Uwagi do studium na temat pakietu Office: definicja, funkcje i typy

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej o pakiecie Office. Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się o: 1. Definicji biura 2. Cechach biura 3. Rodzaje.

Definicja pakietu Office:

Słowo "urząd", według słowników, ma podwójne znaczenie:

(a) Urząd oznacza stanowisko lub stanowisko odpowiedzialności. Osoba może posiadać urząd zysku, co oznacza, że jest zatrudniony na stanowisku, za które otrzymuje wynagrodzenie.

(b) Urząd oznacza miejsce, w którym prowadzony jest określony rodzaj działalności lub świadczona jest usługa.

W pierwszym znaczeniu sekretarka zajmuje urząd, a w drugim sekretarz potrzebuje miejsca, w którym może wykonywać swoje funkcje. Interesuje nas biuro w drugim sensie. Nie wystarczy zdefiniowanie biura jako "miejsca, w którym określony rodzaj działalności jest zawierany lub świadczona jest usługa".

W rzeczywistości biuro oznacza miejsce, w którym koordynowane są działania organizacji. Jest to siedziba administracji i centrum komunikacji.

Według Hall, "urząd opisuje każde miejsce przeznaczone do pracy o charakterze duchownym, bez względu na nazwę, którą można nazwać". Powszechnie uważa się, że biuro to miejsce, w którym odbywają się prace biurowe. Każda organizacja, zarówno handlowa, jak i niehandlowa, potrzebuje pracy biurowej i potrzebuje biura.

W Anglii ustawa o biurach, sklepach i lokalach kolejowych z 1963 r. Definiuje biuro jako "budynek lub część budynku, którego wyłącznym lub głównym użytkowaniem jest biuro lub biuro". Denyer opisuje cele biurowe jako "cele administracji, pracę biurową, obsługę pieniędzy, telefon i telegraf.

Podano rozszerzoną definicję pracy urzędniczej, która obejmuje księgowość, sortowanie dokumentów, segregowanie, pisanie na maszynie, duplikowanie, obliczanie maszyn, rysowanie i redakcyjne przygotowanie spraw do publikacji ". Opis jest wyczerpujący, wnosząc do niego różne czynności wykonywane w biurze.

Funkcje pakietu Office:

Z definicji rozumie się, że:

(a) Biuro to miejsce,

(b) Przeprowadzane są tam różne działania i

Jest oczywiste, że będą ludzie, którzy będą wykonywać te czynności, a sekretarz jest ich szefem.

Biuro jest opisane jako organizacja i ma wszystkie cechy organizacji. Biuro może zajmować się obrotem lub niehandlowym. Może mieć duży lub mały rozmiar.

Rodzaje pakietu Office:

Wspólnymi cechami wszystkich typów biur są:

(1) Lokalizacja:

Biuro musi mieć określoną i odpowiednią lokalizację. Przed wybraniem lokalizacji biura wybrane są różne czynniki.

(2) Powierzchnia lub zakwaterowanie:

Biuro potrzebuje miejsca lub miejsca, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności. Zakwaterowanie ma bliskie połączenie z układem.

(3) Rozplanowanie:

Oznacza to planowanie optymalnego wykorzystania przestrzeni, aby można było utrzymać przepływ pracy i uzyskać maksymalną wydajność pracy.

(4) Warunki pracy:

Warunki pracy muszą być odpowiednie do wydajnej pracy. Warunki pracy oznaczają właściwe oświetlenie, wentylację, warunki sanitarne itp.

(5) Wyposażenie:

Do prac biurowych niezbędne są różnego rodzaju urządzenia. Należą do nich meble, maszyny, urządzenia, artykuły papiernicze itp. Różne typy urządzeń są niezbędne do różnych rodzajów pracy.

(6) Metody:

Każdy rodzaj działalności ma swoją własną procedurę lub prawidłową metodę działania. Przepływ pracy będzie utrudniony, jeśli nie zostanie zastosowana właściwa metoda. Jest to bardziej prawdziwe, gdy dokonuje się rozliczenia lub używa się maszyny itp.

(7) Personel:

Biuro musi mieć dobrze wyselekcjonowany, sprawny i przeszkolony personel lub personel, który będzie wykonywał te czynności. Biuro ze wszystkimi jego dobrymi cechami będzie nieskuteczne, jeśli nie będzie potrzebnych odpowiedniego personelu, zarówno wykwalifikowanego, jak i niewykwalifikowanego.

(8) Departament:

W biurze są różne rodzaje działań. Wszystkich działań nie mogą wykonywać te same osoby. Działania muszą być pogrupowane funkcjonalnie w departamenty. Liczba działów zależy od wielkości i charakteru pracy biura.

(9) Organizacja:

Samo biuro musi być zorganizowane z odpowiednim personelem, posiadającym formalne relacje między nimi oraz z kompetentnym przełożonym lub szefem. Praca biurowa i biurowa muszą być badane ze wszystkich różnych aspektów opisanych powyżej. Wiele zależy od sekretarza organizacji, który jest dyrektorem naczelnym.