Przewodnik dla początkujących na temat kontroli budżetowej

Składniki systemu kontroli budżetowej:

Polityka firmy na czas określony jest reprezentowana przez główny budżet, którego szczegóły podano w kilku indywidualnych budżetach zwanych budżetami funkcjonalnymi.

Różne rodzaje budżetów:

Opracowano różne rodzaje budżetów, mając na uwadze różne cele, którym służą.

Budżety można klasyfikować według:

(1) Zakres, który obejmują;

(2) Zdolność, z którą są powiązane;

(3) Warunki, na których się opierają; i

(4) Okresy, które obejmują.

Kontrola budżetowa jest stosowana do systemu zarządzania i kontroli księgowej, według którego wszystkie operacje i wyniki są prognozowane z jak największym wyprzedzeniem, a rzeczywiste wyniki, o których wiadomo, są porównywane z szacunkami budżetowymi.

CIMA, Londyn definiuje kontrolę budżetową jako: - Ustanowienie budżetów odnoszących się do obowiązków dyrektorów wykonawczych do wymogów polityki i ciągłe porównywanie rzeczywistych z budżetowanymi wynikami w celu zabezpieczenia poprzez indywidualne działanie celów tej polityki lub zapewnienia podstawa do jej zmiany.

Funkcje:

Najważniejsze elementy kontroli budżetowej zawarte w tej definicji to:

(i) Ustalanie budżetów dla każdej funkcji i sekcji organizacji.

(ii) odpowiedzialność wykonawcza w celu wykonania określonych zadań, tak aby można było osiągnąć cele przedsiębiorstwa.

(iii) Ciągłe porównywanie rzeczywistych wyników z wynikami budżetu, aby poznać różnice w budżecie i odpowiedzialność kadry kierowniczej za brak osiągnięcia pożądanego rezultatu podanego w budżecie.

(iv) Podejmowanie odpowiednich działań naprawczych w celu osiągnięcia pożądanego celu, jeżeli istnieje różnica w rzeczywistej wydajności z wykonania budżetu.

(v) Zmiana budżetów w świetle zmienionych okoliczności.

Budżet, budżetowanie i kontrola budżetowa :

Budżet jest po prostu prognozą przyszłych wydarzeń wyrażoną ilościowo. Wykonuje trzy podstawowe funkcje firmy.

Oni są:

(i) Wskazuje kwotę i dokładny czas potrzeby firmy na przyszłe finansowanie.

(ii) Podejmuje działania naprawcze w przypadku, gdy kwoty podane w budżecie nie są zgodne z rzeczywistymi.

(iii) Stanowi podstawę do oceny działania.

Budżetowanie to technika określania budżetów. Wskazuje właściwą drogę do zarządzania firmą. Pomaga on zarządowi przewidywać różne problemy związane z działalnością biznesową i podejmować działania naprawcze w celu przezwyciężenia problemów.

Kontrola budżetowa jest techniką kontroli zarządczej poprzez budżety. Został zaprojektowany, aby pomóc kierownictwu w przydzielaniu różnych obowiązków. Jest to system osiągania celów firmy przy minimalnych kosztach i zapewnia skuteczne narzędzie zarządzania dla wydajnego wykonywania funkcji zarządczych.

Rowland i William w swojej książce zatytułowanej "Budżetowanie na kontrolę zarządzania" przedstawili różnicę między budżetem, budżetowaniem i kontrolą budżetową w następujący sposób:

"Budżety są indywidualnymi celami działu itp., Podczas gdy budżetowanie można uznać za akt budowania budżetów. Kontrola budżetowa obejmuje to wszystko, a ponadto obejmuje naukę planowania samych budżetów i wykorzystywania takich budżetów, aby stworzyć ogólne narzędzie zarządzania do planowania i kontroli działalności ".

Tak więc budżet jest planem finansowym, a kontrola budżetowa wynika z zarządzania planem finansowym.

Cele kontroli budżetowej :

Głównym celem kontroli budżetowej jest planowanie, monitorowanie, kontrolowanie i dostosowywanie zasobów w celu osiągnięcia uzgodnionych celów biznesowych, przy jednoczesnym utrzymaniu w ramach zgłoszonych limitów. Kontrola budżetowa ma na celu pomóc kierownictwu w przydzielaniu obowiązków i uprawnień, aby pomóc w dokonywaniu szacunków i planów na przyszłość, aby pomóc w analizie odchyleń między szacunkowymi a rzeczywistymi wynikami oraz aby rozwinąć podstawę pomiaru lub standardów, za pomocą których można ocenić wydajność. operacji.

Ogólne cele kontroli budżetowej są następujące:

1. Planowanie:

Pierwszym i najważniejszym krokiem w zrozumieniu budżetu jest planowanie. Planowanie wymaga ustalenia, jaki byłby idealny budżet. Bez odpowiedniego planowania budżet byłby podobny do mapy bez celu podróży. Planowanie osobistego budżetowania różni się od planowania działalności.

Planowanie dotyczy określenia rodzaju, ilości i jakości usług, które zostaną dostarczone do składników, oszacowania kosztów usług i ustalenia sposobu zapłaty za usługi. Aby budżet był skuteczny, musi uwzględniać obecne źródła dochodów i bieżące wydatki.

Budżet osiągnie swój cel w oparciu o bieżące poziomy dochodów i wydatków. Budżet jest planem polityki, którą należy realizować (nakłanianie określonego czasu do osiągnięcia danego celu.) Kontrola budżetowa zmusi kierownictwo na wszystkich szczeblach do zaplanowania z czasem wszystkie działania, które należy wykonać w przyszłych okresach.

Budżet jako plan działania osiąga następujące cele:

(a) Działanie jest oparte na dobrze przemyślanym planie, ponieważ budżet przygotowywany jest po dokładnych badaniach i badaniach.

(b) Budżet służy jako mechanizm, za pomocą którego realizowane są cele i polityka kierownictwa.

(c) Jest to pomost, przez który odbywa się komunikacja między najwyższym kierownictwem a pracownikami, którzy mają wdrażać politykę najwyższego kierownictwa.

(d) Najbardziej korzystny kierunek działania jest wybierany spośród różnych dostępnych alternatyw.

(e) Budżet jest kompletnym sformułowaniem polityki przedsiębiorstwa, które należy realizować w celu osiągnięcia określonego celu.

2. Koordynacja:

Kontrola budżetowa koordynuje różne działania firmy i zapewnia współpracę wszystkim zainteresowanym, tak aby wspólny cel firmy mógł zostać z powodzeniem osiągnięty. Zmusza kierownictwo do myślenia i myślenia w grupie. Koordynuje szersze trendy gospodarcze i pozycję gospodarczą przedsiębiorstwa. Jest także pomocna w koordynowaniu polityk, planów i działań.

Organizacja bez kontroli budżetowej jest jak statek płynący na wyczarterowanym morzu. Budżet daje kierunek działalności i nadaje znaczenie oraz znaczenie jej osiągnięciu, porównując rzeczywistą wydajność i budżetową wydajność.

3. Kontrola:

Kontrola składa się z działań niezbędnych do zapewnienia, że ​​działalność organizacji jest zgodna z planami i celami. Kontrola osiągów jest możliwa przy wcześniej określonych standardach określonych w budżecie.

W związku z tym kontrola budżetowa umożliwia kontrolę poprzez ciągłe porównywanie faktycznych wyników z wynikami budżetu, tak aby zgłaszać różnice w budżecie do zarządzania działaniami naprawczymi.

4. Raportowanie i ocena:

Ewaluacja to spontaniczny proces lub akt oceny efektywności, efektywności, kosztów, trafności i oddziaływania projektu na podstawie określonych celów. Ewaluacja budżetu obejmuje gromadzenie i analizę danych dotyczących działań budżetowych. Ocena ma na celu ulepszenie zarówno trwającego projektu, jak i przyszłych projektów.

Budżety stanowią podstawę do sporządzania raportów i ocen na koniec okresu. Kiedy budżet jest powiązany z celami organizacji, może ułatwić ocenę wydajności i skuteczności. Odpowiednia ocena i raportowanie pomaga organizacji ułatwić identyfikację i rozwiązywanie różnych problemów związanych z biznesem, tj. Ułatwia identyfikację i rozwiązywanie problemów.

W ten sposób system budżetowania integruje kluczowe funkcje menedżerskie, ponieważ łączy funkcję planowania najwyższego kierownictwa z funkcją kontroli wykonywaną na wszystkich poziomach w hierarchii menedżerskiej. Jednak efektywność budżetu jako urządzenia planującego i kontrolującego zależy od aktywności, w której jest wykorzystywany.

Bardziej dokładny budżet może zostać opracowany dla działań, w których istnieje bezpośredni związek pomiędzy nakładami i wyjściami. Relacja pomiędzy nakładami i wyjściami staje się podstawą do tworzenia budżetów i sprawowania kontroli.

Kontrola budżetowa i rachunkowość :

Właściwy system rachunkowości jest niezbędny do stworzenia zadowalającego budżetu. Tworzenie budżetu zależy od informacji w dużej mierze zebranych z systemu księgowania kosztów. Istotną cechą kontroli budżetowej jest porównywanie faktycznych wyników z wcześniejszymi szacunkami lub celami określonymi w budżecie, aby upewnić się, że faktyczna wydajność kieruje się we właściwym kierunku.

Ta funkcja może być rozładowana tylko w przypadku dostępności wiarygodnych i szybkich informacji księgowych. System rachunkowości powinien zapewniać informacje niejawne w zakresie uprawnień organizacyjnych i odpowiedzialności, tak aby można było ustalić odpowiedzialność za pułapki i podjąć działania naprawcze. Informacje księgowe powinny być zgodne z wymogami kontroli budżetowej, tak aby można było opracować satysfakcjonujące budżety.

Widzieliśmy, że kontrola budżetowa zależy od rachunkowości. Podobnie dobry system rozliczania kosztów jest również zależny od skutecznego działania w rozsądnej procedurze budżetowej. Rachunek kosztów, w szczególności księgowanie ogólne, opiera się na starannym budżecie wydatków w przyszłości, odpowiadającym różnym zdolnościom operacyjnym.

Stawka opłaty za absorpcję w zleceniach, zleceniach lub procesach jest ustalana na podstawie przyszłych szacunków dokonanych przy przygotowywaniu różnych budżetów. Ustalenie szacunkowych kosztów lub standardowych kosztów następuje na podstawie kosztów budżetowych materiałów, robocizny i kosztów ogólnych. Wynika z tego, że opracowanie skutecznego systemu kontroli budżetowej jest ważnym warunkiem wstępnym dla prowadzenia systemu racjonalnego ustalania kosztów.

Niezbędne elementy skutecznego systemu kontroli budżetu:

W celu zapewnienia skutecznego systemu kontroli budżetowej muszą istnieć pewne zasadnicze warunki wstępne. Są to następujące:

(i) Wsparcie Top Management:

Żaden system kontroli nie może być skuteczny, dopóki nie uzyska pełnego wsparcia ze strony każdego członka kierownictwa, szczególnie kierownictwo najwyższego szczebla musi zaangażować się w ideę budżetu, a także w zasady i zasady leżące u podstaw systemu.

(ii) Rozsądne cele:

Cele budżetowe powinny być realistyczne i powinny przedstawiać racjonalnie dostępne cele.

(iii) Wyczyść cele:

Cele, które należy osiągnąć za pomocą budżetu, należy jasno określić.

(iv) Udział kierownictwa odpowiedzialnego:

Ci, którym powierza się wykonanie budżetu, powinni uczestniczyć w procesie ustalania budżetów. Zapewni to właściwą realizację programów.

(v) Odpowiedni system rachunkowości:

Istnieje bliski związek między budżetowaniem a rachunkowością. Aby uzyskać rzetelne dane historyczne, trzeba polegać na dziale księgowości. Rachunek odpowiedzialności jest niezbędny dla skutecznej kontroli budżetowej.

(vi) Ciągła edukacja budżetowa:

Powinien istnieć system ciągłego kształcenia pracowników w zakresie celów i technik budżetowania.

(vii) Maksymalny zysk:

Ten ostateczny cel osiągnięcia maksymalnego zysku powinien zawsze być utrzymywany na najwyższym poziomie.

(viii) Stała czujność:

Konieczna jest stała czujność, aby zapewnić ciągłe porównywanie danych budżetowych i rzeczywistych z wariancją.

(ix) Koszt systemu:

Koszt systemu powinien być nie większy niż korzyść uzyskana z systemu.

(x) Współorganizowanie ze standardową kalkulacją kosztów:

Tam, gdzie stosowany jest również standardowy system kalkulacji kosztów, program budżetowy powinien być przygotowany w koordynacji z kosztem standardowym.

Organizacja kontroli budżetowej:

Konieczne jest, aby obawy dotyczyły określonego planu organizacji w zakresie przygotowania, utrzymania i administrowania budżetem. Powinien istnieć schemat organizacyjny.

Może być następujący:

Schemat organizacyjny pokazuje, że dyrektor naczelny jest szefem systemu kontroli budżetowej. Deleguje swoją władzę na urzędnika ds. Budżetu, który widzi, że wszystkie budżety są skoordynowane i sporządzone na czas. Pozostali menedżerowie przygotują budżety pokazane przeciwko nim na wykresie. Kontrola budżetowa jest więc wspólnym działaniem, w którym biorą udział wszystkie jednostki i musi istnieć koordynacja, aby uzyskać odpowiedni związek między nimi.

Wszyscy ci, którzy są odpowiedzialni za jego wykonanie i wykonanie, muszą być pewni siebie. Gdy istnieje wyraźny podział odpowiedzialności i autorytetu, nie będzie tam nakładania się. Stworzy pracę zespołową i duch współpracy między pracownikami, prowadząc ostatecznie do wysokiego poziomu świadomości budżetowej.

Organizacją kontroli budżetowej kieruje na ogół kierownik najwyższego szczebla znany jako kontroler budżetu lub dyrektor ds. Budżetu lub urzędnik ds. Budżetu. Dyrektor naczelny powinien powołać takiego wykonawcę, któremu należy przyznać szczególny obowiązek administrowania budżetem. Jego ranga powinna być równa innym menedżerom funkcjonalnym.

Ponieważ jego praca będzie zajmować się przygotowaniem i koordynacją budżetów obejmujących liczby, zazwyczaj będzie on osobą posiadającą wiedzę w zakresie rachunkowości. Powinien także posiadać wiedzę techniczną dotyczącą biznesu. Powinien zauważyć, że funkcjonalni menedżerowie sporządzają budżety na czas.

Ma także ścigać budżety i widzieć, że faktyczna wydajność idzie w parze z budżetowanymi wynikami i wydawać ostrzeżenie w odpowiednim czasie, gdy rzeczywista wydajność znacznie się różni. Powinien pomóc w rewizji budżetów, jeżeli nastąpią zasadnicze zmiany okoliczności po przygotowaniu budżetów.

Ma upewnić się, że budżety są przygotowywane zgodnie z podręcznikiem budżetowym. Kontroler budżetu ma funkcję personelu. Nie ma funkcji liniowej, z wyjątkiem własnej sekcji. Jego zadaniem jest udzielanie porad kierownikom liniowym.

Rozwój budżetów nie jest bezpośrednim obowiązkiem administratora budżetu; jego pozycja jest funkcją przełożonego i koordynatora wszystkich funkcji budżetowych. Zasadniczo w dużych organizacjach wyznacza się pełnoetatowego kontrolera budżetowego, ale w małych organizacjach urzędnik najwyższy jest odpowiedzialny za wykonywanie systemu kontroli budżetowej, oprócz wypełniania swoich obowiązków.

Kontroler budżetu jest wspierany przez Komitet Budżetowy. Komitet Budżetowy będzie obejmował Dyrektora Generalnego (lub innego dyrektora naczelnego), Kierownika Sprzedaży, Kierownika Robót, Księgowego lub Kontrolera Budżetu, Specjalistę ds. Zakupów, Kierownika Personalnego i Kierowników Działu. Dyrektor generalny zazwyczaj pełni funkcję przewodniczącego Komitetu.

Funkcjonalni menedżerowie przygotują budżety i przedłożą je Komitetowi do zatwierdzenia. Obowiązkiem Komisji Budżetowej jest dokonywanie niezbędnych korekt w budżetach, koordynacja wszystkich budżetów i zatwierdzanie budżetów. Budżet, który jest funkcją administracyjną, ma kluczowe znaczenie dla stowarzyszenia różnych dyrektorów odpowiedzialnych za różne funkcje biznesowe; więc wszyscy funkcjonalni menedżerowie są włączeni do komitetu budżetowego.

Komitet budżetowy jest komitetem doradczym. Analizuje raporty budżetowe, które porównują faktyczną wydajność z budżetową wydajnością i zaleca działania naprawcze w przypadku rozbieżności między rzeczywistymi a budżetowymi.

Komitetowi budżetowemu powierza się generalnie następujące obowiązki:

1. Otrzymywać, analizować, korygować i zatwierdzać funkcjonalne budżety przygotowane przez każdą sekcję / departament.

2. Aby otrzymywać raporty zgodnie z ustalonym harmonogramem i porównywać aktualne z budżetowanymi danymi.

3. Aby określić odpowiedzialność, analizując odchylenia i sugerując działania naprawcze lub rewizję budżetu, w razie potrzeby.

4. Aby wziąć udział w dyskusji dotyczącej oceny różnych projektów lub programów mających bezpośredni wpływ na budżety.

Obowiązki kontrolera budżetu można podsumować w następujący sposób:

1. Stworzyć koordynację wśród różnych menedżerów funkcjonalnych i zapewnić im wskazówki we wszystkich kwestiach dotyczących budżetów.

2. Przegląd i modyfikacja podręcznika budżetowego w miarę potrzeby.

3. Aby przygotować programy budżetowe i wydać instrukcje dla właściwego wykonania każdego programu.

4. Korygować i analizować funkcjonalne budżety otrzymane od różnych działów i dostarczać niezbędnych informacji, które mają wpływ na przygotowanie ich budżetów.

5. Omówienie proponowanych wymagań departamentów i ogólnych budżetów z komitetem budżetowym.

6. Przygotowanie budżetu zbiorczego w porozumieniu z komitetem budżetowym i umieszczenie wszystkich informacji i budżetów przed komitetem budżetowym.

7. Korygować budżety zgodnie z zaleceniami komisji budżetowej i umieszczać ją przed Zarządem w celu ostatecznego zatwierdzenia przed wysłaniem do różnych zainteresowanych departamentów.

8. Aby zebrać rzeczywiste koszty z biura kosztów i porównać je z danymi budżetowymi w sprawozdaniach budżetowych, umieść go przed komitetem budżetowym do decyzji i ostatecznie przekaż go kierownikom działów pod kątem ich zgodności.

Kontroler budżetu jest odpowiedzialny przed dyrektorem generalnym lub przewodniczącym lub dyrektorem ds. Rachunkowości głównej, jeśli jest z nim związany. Utrzymuje ścisły związek między zapisami księgowymi a budżetem. Ma dostęp do wszystkich zapisów księgowych, dzięki czemu unika nakładania się prac, dostarczając wszystkie informacje w razie potrzeby.