Listy kolekcji: Wskazówki dotyczące pisania listów kolekcji (z przykładami)

Listy kolekcji: Wskazówki dotyczące pisania listów kolekcji (z przykładami)!

Listy kolekcji są zapisywane, gdy musisz odzyskać / pobrać należności od klienta, za towary lub usługi podane na kredyt. Jeśli klient nie zapłacił w terminie, konieczne jest przypomnienie mu. Jest to delikatna sytuacja, ponieważ z jednej strony chcesz utrzymać relacje biznesowe, az drugiej - pieniądze na czas.

Dlatego takt języka jest konieczny, aby przekonać klienta (który sam może być w trudnej sytuacji finansowej), aby i tak spłacić swoje należności. W niektórych przypadkach jest to rzeczywistość biznesowa, że również musisz akceptować płatności częściowe.

Wskazówki dotyczące pisania listów kolekcji:

1. Takt i ograniczenie:

Przypominanie komuś, że nie dotrzymał zobowiązania finansowego, jest delikatną sprawą.

Dlatego musisz używać języka taktu i powściągliwości. Ponadto musisz podać dwie okoliczności: płatność została już wysłana / odebrana, ale nie w ramach twojej wiedzy lub że towary / usługi są niezadowalające.

Kupujący może mieć trudności z uzyskaniem wartości z twoich zapasów. W tym samym czasie niektórzy klienci są zwykle spóźnieni lub zaniedbani. W związku z tym każdy przypadek będzie musiał być podjęty merytorycznie.

2. Grzeczny ton:

Dobry biznesmen ma na uwadze jego przyszły biznes i używa grzecznego języka w liście do zbierania. Unika ranienia czytelnika. Nawet jeśli jest to ostatni list polecający zagrażający działaniom prawnym, dobry biznes wymaga uprzejmości i używania słów takich jak "z żalem".

3. Pokaż zrozumienie problemów klienta:

Jeśli klient sam znajduje się w trudnej sytuacji finansowej, nie ma gotówki i nie był w stanie zrealizować gotówki z towarów, może mieć dobre powody, by nie płacić lub nie być w stanie zapłacić. Będąc kolekcjonerem należności, być może będziesz musiał w pewnym stopniu zaangażować się w jego problemy i znaleźć wspólne rozwiązanie, aby uzyskać wartość dla swoich towarów. Ta wrażliwość musi być przedstawiona w liście i ogólnym podejściu do kolekcji.

4. Postępujące kroki podczas pisania serii listów kolekcji:

Może się zdarzyć, że jedno wezwanie do odebrania nie wystarczy, aby uzyskać należne składki. Klient może świadomie lub w inny sposób nie wywiązać się z płatności.

Etapy pisania listów kolekcji w serii to:

(i) Formalne przypomnienie, zakładając, że zapłaci, w łagodnym tonie.

(ii) Mocniejsze i przekonujące przypomnienie, podkreślające konieczność zapłaty tu i teraz.

(iii) pismo "Last resort", które stwierdza, że klient musi zapłacić, w przeciwnym razie nastąpi postępowanie sądowe

Listy kolekcji First Stage:

Na tym etapie list jest formalny. Można użyć nawet drukowanej litery formularza. Zakłada się, że klient po prostu zapomniał zapłacić i od razu zareaguje na wezwanie.

Przydatne przystawki do pierwszych liter kolekcji:

(i) Zauważyliśmy, że twoje konto, które miało zostać zapłacone w dniu ... 1s zaległe w naszych książkach.

(ii) Musimy zwrócić uwagę na naszą fakturę nr. dla Rs ...

(iii) Musimy przypomnieć, że nie otrzymaliśmy jeszcze salda wykazanego na twoje imię w naszym oświadczeniu z dnia ... w wysokości Rs. który jest teraz ponad miesiąc opóźniony.

Closers:

(i) Mamy nadzieję, że uregulujesz rachunek w zamian.

(ii) Z niecierpliwością oczekujemy na Państwa przekaz w ciągu kilku następnych dni.

(iii) W przypadku wysłania płatności w międzyczasie, możesz zignorować to powiadomienie.

Formalne przypomnienie:

Dowód perswazyjny / firma:

Jeśli pierwszy list odbierający nie przynosi płatności po należytym oczekiwaniu, druga litera jest wysyłana w ciągu około 15-20 dni. W tym liście język jest mocniejszy, ale ton jest nadal uprzejmy. Nie należy drażnić klienta, ale raczej dążyć do jego współpracy.

Niektóre przystawki:

(i) Z naszych danych wynika, że nasze przypomnienie dla ciebie o zapłatę, nasza faktura z datą ... jest do tej pory niezalecana.

(ii) Odnosimy się do naszego listu datowanego ... z prośbą o uregulowanie należności.

(iii) Musimy jeszcze raz przypomnieć ci o twoich opłatach pod naszą fakturą nr ... Datowane ... dla Rs ..., dla których nasze pierwsze przypomnienie datowane ..., wydaje się być bez odpowiedzi przez ciebie.

Closers:

(i) Nalegamy, abyś raz jeszcze potraktował tę sprawę priorytetowo i uregulował należności jednocześnie.

(ii) Mamy szczerą nadzieję, że tym razem podejmiesz poważną uwagę i natychmiast usuniesz je.

(iii) Ufamy, że zadziwi cię to pilnością sprawy i że będziesz działać natychmiast.

Wzór listu kolekcji etap II

Last Resort Letter / Final Collection Letter:

Jeśli nie ma odpowiedzi na wcześniejsze listy kolekcji, ostateczny list odbierający jest wysyłany zgodnie z poniższym planem:

(a) Zapisz dotychczasowe wysiłki zmierzające do zebrania.

(b) Oferować jeszcze jedną szansę na zapłatę.

(d) Ustal termin płatności.

Niektóre przystawki:

(i) Napisaliśmy do Ciebie w dniu ... i ponownie w dniu ... w celu odzyskania należności lub naliczenia należności, na fakturze nr .... Datowane ..., wciąż nie otrzymujesz od ciebie żadnej akcji

(ii) Musimy powiedzieć, że nasze wcześniejsze prośby datowane ... i ... Za uregulowanie naszego rachunku datowane ... na ... pozostań niezmienione przez ciebie

(iii) Z zaskoczeniem i rozczarowaniem odnotowujemy, że nie otrzymaliśmy odpowiedzi na nasze dwa kolejne pisma dotyczące nadpłaty od Państwa w związku z naszym rachunkiem z dnia ....

Closers:

(i) Teraz, dopóki nie otrzymamy naszych należności do ... nie będziemy mieli innego wyjścia, jak tylko przekazać sprawę w ręce naszych prawników.

(ii) Traktuj to jako naszą ostatnią prośbę o płatność w tej sprawie, zanim skorzystamy z prawa. Ale wciąż mamy nadzieję, że zadziałasz w ciągu dwóch tygodni i spłacisz należności.

(iii) Wciąż mamy nadzieję, że przeniesiesz się do ... i zaoszczędzisz sobie znacznych kosztów i niedogodności związanych z postępowaniem sądowym.

Próbka Ostatni list rekordu / końcowe listy kolekcji