Top 5 komponentów listu firmowego (z przykładem)

Ten artykuł rzuca światło na pięć najważniejszych elementów listu biznesowego. Aspekty są następujące: 1. Styl 2. Forma 3. Rodzaje 4. Koszt 5. Prezentacja.

List służbowy nr 1. Styl:

Każda twórczość potrzebuje stylu. Słowo "styl ma inne znaczenie, z czego dwa słusznie mają zastosowanie do listu biznesowego.

Zgodnie ze Słownikiem Webstera są to:

(a) "Sposób wyrażania myśli w języku" i

(b) "Zwyczaj lub plan był następujący: pisownia, pisownia wielkimi literami, interpunkcja i układ typograficzny i wyświetlanie". List firmowy spełnia wszystkie cechy "stylu".

(1) Najważniejszą rzeczą jest wybór słów na piśmie. Aby wyrazić to samo znaczenie, różne słowa są używane w różnych sytuacjach. Można to wykazać podczas pisania kolejnych listów przypominających, gdy tony liter stają się coraz trudniejsze. Nie tylko właściwe słowa muszą zostać wybrane, ale muszą być ułożone perfekcyjnie, dzięki czemu znaczenie jest jasne, a jednocześnie zachować zasady gramatyki.

Współczesny styl nie polega na użyciu nieprzeciętnych słów, ale na uproszczeniu zdań. Kwiatowy język z retoryką nigdy nie jest doceniany. W miarę możliwości należy unikać technicznych słów i żargonów. Poza tym nie powinno się stosować zbędnych, antagonizujących ani insynuujących (powodujących gniew), pedantycznych (książkowych i wystawowych), zwierząt domowych lub potocznych i budzących zastrzeżenia. "Just -padding" ze słowami bez żadnej substancji sprawia, że list biznesowy jest bezużyteczny.

(2) Drugą kwestią, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, że układ musi być właściwy. Litery są wypisywane na drukowanych arkuszach papieru firmowego. Różne techniki drukowania stosowane są w celu uatrakcyjnienia papieru firmowego.

Układ listu składa się z następujących części:

(a) Właściwa forma.

(b) pisanie listu pozostawiającego margines - więcej po lewej stronie niż po prawej stronie,

(3) Punkty muszą być ułożone w logiczną sekwencję, a następnie tylko pomysły mogą być przekazane wyraźnie i mogą być pod wrażeniem dla czytelnika. W miarę możliwości podejście to powinno być pozytywne, a nie negatywne.

(4) Pismo musi spełniać następujące cechy lub cechy:

(a) Czystość:

Język musi być jasny, aby idee były właściwie wyrażone, a czytelnik mógł je zrozumieć w tym samym sensie. Klarowność zależy od prawidłowego doboru słów i stosowania prostych zdań. Słowo wymienia się w całości, a nie ich - skróty. Nie może być żadnej niejasności w odniesieniu do wiadomości lub informacji.

(b) Zwięzłość:

List nie będzie niepotrzebnie długi. Spójność to świetna jakość na dobry list biznesowy. Musi być wystarczająco długi, by przekazać pomysły w całości i nie więcej. Ani pisarz, ani czytelnik, jako biznesmen, nie mają wiele czasu na marnowanie listu.

Pisanie zbyt wiele oznacza uleganie błędom. Osoba władająca językiem może wyrażać rzeczy w krótkim kompasie. Ale zwięzłość nie oznacza, że będzie brak jasności i kompletności. Przybliżenie nie oznacza także prostoty.

(c) Kompletność:

List powinien być kompletny pod każdym względem. Musi zawierać wszystkie punkty, które są niezbędne i istotne dla przedmiotu, w którym napisany jest list. Sam pisarz powinien mieć kompleksową wiedzę na ten temat, w przeciwnym razie nie będzie w stanie ująć wszystkich niezbędnych i istotnych punktów.

Punkty muszą być uporządkowane systematycznie i logicznie, a następnie pojawia się tylko pełny i klarowny obraz. Dane i statystyki, jeśli są wymagane, dołącza się jako osobne pozycje.

(d) Dzięki uprzejmości:

List musi być uprzejmy. Oznacza to, że przez nią przejawia się uprzejmość. Dyskretny list nigdy nie może być skuteczny, a nawet może być szkodliwy dla firmy. Uprzejmym listem jest to, co jest pełne szczerości i wolne od niechcianej dumy lub samopotwierdzenia przez pisarza. List nazywa się cichym ambasadorem tego biznesu. Musi zdobyć sympatię i pozytywną reakcję czytelnika.

Musi wywierać trwały wpływ na umysł czytelnika. Nawet nieprzyjemną rzecz można przedstawić w sposób uprzejmy. Odmowa może zostać dokonana w rozsądny sposób, a błąd można wskazać bez szkody dla drugiej strony. Wszystko zależy od wyboru słów i ich prezentacji. Czasami litera może być długa ze względu na uprzejmość, w przeciwnym razie nie można przedstawić nieprzyjemnej sprawy.

(e) Skuteczność:

Skuteczność litery zależy od wszystkich cech wziętych razem. Dowodzi tego szybka i korzystna reakcja ze strony odbiorcy. Nawet znaki interpunkcyjne lub wielkie litery używane we właściwym miejscu mają wpływ na skuteczność. Podczas wpisywania litery ważne jest użycie odstępów. Nowoczesne maszyny do pisania mają eleganckie kroje pisma, które sprawiają, że prezentacja lub wygląd litery jest imponująca i skuteczna.

List biznesowy nr 2. Forma:

List biznesowy musi być napisany w odpowiedniej "formie" ze względu na jego skuteczność. Forma listów biznesowych ewoluowała w czasie i poza doświadczeniem, zwyczajami i wymogami. Mniej więcej ta sama forma jest stosowana do wszystkich rodzajów listów biznesowych z niewielkimi zmianami i we wszystkich krajach.

Poprawna forma robi dobre wrażenie w umyśle czytelnika na temat pisarza, a wtedy tylko komunikacja może być skuteczna. Właściwa forma może na pierwszy rzut oka dać ogólny pogląd na temat natury komunikacji.

Formularz list składa się z następujących części:

(i) Nagłówek:

W górnej części tego listu powinny być dostępne następujące informacje, aby odbiorca mógł zrozumieć, skąd i kiedy nadszedł list.

Składa się ona z:

(a) Nazwisko nadawcy.

(b) Adres nadawcy.

(d) Jeżeli list pochodzi z konkretnego oddziału, oddziału lub oddziału, to również można o tym wspomnieć.

(e) Numer telefonu, numer teleksu, adres telegraficzny itp., jeśli taki istnieje.

(f) Niezależnie od tego, czy używany jest jakiś kodeks biznesowy, to przestrzegany jest konkretny kod, np. ABC lub .Bentley lub Leiber itd. Kody są używane do oszczędzania słów i zapewnienia pewnej tajemnicy.

(g) Numer referencyjny litery. Numer referencyjny jest ogólnie przygotowywany wraz z numerem pliku, do którego list jest związany.

(h) Data napisania listu.

Ogólnie nazwa, adres, charakter firmy i nazwa oddziału, itp. Są zapisywane (drukowane) w górnej środkowej. Mogą być napisane najlepiej na górze z prawej strony, dzięki czemu podczas przeglądania pliku są łatwe do odczytania. Nie powinny być napisane po lewej stronie u góry. Telefon itp., Kod i numer referencyjny są zazwyczaj napisane po lewej stronie, a data po prawej stronie.

(ii) Adres wewnętrzny:

Obejmuje:

(a) nazwisko adresata, osobę fizyczną lub firmę lub spółkę lub inne towarzystwo lub instytucję.

(b) adres adresata. W przypadku zastosowania obwiedni okna, adres wewnętrzny powinien być widoczny z zewnątrz. Niektóre bezpłatne słowa, takie jak Mr, Mrs, Sri (Shri, Shree), Ms, Messrs, Sarbashree są używane przed nazwiskami adresata (ów).

(c) Zazwyczaj pismo adresowane jest do ważnego urzędnika organizacji, takiego jak dyrektor, dyrektor generalny, kierownik sprzedaży, partner, sekretarz itp.

(iii) Zwrot powitania lub powitanie:

List zaczyna się od Szanowni Państwo, Szanowni Państwo, Pani, Panowie, itp., Zgodnie z wymogami okoliczności. Takie pozdrowienia są używane ze względu na uprzejmość, "Mój drogi Panie" lub "Drogie Sri A" mogą być używane, gdy istnieje bliski osobisty kontakt z konkretną osobą w trosce. Czasami nad pozdrowieniem wymienia się nazwisko, do którego list powinien specjalnie iść. Na przykład - "Uwaga: Sri A". Takie wymienienie imienia dodaje do litery charakteru osobowego.

(iv) Przedmiot:

Temat, na którym napisany jest list, jest wymieniony w skrócie jako Re: ______________. "Re" oznacza "dotyczący". Może to być zapisane pomiędzy adresami wewnętrznymi a zwrotem grzecznościowym lub pomiędzy pozdrowieniami a treścią listu.

(v) Treść listu:

Jest to główna część listu zawierającego informacje, punkty widzenia, fakty, komunikat itp. Lub główny cel, dla którego napisany jest list. Treść listu jest podzielona na akapity, przy czym każdy akapit dotyczy określonego punktu lub tematu lub aspektu przedmiotu. Czasami dla wygody akapity są ponumerowane.

Treść listu składa się z następujących części:

(a) Wprowadzenie przedmiotu z lub bez odniesienia do wcześniejszego komunikatu. Czasami pojawia się samoprowadzenie pisarza. Wprowadzenie powinno być bardzo krótkie, albo zdanie lub mały akapit.

(b) Środkowa część opracowania tematu. Zostanie to podzielone na akapity oparte na punktach,

(c) Końcowa część listu z zaokrągleniem całego tematu, z prośbą do czytelnika o sugestie lub działania lub sugestie lub rady ze strony autora. Jest też życzenie dla zachowania uprzejmości.

(v) The Complimentary Close:

List jest zwykle zakończony bezpłatnym zamknięciem przy użyciu standardowych zwrotów lub zdań, takich jak "Z poważaniem", "Z poważaniem", "Z poważaniem", "Z poważaniem" itp.

(vi) Podpis:

List musi być podpisany przez autora własnoręcznie, ale pod podpisem można wpisać nazwisko w nawiasie, aby czytelnik mógł znać nazwisko (ponieważ podpis może nie być czytelny).

Podpisowi musi towarzyszyć:

(a) nazwę koncernu, dla którego pismo jest pisane (podane powyżej podpis).

(b) oznaczenie (tj. oficjalnie zajmowane stanowisko) osoby składającej podpis (podane poniżej podpis) w celu zapewnienia autentyczności podpisu. Status sygnatariusza ma duże znaczenie dla ważności listu. Podpis znajduje się zazwyczaj po prawej stronie u dołu litery.

(vii) Obudowy:

Jeżeli do listu dołączony jest papier, czek, przeciąg itp., Należy go podać w lewym dolnym rogu listu, podając numer i rodzaj obudowy (-ów). W skrócie jest napisane jako "Encl:".

(vii) Postscriptum:

Po zakończeniu pisania listu, jeśli pojawi się jakikolwiek nowy punkt w umyśle autora, który jego zdaniem zostanie włączony, dodaje go pod nagłówkiem: Postscripts (lub PS w skrócie). To jednak nie jest dobra praktyka. Lepiej jest ponownie napisać lub ponownie wpisać literę. Pisarz parafuje swoje nazwisko na końcu postscriptu.

(ix) Inicjały:

W skrajnym lewym dolnym rogu maszynistka wypisuje swoje inicjały. Jest to konieczne, ponieważ jeśli wystąpi jakikolwiek błąd w pisaniu, można dowiedzieć się, kto był maszynistą, szczególnie gdy istnieje pulpit maszynistek.

(x) Kopiuj:

Czasami kopia źródłowa (lub kopie) listu zaadresowanego do osoby lub strony jest (lub jest) wysyłana do innej osoby lub strony (osób lub stron) w celach informacyjnych. Jest to bardziej powszechne w komunikacji wewnętrznej, gdy kopia lub kopie listu mają zostać wysłane do innego działu lub departamentów. W takich przypadkach w dolnej części litery nazwisko lub nazwiska osób lub stron (lub osób lub stron) jest (są wymienione) ze znakiem ccie carbon copy.

List służbowy nr 3. Rodzaje:

Listy biznesowe są różnego rodzaju, ponieważ litery pisane są na różne tematy, przy różnych okazjach iw różnych okolicznościach.

Różne litery są przeznaczone dla różnych typów ludzi i mają różne cele. Listy biznesowe są przede wszystkim pogrupowane w okólniki i listy. Okólniki nie są przeznaczone dla pojedynczych osób lub konkretnych osób. Są przeznaczone dla dużej liczby osób lub dużej grupy lub ogółu społeczeństwa.

Na przykład, wspólny okólnik jest wysyłany przez producenta do jego dealerów, informując ich, zmiany w warunkach dealerskich lub cenach towarów. Okólniki mogą być wysyłane bezpośrednio do klientów. W procesie kampanii reklamowej okólniki mogą być wysyłane, wprowadzając produkt do dużej liczby osób, które pobierają swoje nazwiska i adresy z książki telefonicznej.

Listy są przeznaczone dla konkretnych osób lub stron zajmujących się określonymi tematami i wysyłane są indywidualnie. Czasami okólniki są dołączane za pomocą samodzielnie zaadresowanych, a nawet wytłaczanych kopert, tak aby odbiorcy okólników mogli bez żadnego wysiłku i kosztów wysyłać odpowiedzi. Karty odpowiedzi biznesowej również należą do tej kategorii. Zamiast wysyłać samodzielnie zaadresowane koperty, wysyłane są samodzielnie adresowane karty, które nie wymagają znaczków pocztowych, ponieważ nadawca płaci za znaczki pocztowe z góry i otrzymuje licencję na wydawanie takich kart z urzędu pocztowego za opłatą.

Numer licencji nadany nadawcy jest wydrukowany na kartach. Oprócz tej klasyfikacji znajdujemy także formularze listów. Są to standardowe odpowiedzi wysyłane w odpowiedzi na częste zapytania. Takie listy podpisywane są przez młodszych oficerów, a nawet przez asystentów biurowych i mają mniejsze znaczenie.

List służbowy nr 4. Koszt:

Bardzo trudno jest obliczyć koszt konkretnego listu przygotowanego i wysłanego z biura. Koszt nie jest tak niski, jak się wydaje. Obejmuje dwa rodzaje kosztów: pieniężny i rzeczywisty, a rzeczywisty koszt ma wartość pieniężną.

Uwzględniając oba aspekty kosztu można wymienić następujące elementy kosztów:

(1) Koszt papeterii - papier, spinacz, szpilka, papier węglowy, koperta itp.

(2) Koszty instalacji, eksploatacji i konserwacji używanych maszyn.

(3) Koszty odpadów z materiałów piśmiennych, jeśli takie istnieją.

(4) Opłata pocztowa.

(5) Wynagrodzenie urzędników, stenotypistów, maszynistek itp.

(6) Koszt złożenia kopii.

(7) Koszt miejsca zajmowanego przez dział korespondencji, wprowadzania maszyn itp.

(8) Czas pochłonięty przez oficerów przygotowujących plany przed napisaniem i dyktowaniem listów.

(9) Ogólne koszty ogólne biura związane z oświetleniem, czynszem itp.

Pożądane jest, aby była tam zapewniona odpowiednia kontrola, aby zminimalizować koszty. Ogółem duża część całkowitych wydatków na biura pochodzi z pracy korespondencyjnej. Korzystanie z maszyn oszczędza czas i koszty. Formularze listów również przyczyniają się do skrócenia czasu i kosztów. Koszt można zmniejszyć, eliminując niepotrzebną korespondencję. Kontrola przy zakupie materiałów piśmiennych pośrednio zmniejsza koszty.

List służbowy nr 5. Prezentacja:

Prezentacja listu jest istotną kwestią w korespondencji. Listy muszą być elegancko przedstawione. Jakość użytej papeterii, nadruku głowic listowych, jak i podczas pisania musi być na wysokim poziomie. Zasadniczo różne rodzaje papeterii są używane do różnych rodzajów liter.

Jakość druku (użycie wielu kolorów, użycie matryc itp. Na papierze firmowym) również jest różna. Nawet właściwe składanie liter dodaje im elegancji. Domy wielkopowierzchniowe nadal używają określonego koloru (lub kolorów) atramentu do drukowania wszystkich liter. To się nazywa "kolor domu" i pomaga stworzyć dobrą wolę.

Szkic układu lub formy listu: