16 najlepszych kroków, aby zminimalizować oszustwa w płacach

Można podjąć następujące kroki, aby zminimalizować ryzyko oszustwa:

1. Porównanie kart pracy lub kart pracy na sztuki i kart czasu bezczynności powinno być dokonywane z kartami czasowymi pod koniec każdego tygodnia, aby sprawdzić, czy istnieje różnica czasu w dwóch rodzajach rejestracji czasu pracowników. To sprawi, że włączenie fikcyjnych pracowników będzie trudne, ponieważ zarówno karta czasu, jak i praca lub karta pracy z kawałkami muszą zostać sfałszowane, aby dokonać oszustwa.

2. W przypadku, gdy wynagrodzenie jest wypłacane zgodnie z metodą stawki akordowej lub pewnym systemem motywacyjnym, ilość pracy wykonanej przez pracowników powinna być starannie wyliczona po właściwej kontroli i pomiarze, tak aby nie można było dokonać zapłaty za nadwyżkę pracy.

3. Praca w godzinach nadliczbowych powinna być dozwolona przez odpowiedzialnego oficera. Jeśli funkcjonariusz uzna to za uzasadnione, powinien podać na piśmie kolejność zatrudniania pracowników w godzinach nadliczbowych.

4. W przygotowaniu kart wynagrodzeń powinna być zaangażowana pewna liczba osób. Dwóch urzędników powinno zbadać karty czasu i kart pracy lub kart pracy z kawałkami, aby sprawdzić, czy nie ma żadnych nieprawidłowości. Trzeci urzędnik powinien podać nazwiska i numery pracowników, stawki wynagrodzenia, przepracowane godziny i kwotę brutto płacy. Czwarty urzędnik powinien sprawdzić wykonaną już pracę i obliczyć kwotę netto wynagrodzenia po dokonaniu odliczeń związanych z Funduszem Provident, podatkiem dochodowym, ESI, (ubezpieczenie pracowników), ewentualnymi karami. Piąty urzędnik powinien dokładnie sprawdzić całą pracę, aby upewnić się, że nie ma błędu w arkuszu płac.

5. Wszystkie osoby zajmujące się przygotowaniem arkusza wynagrodzeń powinny go podpisać i potwierdzić, że jest poprawne i podpisane przez kierownika robót.

6. Kasjer powinien wypłacić dokładną kwotę wskazaną w arkuszu płac w kolumnie wynagrodzenia netto. Banknoty i monety powinny być pobierane z banku w najbardziej odpowiednich nominałach, aby nie było problemów z płatnością. Kasjer nie powinien być związany z przygotowaniem kart wynagrodzeń.

7. Należy przygotować koperty wskazujące nazwiska pracowników i zawarte w nich ilości. Należy zauważyć, że osoba obciążająca płatności, a także osoba zajmująca się kopertami płacowymi, w żaden sposób nie powinna być związana z przygotowaniem arkusza wynagrodzeń.

8. W celu zapobieżenia objęciem pracowników przyłbicami, arkusze wynagrodzeń i płace powinny być analizowane przez odpowiedzialnych funkcjonariuszy okazjonalnie zgodnie z zasadą losowego pobierania próbek.

9. Wynagrodzenie powinno być wypłacane z podziałem na wydziały, a pracownicy jednego działu powinni być obecni w tym samym czasie. Powinien także być obecny kierownik działu, aby zidentyfikować odbiorców wynagrodzenia. Lub, aby otrzymać od każdego majstra, każdy pracownik powinien otrzymać odcinek wypłaty pokazujący szczegóły obliczeń wynagrodzeń należnych pracownikowi. Pracownik przekazuje tę kartę kasjerowi i otrzymuje płatność. Wzór odcinka wypłaty znajduje się na następnej stronie.

10. Płatności za odrzuconą i wadliwą produkcję oraz okres bezczynności powinny być dokonywane tylko w przypadku zezwolenia właściwego organu.

11. Należy podjąć odpowiednie środki ostrożności w celu zapłaty na rzecz pracowników, których nieobecność nastąpiła w momencie zapłaty. W żadnym przypadku wynagrodzenie jednego pracownika nie powinno być wypłacane pracownikowi ani członkowi rodziny pracownika, chyba że złoży pisemne upoważnienie od danego pracownika. Taki list powinien być poświadczony przez kierownika robót jako poprawny.

12. Nieodebrane płace powinny zostać zapytane i ustalone przyczyny. Płacę należy przechowywać w kasie przez pewien czas, po czym należy ją przelać na konto "Zaległe płace" i zdeponować na specjalnym rachunku bankowym w oczekiwaniu na zapytanie.

13. Czasami starszy oficer firmy powinien osobiście odwiedzić miejsce, w którym wypłacane są wynagrodzenia, aby sprawdzić, czy przestrzegana jest właściwa procedura wypłaty wynagrodzenia.

14. Aby zminimalizować szanse oszustwa, wypłaty na rzecz dorywczych pracowników należy dokonywać w obecności odpowiedzialnego urzędnika, a urzędnik zatrudniający pracowników przyczynowych nie powinien być związany z wypłatą wynagrodzenia.

15. Arkusz wynagrodzeń powinien zostać przygotowany na czas, aby pracownicy mogli otrzymywać wynagrodzenie w terminie. Zgodnie z Ustawą o wypłacie wynagrodzeń, wynagrodzenie z 1936 r. Musi zostać wypłacone w ciągu 7 dni od zamknięcia okresu, za który należne jest wynagrodzenie, jeśli liczba pracowników wynosi do 1000, aw ciągu 10 dni, jeśli liczba pracowników przekracza 1000 .

16. Wynagrodzenie należne pracownikom zatrudnionym w zakładach powinno być opłacane przez urzędnika z głównej siedziby.