżeli przypadkowo to się zdarzy, sekretarka musi wprowadzić inicjały.
Okaz 1:
Protokół z posiedzenia Rady Dyrektorów Spółki.
Formularz akapitu:
Przygotowano protokół w odniesieniu do wzoru poniżej:
Wzór zawiadomienia dla każdego posiedzenia Rady spółki.
XYZ Co. Ltd
Reg. Poza___________
3 kwietnia 1988 r
_______________
(Dyrektor)
Szanowny Panie,
Posiedzenie Rady Dyrektorów Spółki odbędzie się w sobotę, 10.4.88 o godzinie 14.00 w siedzibie Spółki w celu przeprowadzenia transakcji.
Jesteś proszony o obecność.
Z poważaniem,
________________
Sekretarz
Program:
(1) Potwierdzenie protokołu z ostatniego posiedzenia.
(2) Mianowanie menedżera personelu.
(3) Określenie strategii marketingowej dla nowego produktu.
(4) Zatwierdzenie przeniesienia akcji zgodnie z wnioskami otrzymanymi i które mają być przedstawione przez Sekretarza.
(5) Ustalenie terminu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia w celu zmiany klauzuli 31 Statutu Spółki.
(6) Rozważenie oferty otrzymanej od firmy ABC Co. na budowę hangaru na terenie fabryki. Sri A, dyrektor tej firmy, jest partnerem firmy ABC Co.
(7) Wszelkie inne sprawy za zgodą przewodniczącego.
Wyjaśnienie:
Z powyższego wzoru należy zauważyć, że porządek objął różne odmiany przedmiotów zwykle omawiane na posiedzeniu zarządu. Pozycje dotyczą ogólnych spraw biznesowych, a także formalności prawnych. A, który jest dyrektorem Spółki, jest partnerem firmy ABC SA
Nie bierze udziału, gdy pozycja nr 6 będzie przedmiotem dyskusji, ponieważ jest zainteresowany umową. Pozostali dyrektorzy, bez względu na ich liczbę, dokonają kworum.
Sek. 299, 300 ustawy o spółkach przewiduje, że każdy dyrektor, który jest zainteresowany umową, ujawni ją na czas, a fakt ten zostanie wymieniony w porządku obrad.
Minuty:
Protokół z posiedzenia Zarządu Spółki w piątek 10.4.88 o godzinie 14.00 w siedzibie Spółki.
1. Przewodniczący
Sri A przejął przewodnictwo
2. Potwierdzenie protokołu
Protokół z ostatniego posiedzenia, które odbyło się w dniu 8.2.88, został odczytany i potwierdzony.
3. Mianowanie menadżera kadr :
Postanowiono, że "ze względu na wzrost liczby pracowników i nawiązania lepszych stosunków pracy, wyznaczony przez Spółkę wykwalifikowany Menadżer Personalny w skali wynagrodzenia Rs. 1200, 00 do Rs. 2000, 00 miesięcznie ze wszystkimi udogodnieniami Provident Fund i Gratuity zgodnie z zasadami świadczenia usług obowiązującymi w Spółce ".
Sekretarz został poproszony o opublikowanie reklamy w Mężu stanu w najwcześniejszym terminie, zapraszając aplikacje.
4. Strategia marketingowa :
Postanowiono ", że aby uniknąć konkurencji ze strony innych utrwalonych obaw, strategia, której będzie przestrzegać firma, będzie polegać na eksploracji rynków wiejskich poprzez lokalnych sprzedawców detalicznych".
5. Zatwierdzenie przeniesienia akcji:
Sekretarz przedstawił wniosek od Sri S, który zakupił 50 udziałów w spółce przekazanej przez Sri R, obecnego posiadacza, z prośbą o zatwierdzenie przeniesienia.
Postanowiono ", że wniosek złożony przez Sri S o przeniesienie 50 udziałów Nr 131 do 180 vide Certificate Share nr 25 posiadany przez Sri R zostanie zatwierdzony."
Sekretarz został poproszony o zrobienie tego, co konieczne.
6. Ustalenie terminu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia :
Dzień przeprowadzenia nadzwyczajnego walnego zgromadzenia w celu zmiany art. 31 Statutu Spółki w celu zapraszania publicznych depozytów zgodnie z ostatnią polityką unijnego Ministerstwa Prawa i Spraw Firmowych został ustalony na 25 czerwca 1988 r.
Sekretarz został poproszony o zrobienie tego, co konieczne.
Sri C odnotował niezgodę na pomysł zapraszania publicznych depozytów.
7. Rozpatrzenie oferty:
Sprawa została odroczona do czasu zatwierdzenia Planu dotyczącego proponowanej budowy.
8. Głosowanie za podziękowania :
Nie ma innej sprawy, spotkanie zakończyło się podziękowaniem przewodniczącemu.
Formie tabelarycznej:
Minuty:
Protokół z posiedzenia Zarządu Spółki w piątek 10.4.88 o godzinie 14.00 w siedzibie Spółki.
1. Przewodniczący :
Sri A przejął przewodnictwo.
2. Potwierdzenie protokołu :
Protokół z ostatniego posiedzenia, które odbyło się w dniu 8.2.88, został odczytany i potwierdzony.
3. Mianowanie menadżera kadr :
Postanowiono, że "ze względu na wzrost liczby pracowników i nawiązania lepszych stosunków pracy, wyznaczony przez Spółkę wykwalifikowany Menadżer Personalny w skali wynagrodzenia Rs. 1200, 00 do Rs. 2000, 00 miesięcznie ze wszystkimi udogodnieniami Provident Fund i Gratuity, jak zezwala na to Regulamin Serwisu Spółki. "
Sekretarz został poproszony o opublikowanie ogłoszenia w stanie Statesman w terminie wcześniejszym, zapraszającym zgłoszenia.
4. Strategia marketingowa:
Postanowiono "że w celu uniknięcia konkurencji Strategia z innych ustalonych obaw strategia, której będzie przestrzegać firma, będzie eksploracją rynków wiejskich poprzez lokalnych sprzedawców detalicznych".
5. Zatwierdzenie przeniesienia akcji:
Sekretarz przedstawił wniosek od Sri S, który zakupił 50 udziałów w Spółce przekazanych przez Sri R, obecnego posiadacza, z prośbą o zatwierdzenie przeniesienia. Postanowiono, że "wniosek złożony przez Sri S o przeniesienie 50 udziałów Nr 131 do 180 na Share Share No. 25, posiadany przez Sri R, zostanie zatwierdzony".
Sekretarz został poproszony o zrobienie tego, co konieczne.
6. Ustalenie daty Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia:
Dzień przeprowadzenia nadzwyczajnego walnego zgromadzenia w celu zmiany art. 31 Statutu Spółki w celu zaproszenia depozytu publicznego zgodnie z ostatnią polityką Ministerstwa Prawa i Spraw Związkowych Unii został ustalony na 25 czerwca 1988 r. .
Sekretarz został poproszony o zrobienie tego, co konieczne.
Sri C odnotował niezgodę na pomysł zapraszania publicznych depozytów.
7. Rozpatrzenie oferty:
Sprawa została odroczona do czasu zatwierdzenia Planu dotyczącego proponowanej budowy.
8. Głosowanie za podziękowania:
Nie ma innej sprawy, spotkanie zakończyło się podziękowaniem przewodniczącemu.
[Wzory głosowania oraz nazwiska wnioskodawców i drukarzy nie zostały zarejestrowane.]
