Informacje: pozyskiwanie danych, transformacja danych i zarządzanie informacjami

Proces generowania informacji obejmuje szereg czynności. Ogólnie mówiąc, istnieją trzy podstawowe działania:

1. Pozyskiwanie danych,

2. Transformacja danych,

3. Zarządzanie informacjami.

1. Pozyskiwanie danych:

Dane (liczba mnoga odniesienia) to fakty wyrażane za pomocą symboli takich jak alfabety, cyfry, wykresy, diagramy, obrazy itp. Lub w dowolnej innej formie. Dane mogą opisywać zdarzenie lub może reprezentować status elementu środowiska.

Cokolwiek może być źródłem danych; może być początkowo zarejestrowany, a następnie zweryfikowany pod względem dokładności i autentyczności. Ta aktywność jest nazywana przechwytywaniem danych.

Dane mogą być przechwytywane poprzez wykrawanie za pomocą klawiatury lub skanowanie za pomocą urządzeń skanujących, fakty z dokumentów, na których zostały zarejestrowane. W przypadku, gdy dane są już zapisane na nośnikach komputerowych, takich jak dyski i taśmy, przechwytywanie danych może odbywać się poprzez wybranie odpowiedniej części tego nagrania w celu zaspokojenia potrzeb związanych z danymi dla danego celu. Dane można również uchwycić w odniesieniu do stanu procesów przemysłowych za pomocą różnych urządzeń wykrywających.

Na przykład ciśnienie w rurociągu olejowym lub temperatura w piecu może być wychwytywana za pomocą odpowiednich czujników do tego celu. Ponieważ przechwytywanie i przechowywanie danych wiąże się z kosztami, konieczne jest selektywne przechwytywanie danych. Sugeruje się, że potrzeby dotyczące danych muszą być starannie zdefiniowane w świetle potrzeb informacyjnych wszystkich użytkowników.

Większość danych zebranych dla systemów informacji biznesowych jest zorganizowana w pliki danych. Każdy plik zawiera zapisy dotyczące różnych elementów danych (pól) wyrażonych za pomocą różnych symboli (znaków). Pliki te są połączone z bazami danych; hierarchię danych w systemach informacji biznesowej można opisać za pomocą rys. 1.4

2. Transformacja danych :

Transformację danych można wykonać, wykonując jedną z następujących operacji na danych:

(i) Zmiana kolejności:

Zmiana kolejności danych w określonej kolejności jest bardzo częstym działaniem związanym z przetwarzaniem danych. Na przykład; dane dotyczące sklepów mogą być uporządkowane według daty zakupu lub w porządku wartości każdej jednostki lub w kolejności alfabetycznej nazw tych pozycji. Takie przegrupowanie jest również znane jako sortowanie danych. Sortowanie może zwiększyć przydatność danych.

(ii) Klasyfikowanie:

Dane mogą być klasyfikowane na podstawie wybranych zmiennych / czynników. Na przykład dane dotyczące sprzedaży można sklasyfikować na podstawie zmiennych, takich jak kod klienta, miasto, produkt lub sprzedawca zaangażowanych w uzyskanie zamówienia.

Klasyfikacja jest również powszechnie stosowaną operacją przetwarzania danych, szczególnie w systemach informatycznych do celów rachunkowości. W rzeczywistości cała koncepcja księgi opiera się na klasyfikacji jako działalności dodającej wartość w procesie generowania informacji. Klasyfikacja dodaje wartość do danych i czyni ją bardziej wartościową dla użytkownika w większości sytuacji decyzyjnych.

(iii) Obliczanie:

Dla laika dane przetwarzane są tylko przez obliczenie. Seria obliczeń wykonywanych na wartościach numerycznych nazywa się obliczaniem. Być może to, jak komputery zdobyły swoją nazwę, tak jak wcześniejsze generacje komputerów, które miały na celu zapewnienie możliwości komputerowych.

Nawet, ponieważ różnorodne formy danych mogą być teraz przetwarzane za pomocą komputerów, proces generowania jest w przeważającej mierze informatyczny. Obliczanie obejmuje wykonywanie operacji arytmetycznych (takich jak dodawanie, odejmowanie, mnożenie, dzielenie i operacje logiczne).

Na przykład wskaźniki finansowe można obliczyć, wykonując operacje arytmetyczne na różnych wartościach w sprawozdaniach finansowych. Nawet złożony zestaw obliczeń może odbywać się przy użyciu różnych technik ilościowych do analizy danych. Te modele ilościowe pomagają przesiać informacje z dużej ilości danych. Ten rodzaj operacji przetwarzania danych jest szeroko wykorzystywany przez menedżerów do przewidywania zachowania różnych elementów środowiska biznesowego.

(iv) Podsumowanie:

Podsumowanie jest procesem agregacji różnych elementów danych, redukując większość danych do bardziej znaczącej postaci. Na przykład kierownik finansowy może być zainteresowany znajomością całkowitej liczby akcji, o które wystąpiono w publicznym wydaniu. Dane w tym zakresie mogą zostać podsumowane, a taki raport podsumowujący może być dla niego bardziej użyteczny niż całe oświadczenie zawierające szczegóły każdego otrzymanego wniosku o udział.

Podsumowanie może również obejmować agregację w każdej kategorii lub klasie wartości. Poszerzając powyższy przykład, raport podsumowujący może zawierać podsumowania dla każdej otrzymanej klasy otrzymanych wniosków o udział, tj. Indywidualne, korporacyjne, powiernicze itd. Lub liczbę akcji, o które wystąpiono w każdym mieście.

3. Zarządzanie informacjami:

Po pozyskaniu i / lub przetworzeniu przetworzone dane mogą zostać przekazane użytkownikowi końcowemu lub mogą być przechowywane do wykorzystania w przyszłości. Jeśli informacja ma być przekazana użytkownikowi, należy wybrać format raportu. Format raportowania może obejmować prosty format kolumnowy / tabelaryczny lub formaty wizualne, takie jak wykresy, diagramy, wykresy itp.

Dzięki dostępności szybszych komputerów i lepszych urządzeń wyświetlających coraz popularniejsze stają się mapowanie informacji i techniki wizualizacji. Po ustaleniu formatu raportu należy wybrać i wykorzystać odpowiedni kanał komunikacji.

W przypadku, gdy wygenerowane informacje mają zostać wykorzystane w przyszłości, mogą być przechowywane na niektórych nośnikach pamięci masowej. Takie czynności komunikowania się i / lub przechowywania informacji mogą być określane jako informacje zarządcze.

Przykład generowania informacji

Aby zrozumieć proces generowania informacji, weźmy hipotetyczny wymóg informacyjny. Duża firma biznesowa rozważa wprowadzenie systemu zachęt dla swoich klientów produktów łatwo psujących się. Początkowo proponowany program ma zastosowanie tylko do tych klientów, którzy złożyli zamówienia sprzedaży przekraczające Rs. 15 lac w wartości w miesiącu.

Szacuje się, że klienci, którzy złożyli zamówienia na wartości w przedziale od 12 do 15 lac, uznają tę zachętę za bardzo atrakcyjną, a zatem klienci ci zostali nazwani "klientami docelowymi". Ta zachęta prawdopodobnie zwiększy wartość zamówień sprzedaży od tych docelowych klientów w bieżącym miesiącu.

Ponieważ produkt jest nietrwały, zwiększona sprzedaż w bieżącym miesiącu nie zmniejszyłaby wymagań zakupowych klientów w następnym miesiącu. Aby móc ocenić możliwy wzrost sprzedaży w bieżącym miesiącu w wyniku programu motywacyjnego, menedżer ds. Marketingu wymaga informacji na temat wartości, o którą łączne zamówienia sprzedaży od każdego klienta docelowego spadły poniżej Rs 15 lac i łącznej liczby te niedobory mają zwiększyć przychody ze sprzedaży w bieżącym miesiącu.

Dane zamówienia sprzedaży z poprzedniego miesiąca są już oznaczone na taśmie magnetycznej. Aby uzyskać informacje dotyczące całkowitej sprzedaży od każdego klienta, wszystkie transakcje sprzedaży muszą być klasyfikowane na podstawie nazwy klienta. Następnie można przygotować listę tych klientów, dla których całkowita wartość zamówienia sprzedaży mieści się w przedziale od 12 do 15 lac, a następnie obliczać i sumować niedociągnięcia. Informacje mogą zostać przekazane menedżerowi jako wartości zimne.

Alternatywnym sposobem może być przedstawienie informacji w formie rozkładu częstotliwości, tak aby zarządzający mógł ocenić możliwy wkład każdej kategorii klientów w oczekiwany wzrost i odpowiednio dokonać przeglądu zakresu kwalifikowalności klientów w ramach programu motywacyjnego. . Wykres kołowy przedstawiający ten wkład każdej kategorii może pomóc kierownikowi w szybkim zrozumieniu informacji.

Powyższy przypadek ilustruje jedynie charakter działań związanych z generowaniem informacji i jest uproszczonym hipotetycznym przykładem roli każdego z takich działań w procesie. Generowanie informacji może być dość złożonym procesem i obejmować wiele działań.

Proces generowania informacji jest kontynuowany, ponieważ istnieje wiele celów, dla których informacja jest potrzebna w przedsiębiorstwie. W rezultacie przedsiębiorstwo zazwyczaj angażuje się w niekończący się cykl generowania informacji.