Efektywna komunikacja biznesowa: zasady, 7C i zalety

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej o skutecznej komunikacji. Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się o: 1. Zasadach skutecznej komunikacji biznesowej 2. Siedmiu C w skutecznej komunikacji 3. Korzyściach z efektywnej komunikacji.

Zasady skutecznej komunikacji biznesowej:

Komunikacja biznesowa to dynamiczny i złożony proces.

Aby uczynić ten proces skutecznym i osiągnąć cele biznesowe, powinniśmy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

A. Poglądy Chestera I. Barnarda:

Według Chestera I. Barnarda, komunikacja biznesowa, aby była skuteczna, musi mieć przesłanie, które jest:

ja. Zrozumiałe dla odbiorcy;

ii. Zgodny z interesami zainteresowanych osób;

iii. Odpowiednie do celów organizacji; i

iv. Fizycznie i psychicznie wykonalne.

B. Dziesięć przykazań American Management Association:

American Management Association określiło następujące dziesięć zasadniczych elementów skutecznej komunikacji biznesowej:

ja. Stwórz jasny obraz informacji przed komunikacją;

ii. Ustal cel, cel lub cel komunikacji;

iii. Twórz fizyczne i psychiczne środowisko komunikacji;

iv. Stwórz plan komunikacji poprzez konsultacje;

v. Wybierz właściwie przedmiot komunikacji;

vi. Niech odbiorca zrozumie wartość wiadomości;

vii. Kontynuacja komunikacji;

viii. Mają jasne pojęcie o znaczeniu komunikacji;

IX. Działaj zgodnie z komunikacją;

x. Słuchaj poprawnie.

C. Ogólne zasady skutecznej komunikacji biznesowej:

Ogólne zasady skutecznej komunikacji biznesowej można przedstawić w następujący sposób:

1. Klarowność:

Proces komunikacji, aby służyć temu celowi, musi zapewniać jasność komunikacji. Komunikat biznesowy ma jasność, gdy wyraża się go w języku i przekazuje w sposób zrozumiały dla odbiorcy.

Podstawowym celem komunikacji jest połączenie dwóch umysłów, a to może być możliwe tylko wtedy, gdy to, co nadawca rozumie, jest rozumiane przez odbiorcę w ten sam sposób. Komunikacja powinna być jasna i prosta w łatwym do zrozumienia języku.

2. Adekwatność:

Celem komunikacji jest zapewnienie optymalnego przepływu informacji. Powinno wystarczyć do pokrycia pola. Proces komunikacji musi zapewniać, że wszystkie komunikaty, które są potrzebne poszczególnym osobom w organizacji w związku ze skutecznym wypełnianiem ich obowiązków służbowych, muszą należeć do nich, a ponadto, że ten przepływ w odniesieniu do różnych rodzajów wiadomości musi być odpowiednie.

3. Uwaga:

Otrzymany komunikat powinien być właściwie zrozumiany w sensie i treści z pełną uwagą. Pomimo klarowności wyrazu, dobrze skomponowana wiadomość może wydawać się bardzo trudna i jako taka może nie być zrozumiana z powodu naszej bezstronnej uwagi.

Zatem pełna koncentracja i koncentracja odbiorcy na słuchaniu lub czytaniu wiadomości powinna być uważana za bardzo istotną dla właściwego zrozumienia przekazanej wiadomości. Jeśli wiadomość zostanie należycie rozpoznana i zrozumiana przez odbiorców, komunikator poczuje się bardzo zachęcany w swoich wysiłkach.

4. Czas:

Na użyteczność każdej wiadomości do odbiorcy znacząco wpływa jej aktualność. Proces komunikacji powinien zatem nie tylko zapewniać, że wiadomość dociera do odbiorcy, ale także, że dociera do niego, gdy tego wymaga. Możliwe, że dana osoba może potrzebować trochę czasu na skompilowanie informacji o zróżnicowanej i złożonej treści.

Odpowiedni okres czasu powinien być dopuszczalny w celu uwzględnienia wymogu dotyczącego pilności i czasu.

5. Uczciwość:

Zasada ta wymaga, aby komunikacja biznesowa wspierała strukturę organizacyjną i cele. Komunikacja jest środkiem i narzędziem do zapewnienia i utrzymania współpracy pomiędzy przełożonymi i podwładnymi potrzebnymi do realizacji celów przedsiębiorstwa.

W tym celu szczególną uwagę należy zwrócić również na pozycję podległych menedżerów, którzy są centrami komunikacji. Powinni mieć wsparcie i zachętę do korzystania ze swoich stanowisk i statusu. Najlepsi menedżerowie często zapominają o tym i komunikują wiadomości, przekazując te podległe kierownictwo, starając się skontaktować bezpośrednio z pracownikami, dla których komunikacja jest przeznaczona.

Ta procedura nie może być do gustu podległych menedżerów zajmujących ważne stanowiska o określonym statusie. Dlatego komunikacja od góry do dołu powinna przebiegać przez każdy etap autorytetu linii.

6. Strategiczne wykorzystanie nieformalnej organizacji:

Nieformalna organizacja wywodzi się z potrzeby przekazywania informacji. Jest kontynuowane za zgodą lub bez zgody kierowników i może mieć konstruktywne lub destrukcyjne skutki. Tak więc obowiązkiem menedżera powinno być konstruktywne wykorzystywanie go jako środka komunikacji.

Gdy nieformalna organizacja rośnie spontanicznie, nie zaleca się jej podporządkowania ani wytępienia. Nie należy go również lekceważyć, ale należy go wykorzystywać do przekazywania i odbierania komunikacji w celu uzupełnienia formalnej organizacji.

Zapewni to odpowiednią koordynację i przedsiębiorcze wysiłki. Co więcej, przesłanie, które formalnie płynie między przełożonym a podwładnym, może wydawać się nieadekwatne i niewiarygodne w radzeniu sobie z nimi sprawnie z właściwym zrozumieniem. W takiej sytuacji strategiczne wykorzystanie nieformalnej organizacji sprzyja procesowi komunikacji.

7. Równowaga między zdolnościami adaptacyjnymi a uniformizacją:

Sprawne funkcjonowanie organizacji zależy częściowo od jednolitości. Jednak zdolności adaptacyjne powinny być stosowane, gdy zaangażowane są różne sytuacje i osoby. Zamówienia i raporty mogą być przekazywane za pośrednictwem systemów, które zapewniają możliwość dostosowania do konkretnych sytuacji.

8. Odsetki i akceptacja:

Celem komunikacji biznesowej jest uzyskanie pozytywnej odpowiedzi. Osoba przekazana powinna być zainteresowana wiadomością i zaakceptować ją. Komunikacja w dół jest bardziej efektywna, jeśli morale jest dobre, a komunikacja w górę przenosi się, gdy przełożony jest dobrym słuchaczem.

Stosując zasady komunikacji, należy pamiętać, że rzadko można je egzekwować. Należy zatem wypróbować dobrowolną akceptację tych zasad przez wszystkich członków organizacji.

9. Uprzejmość:

Uprzejmość należy zachować za wszelką cenę w każdej komunikacji. W komunikacji biznesowej szczególnie uprzejmość jest oznaką dobrej organizacji. Używanie uprzejmego języka, przeprosiny za pomyłkę, wdzięczność za przysługę, bezzwłoczne odpowiadanie na pytania itp. To tylko niektóre przykłady uprzejmości w komunikacji biznesowej.

10. Zwięzłość:

Komunikacja biznesowa, aby była skuteczna, powinna być zwięzła. Należy jedynie podać niezbędne fakty, unikając powtórzeń.

11. Kanał:

Korzystanie z kanału bezpośredniego i najkrótszego oszczędza przedmiotu komunikacji przed zniekształceniem. Należy zachować ostrożność w tym zakresie.

12. Informacja zwrotna:

Komunikacja jest zakończona po otrzymaniu informacji zwrotnej od odbiorcy. Ostateczny cel komunikacji jest spełniony dzięki tej zasadzie.

13. Dwukierunkowa komunikacja:

Komunikacja jednokierunkowa nie jest pożądana. Nie może spełnić celu komunikacji biznesowej. Zarówno nadawca, jak i odbiorca powinni komunikować się ze sobą. Pomaga proces opinii.

Siedem Cs w skutecznej komunikacji :

Skuteczna komunikacja wymaga następujących siedmiu C:

1. Kompletność:

Pierwszym kryterium skutecznej komunikacji jest jej kompletność. Przesłanie lub kontekst komunikatu powinien zawierać wszystkie fakty niezbędne do prawidłowej reakcji odbiorcy. Kompletny komunikat wyjaśnia wszystkie możliwe pytania i pomaga podjąć właściwą decyzję.

2. Zwięzłość:

Tematyka komunikatu powinna być krótka i krótka. W komunikacie nie ma potrzeby dokonywania niepotrzebnych opracowań. Słowa użyte w komunikacie powinny być odpowiednie, a wyrażenie powinno być precyzyjne. Należy unikać powtarzania. Zwięzła wiadomość oszczędza czas zarówno nadawcy, jak i odbiorcy.

3. Rozważanie:

Nawiązując komunikację, nadawca powinien wziąć pod uwagę tło społeczne i kulturowe, wykształcenie, wiek, emocje itp. Odbiorcy i zmodyfikować język, odpowiednio zmienić podejście i podejście.

4. Konkretność:

Konkretna komunikacja odnosi się do wymiany konkretnych, określonych i dokładnych informacji, a nie informacji niejasnych i ogólnych. Jest przekonujący i akceptowalny dla odbiorcy, ponieważ nie ma w nim dwuznaczności.

5. Dzięki uprzejmości:

W skutecznej komunikacji powinno być obecne uprzejme podejście. Nadawca wiadomości powinien być czujny w odniesieniu do godności, szacunku i honoru odbiorcy. Należy zachować ostrożność, aby komunikacja nie zaszkodziła, nie uszkodziła, nie umniejszyła ani nie drażniła odbiornika w jakikolwiek sposób. Nadawca będzie również szanowany z kolei jako honor rodzi honor.

6. Klarowność:

Klarowność musi być utrzymana w komunikacji. Idea zawarta w komunikacie powinna być jasno wyrażona. Nie pozostanie zamieszanie w odniesieniu do znaczenia wiadomości. Nadawca i odbiorca wiadomości zrozumie to identycznie.

7. Poprawność:

Skuteczna komunikacja powinna być poprawna w pisowni, konstrukcji zdania i używania języka. Należy unikać błędów gramatycznych. Słownik, skomputeryzowany moduł sprawdzania pisowni itp. Może zostać użyty do usunięcia błędu komunikatu. Konieczna jest zmiana tekstu, aby uniknąć niedbałego pominięcia. Prawidłowy komunikat tworzy dobry wpływ na odbiorcę i zwiększa prestiż nadawcy.

Korzyści z efektywnej komunikacji:

Komunikacja jest procesem wymiany informacji, faktów, pomysłów, myśli, opinii pomiędzy dwiema lub więcej osobami lub grupą osób. Kiedy komunikacja jest jasna, kompletna, zwięzła, prawidłowa iw pełni zrozumiała dla odbiorcy, znana jest jako "Skuteczna - komunikacja". Jeżeli komunikat jest niejasny, niekompletny, niepoprawny i trudny do zrozumienia, można go określić jako "Nieskuteczną komunikację".

Nieskuteczna komunikacja nie przynosi dobrych wyników; wręcz przeciwnie, jest to podstawa nieporozumień, nieufności, niechęci, konfliktów i chaosu. W organizacji biznesowej skuteczna komunikacja ma ogromne znaczenie, ponieważ pomaga w podejmowaniu decyzji, przyspiesza przepływ pracy, zwiększa produktywność, wzmacnia relacje biznesowe, zwiększa zadowolenie klientów i rozwiązuje wiele innych problemów.

Korzyści z efektywnej komunikacji biznesowej to:

1. Pomaga w podejmowaniu decyzji:

Decyzja, aby była poprawna i właściwa, musi opierać się na adekwatnych i poprawnych informacjach, które mogą łączyć tylko skuteczna komunikacja.

2. Przyspiesza przepływ pracy:

Przepływ pracy nie jest utrudniony, jeśli zamówienia, instrukcje, sugestie itp. Są przekazywane prawidłowo i we właściwym czasie.

3. Zwiększa produktywność:

Skuteczna komunikacja pozwala zespołowi pracowników skoncentrować się na swoich zadaniach, usuwając zamieszanie z ich umysłów. Zwiększa ich zdolność, wydajność i jakość wykonania, co ostatecznie prowadzi do wyższej wydajności.

4. Poprawia satysfakcję z pracy:

Skuteczna komunikacja między pracownikami i przełożonym w miejscu pracy może zwiększyć zadowolenie z pracy na obu końcach. Pracownicy uważają, że są niezbędni dla organizacji, a z drugiej strony, nadzorca jest również zadowolony, że jego zamówienia są realizowane przez pracowników.

Kiedy pracownicy wiedzą dokładnie, co robić, kiedy i jak wynagradzać ich wydajność, mogą efektywnie wykonywać swoje zadania. Pozostają zadowoleni i lojalni wobec swojej wyższej władzy.

5. Oszczędza czas i pieniądze:

Jeśli komunikacja nie zostanie właściwie zrozumiana, potrzebna będzie dalsza rozmowa, aby uzyskać jasność związaną z dodatkowym czasem i pieniędzmi. Skuteczna komunikacja oszczędza czas i pieniądze, uniemożliwiając wielokrotną komunikację. Wybór odpowiednich środków komunikacji spośród różnych metod (np. Telefon, telefon komórkowy, e-mail, faks, list, rozmowa twarzą w twarz, itp.) Zgodnie z wymogami może zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze.

6. Poprawia aktywność promocyjną:

Towary i usługi są przekazywane do wiadomości konsumentów poprzez działania komunikacyjne i promocyjne (np. Reklama, wykorzystanie różnych mediów itp.), Dzięki którym stają się przez to skuteczne.

7. Sprawia, że ​​relacje biznesowe są silne:

Owocna komunikacja z osobami i organizacjami zewnętrznymi (np. Z wierzycielami, bankami, firmami ubezpieczeniowymi, osobami zarządzającymi biznesem itp.) Zapewnia zdrowe relacje z wszystkimi zainteresowanymi.

8. Poprawia profesjonalny obraz:

Sposób, w jaki organizacja komunikuje się rzuca na wrażenie jej skuteczności w komunikacji. Dobra komunikacja oznacza dobrą i profesjonalnie wydajną organizację.

9. Zwiększa zadowolenie klientów:

Zadowolenie klientów jest istotnym aspektem dla organizacji biznesowej. Istnienie i rozwój firmy w dużej mierze zależy od tego. Skuteczna komunikacja jest niezbędna dla osiągnięcia zaufania klientów. Zawiera wyjaśnienia wszystkich zapytań (dotyczących produktów, usług, dostępności, cen, jakości, różnorodności itp.) Klientów i sprawia, że ​​są zadowoleni i zadowoleni.

10. Rozwiązuje różne problemy:

Niezliczone problemy (np. Plotki, plotki, konflikty, nieufność wśród pracowników, menedżerów itp.) Pojawiają się w organizacji biznesowej z powodu słabej komunikacji lub braku komunikacji. Skuteczna komunikacja może łatwo rozwiązać problemy. Ustanawia powiązanie między menedżerami i pracownikami. Relacja między nimi zostaje złagodzona, a różne problemy i skargi zostają usunięte.