Funkcje zarządzania: Top 6 funkcji
Ten artykuł rzuca światło na sześć ważnych funkcji zarządzania. Funkcje są następujące: 1. Planowanie 2. Personel 3. Koordynacja 4. Organizacja 5. Kierunek 6. Kontrola.
Funkcje zarządzania:
Funkcja # 1. Planowanie:
Planowanie pomaga określić sposób działania, który należy przyjąć w celu osiągnięcia różnych celów organizacyjnych. Jest to decyzja z góry, tzn. Co robić, kiedy należy robić, jak to robić i kto wykona określoną pracę. Planowanie to proces, który obejmuje "myślenie przed wykonaniem".
Planowanie wiąże się ze stanem psychicznym menedżera. Myśli przed podjęciem pracy. Inne funkcje zarządzania, takie jak organizowanie, kierowanie personelem, koordynowanie i kontrolowanie są również podejmowane po zakończeniu funkcji planowania.
Według Terry'ego "Planowanie polega na doborze faktów, a także na wykorzystaniu założeń dotyczących przyszłości w wizualizacji i sformułowaniu proponowanych działań, które uważane są za niezbędne do osiągnięcia pożądanych rezultatów".
Planowanie to proces patrzenia w przyszłość. Głównym celem planowania jest osiągnięcie lepszych rezultatów. Obejmuje decyzję dotyczącą celów organizacyjnych i rozwoju polityk, procedur, programów, budżetów i strategii. Planowanie to ciągły proces, który działa na wszystkich poziomach zarządzania.
Szczegółowe planowanie jest wykonywane na początku, ale rzeczywista wydajność jest sprawdzana, a odpowiednie zmiany są uwzględniane w planach po wykonaniu faktycznego wykonania. Plany mogą być wielu rodzajów, takich jak plany krótkiego zasięgu, plany średniego zasięgu, plany stałe, plany jednorazowego użytku, plany strategiczne, plany administracyjne i operacyjne.
Proces planowania obejmuje wiele kroków:
(i) Zbieranie informacji
(ii) Ustalanie celów,
(iii) Rozbudowa pomieszczeń
(iv) Badanie alternatywnych kierunków działań
(v) Ocena pracy
(vi) Przeglądanie imitacji systemu i
(vii) Wdrożenie planów osiągnięcia celów.
Funkcja # 2. Organizowanie:
Każde przedsiębiorstwo biznesowe wymaga usług wielu osób, aby dbać o jego różne aspekty. Kierownictwo decyduje, jakie cele ma osiągnąć siła robocza.
Energia każdego człowieka jest przekazywana w celu osiągnięcia celów przedsiębiorstwa. Funkcja organizowania polega na uporządkowaniu, koordynowaniu, kierowaniu i kontrolowaniu działań wszystkich czynników produkcji, tj. Ludzi, materiałów, maszyn i pieniędzy w celu osiągnięcia celów przedsiębiorstwa / jednostki.
Zdaniem Louisa A. Allena "proces identyfikacji i grupowania pracy do wykonania, definiowania i delegowania odpowiedzialności i autorytetu oraz nawiązywania relacji w celu umożliwienia ludziom efektywnej pracy razem w osiąganiu celów".
Proces organizacji obejmuje następujące kroki:
(i) Identyfikacja pracy, która ma zostać wykonana.
(ii) Zgrupowanie pracy o podobnym charakterze.
(iii) Aby przypisać te grupy działań lub pracy do osób.
(iv) Przekazywać władzę i ustalać odpowiedzialność na różnych poziomach.
(v) Koordynacja tych relacji między władzą a odpowiedzialnością różnych działań.
Charakter i rodzaj organizacji zależy od wielkości i charakteru przedsiębiorstwa. Chociaż istnieje wiele rodzajów organizacji, ale ogólnie trzy typy organizacji omówione wcześniej w podpozycji 8.2 są ogólnie stosowane.
W linii organizacji przepływy uprawnień pionowo u góry hierarchii do dołu. W ramach organizacji funkcjonalnej praca jest podzielona na różne działy. Każdy dział zajmuje się jednym rodzajem pracy i specjalizuje się tylko w jednej pracy.
Robotnik musi pracować pod wieloma zwierzchnikami, którzy mają specjalizację w różnych funkcjach. Linia i organizacja personelu zapewnia specjalistów z kierownictwem linii. Jest to połączenie linii i funkcjonalnej formy organizacji.
Funkcja # 3. Staffing:
Funkcja polega na rekrutacji na stanowiskach stworzonych przez proces organizacji. Jest powiązany z zasobami ludzkimi organizacji. Według Koontza i O 'Donnel, obsadzanie stanowiskami i wypełnianie stanowisk w strukturze organizacyjnej poprzez definiowanie siły roboczej, wymagań, ocenianie, selekcjonowanie, rekompensowanie i szkolenie.
Tak więc personel składa się z następujących elementów:
ja. Planowanie siły roboczej,
ii. Rekrutacja, selekcja i szkolenie siły roboczej;
iii. Umieszczenie siły roboczej w wymaganej pozycji,
iv. Rozwój, promocja, transfer i ocena siły roboczej i
v. Ustalanie wynagrodzenia pracowników i zachęt.
Każdy menedżer w organizacji musi wykonywać funkcje kadrowe w jednej lub w drugiej formie, aby wykonać zadania za pośrednictwem innych. Jest to jednak z pewnością trudna funkcja menedżerska, ponieważ dotyczy ludzi, których zachowania i działania nie mogą być przewidywane, i dlatego stała się odrębną i wyspecjalizowaną gałęzią zarządzania.
Funkcja nr 4. Kierunek:
Reżyseria zajmuje się realizacją pożądanych planów związanych z celami organizacji. Inicjuje zorganizowane i zaplanowane działania i zapewnia efektywne działanie podwładnym w celu realizacji działań grupowych. Kierunek nazywa się zarządzanie w akcji.
Po zaplanowaniu, zorganizowaniu i obsadzeniu, kierownik musi pokazać drogę i nadzorować swoich juniorów. Według Massiego, reżyseria dotyczy całościowego sposobu, w jaki menedżer wpływa na działania podwładnych. "Jest to ostatnie działanie menedżera, aby inni działali po zakończeniu wszystkich przygotowań.
Kierowanie jest funkcją ciągłą i jest wykonywane na wszystkich poziomach zarządzania. Główne działania związane z kierunkiem mogą być:
(i) Przywództwo :
Menedżer musi wydawać rozkazy, instrukcje i wskazówki oraz zapewniać swoim podwładnym profesjonalne doradztwo w celu poprawy wyników i osiągnięcia celów przedsiębiorstwa.
Przywództwo jest "procesem, w którym menedżer w wyobraźni kieruje i wpływa na pracę innych w wyborze i osiąganiu określonych celów poprzez pośredniczenie między jednostką a organizacją w taki sposób, aby uzyskać maksymalną satysfakcję.
Przywództwo to umiejętność wzbudzania zaufania i gorliwości wśród pracowników oraz wywoływania w nich pożądania, bycia poprowadzonym. Aby odnieść sukces jako lider, menedżer musi posiadać cechy przewidywania, motywacji, inicjatywy i pewności siebie. Różne sytuacje mogą wymagać różnych rodzajów przywództwa, tj. Przywództwa autokratycznego i przywództwa demokratycznego.
(ii) Komunikacja:
Komunikacja stanowi bardzo ważną funkcję zarządzania. Dziś jest uważany za najważniejszy problem zarządzania. Jest to ustalony fakt, że menedżerowie spędzają 85 do 95 procent swojego czasu pracy w komunikacji z innymi. Proces komunikowania się jest działaniem, w wyniku którego zachowanie podwładnego jest oceniane, modyfikowane, a zmiana jest dokonywana w ich działaniach, jeśli jest to wymagane.
Słowo komunikacja pochodzi od łacińskiego słowa "communis", które oznacza "wspólny". W ten sposób komunikacja oznacza dzielenie się wspólnymi ideami.
Istota komunikacji związana jest z odbiornikiem i nadawcą, aby umożliwić zrozumienie konkretnego komunikatu. Odnosi się do wymiany myśli, uczuć, emocji i wiedzy oraz informacji między dwiema lub więcej osobami. Nic się nie dzieje w zarządzaniu, dopóki komunikacja nie jest dozwolona.
Komunikacja jest procesem dwukierunkowym, ponieważ obejmuje zarówno informację, jak i zrozumienie. Komunikację uważa się za formalną, gdy podąża za formalnymi kanałami dostępnymi w strukturze organizacyjnej, jest to komunikacja nieformalna, gdy nie podąża za formalnymi kanałami. Komunikat obniża się od przełożonego do podwładnych i od podwładnych do przełożonych.
Komunikacja jest niezbędna na wszystkich szczeblach zarządzania do podejmowania decyzji i planowania. Zwiększa możliwości zarządzania i ułatwia kontrolę.
(iii) Motywacja:
Termin "motywacja" pochodzi od słowa "motyw", które oznacza wymóg lub emocje, które zachęcają jednostkę do działania. Motywacja jest psychologicznym procesem tworzenia popędu wśród podwładnych do pracy lub zachowania w pożądany sposób.
Jest to bardzo ważna funkcja zarządzania. Znaczenie motywacji można osiągnąć dzięki temu, że wydajność pracownika zależy od jego zdolności do pracy i stworzonej w nim motywacji.
Istnieje wiele strategii przyjmowanych przez menedżerów w celu zwiększenia motywacji podwładnych. W ten sposób menedżer musi zapewnić podwładnym osobistą zachętę do motywowania i przekonywania ich, aby włożyli jak najwięcej wysiłku w realizację celów przedsiębiorstwa.
Zachęty, które należy wprowadzić, mogą być finansowe, takie jak wzrost płac lub niefinansowe, takie jak lepsze warunki pracy, bezpieczeństwo zatrudnienia, uznanie itp.
(iv) Nadzór:
Nadzór jest kolejnym ważnym elementem kierowania funkcją zarządzania. Po wydaniu instrukcji menedżer musi sprawdzić, czy podane instrukcje są wykonywane. Superwizja odnosi się do zapewnienia maksymalnego wykorzystania zasobów wejściowych, do wykonania wymaganej i ukierunkowanej pracy oraz do poprawienia podwładnych za każdym razem, gdy postępują źle.
Chociaż nadzór jest prowadzony na wszystkich szczeblach zarządzania, główna odpowiedzialność za nadzór spoczywa na pierwszej linii zarządzania. Dobra organizacja organizacyjna, skuteczna delegacja, ludzkie podejście, skuteczne techniki komunikacji i zarządzanie sprawiają, że nadzór jest skuteczny.
Funkcja nr 5. Współorganizowanie:
Koordynacja jest uważana za najważniejszą funkcję zarządzania. Konieczne jest channelaryzowanie działań różnych osób w organizacji w celu osiągnięcia wspólnych celów. Kierownictwo musi dopilnować, aby prace różnych segmentów odbywały się zgodnie z wcześniej określonymi celami, a w razie jakichkolwiek odchyleń należy podjąć działania naprawcze.
Od wyznaczonych celów koordynacja tworzy ducha zespołu i pomaga w osiąganiu celów poprzez wspólne wysiłki. Można go nazwać uporządkowanym układem wysiłków grupy, aby zapewnić jedność działania w stosunku do celów wspólnych celów.
Koordynację można podzielić na dwie kategorie:
(i) Koordynacja pionowa i pozioma, oraz
(ii) Koordynacja wewnętrzna i zewnętrzna.
Koordynacja pionowa to koordynacja między różnymi poziomami zarządzania, natomiast termin koordynacja pozioma jest używany, gdy koordynacja musi zostać osiągnięta między działami o tym samym poziomie władzy i władzy Koordynacja jest wewnętrzna, gdy znajduje się pomiędzy różnymi sekcjami tego samego przedsiębiorstwa lub jednostki przemysłowej i zewnętrzne, gdy jest to wymagane z ludźmi lub ekspertami spoza organizacji do przedsiębiorstwa.
Koordynacja jest uważana za istotę zarządzania, ponieważ menedżer musi wykonywać wszystkie inne funkcje zarządzania, tj. Planowanie organizacji, obsadzanie stanowiskami, kierowanie i kontrolowanie.
Funkcja # 6. Sterowanie:
Kontrola może być uważana za "ustalenie, co jest osiągane, tj. Ocena wydajności, jeśli jest to konieczne, zastosowanie środków korygujących, tak aby wykonanie odbywało się zgodnie z planem
Kontrola jest niezbędna do osiągnięcia celów przedsiębiorstwa. Planowanie różnych działań nie zapewnia automatycznego wdrażania zasad. Kontrola jest procesem, który umożliwia kierownictwu wdrożenie polityk i podjęcie działań korygujących, jeśli wydajność jest niezgodna z wcześniej ustalonymi celami i standardami.
Planowanie jest początkiem procesu zarządzania, kontrolowanie może być uznane za ostatni etap techniki. Jeśli planowanie się spogląda w przyszłość, kontrolowanie patrzy wstecz. Kontrola nie jest możliwa bez planowania, a planowanie nie ma znaczenia bez kontroli, więc oba są blisko ze sobą powiązane.
Kontrola to funkcja na żywo, a kierownictwo na różnych szczeblach zarządzania stale ocenia wyniki swoich podwładnych. Główną funkcją kontroli jest sprawdzenie, czy wydajność jest w stanie osiągnąć pożądane rezultaty. System kontroli, aby był skuteczny, musi być zgodny z charakterem odchyleń w raportach z działalności, o ile w jakikolwiek sposób, odzwierciedlać strukturę organizacji, zapewniać działanie naprawcze i być ekonomiczny.
Proces kontroli obejmuje następujące kroki:
(i) Ustalanie lub ustalanie standardów wykonania.
(ii) Pomiar rzeczywistej wydajności przedsiębiorstwa.
(iii) Porównanie rzeczywistej wydajności ze standardowym zestawem.
(iv) Ustalenie ewentualnych odchyleń i
(v) Podejmowanie działań korygujących w razie potrzeby.
