Kontrolująca funkcja zarządzania: (ważność i krótkie pojawianie się)

Znaczenie kontroli zarządzania można wskazać, wymieniając następujące istotne zalety funkcji kontrolującej:

Funkcja Controlling pomaga zarządzać na różne sposoby. Kierownicy mogą mierzyć rzeczywiste wyniki i kierować się osiągnięciami z góry ustalonych celów tylko wtedy, gdy system kontroli jest aktualny i skuteczny. Pomaga organizacji w osiąganiu jej celów skutecznie i efektywnie.

1. Ubezpieczenie na wypadek niezadowalającego wykonania:

Kontrola zarządcza działa jako ubezpieczenie od ryzyka niezgodności rzeczywistej wydajności z założonymi celami. Funkcja kontrolująca ma wielką wartość ubezpieczeniową, ponieważ w dużej mierze eliminuje ryzyko niezgodności rzeczywistej wydajności z wcześniej określonymi celami. Reguluje operacje w taki sposób, aby zapewnić osiągnięcie wcześniej określonych celów. Odbywa się to poprzez ciągły przegląd postępu prac w celu dokonania niezbędnych korekt operacji.

2. Obiekt koordynacji:

Ułatwia koordynację poprzez utrzymywanie rutynowych działań i wysiłków w ustalonych granicach określonych przez ustalone z góry cele i prowadzi każdego członka organizacji do dążenia do wspólnych celów poprzez skoordynowane dyrektywy. Zapewnia poziomą komunikację między łańcuchami dowodzenia poprzez bezpośrednie kontakty międzyludzkie poprzez określenie "kto potrzebuje jakich informacji".

Umożliwia menedżerom nadzorowanie pracy do momentu jej pomyślnego ukończenia i zapewnienia, że ​​uporządkowana wydajność ma miejsce w każdej sekcji lub jednostce całego przedsiębiorstwa. Różne narzędzia i urządzenia kontrolne umożliwiają kierownictwu uniknięcie marnowania czasu, pieniędzy i wysiłków.

3. Podstawa do przyszłych działań:

Ciągły przepływ informacji kontrolnych między projektami roboczymi pozwala na planowanie dalekiego zasięgu na właściwej ścieżce. Daje prawidłowy obraz charakteru działań korygujących, które są wymagane, umożliwiając kierownictwu dokonanie właściwej oceny końcowych wyników po zakończeniu pracy.

Taka ocena dostarcza faktów i informacji niezbędnych do podjęcia działań korygujących i odpowiednio modyfikuje planowanie, organizowanie i kierowanie w przyszłości. Umożliwia to kierownictwu podjęcie odpowiednich kroków w celu sprawdzenia powtórzenia błędów w przyszłości.

Innymi słowy, oznacza to, że system kontroli umożliwia kierownictwu podejmowanie właściwych decyzji dotyczących tego, jaki rodzaj działań następczych jest niezbędny do pomyślnego osiągnięcia celów organizacyjnych. Jak czytamy w Ierome: "Kontrola jest potrzebna zarówno w celu uproszczenia podejmowania kolejnych decyzji, jak i zapewnienia realizacji celów ukrytych w pierwotnych decyzjach politycznych o dalekim zasięgu".

4. Rozszerzenie decentralizacji:

Nie da się rozszerzyć granic decentralizacji bez odpowiedniej kontroli. Nowoczesny system kontroli umożliwia najwyższemu kierownictwu poszerzanie granic decentralizacji bez utraty ostatecznej kontroli w całej organizacji.

Zastosowanie zasad samokontroli oraz zarządzania przez wyjątki w zarządzaniu przedsiębiorstwami pozwala najwyższemu kierownictwu znaleźć wystarczająco dużo czasu na skoncentrowanie się na ogólnym planowaniu i kontroli bez konieczności niepokoju o drobne i niechciane szczegóły.

Ilekroć podwładni muszą poważnie podchodzić do ważnych decyzji, które mają wpływ na przedsiębiorstwo, najwyższe kierownictwo może wprowadzić praktykę kontrolną zatwierdzeń przed akcją. Krótko mówiąc, nowoczesna kontrola zarządzania pozwala kierownictwu utrzymać kontrolę w rękach z wystarczającą ilością narzędzi do oceny, czy organ jest właściwie wykorzystywany w ramach zdecentralizowanej konfiguracji, która pozwala na rozproszenie autorytetu podejmowania decyzji w całej organizacji.

5. Terminowe wykrywanie słabych punktów zarządzania i istotnych odstępstw:

Funkcja kontrolna zarządzania ujawnia i przekazuje informacje niezbędne do wskazania słabości menedżerów i usunięcia ich za pomocą działań naprawczych. Upraszcza funkcję nadzoru nad

(i) prawidłowe i szybkie wskazanie znaczących odchyleń

(ii) utrzymywanie podwładnych pod kontrolą

(iii) poprzez dyscyplinę wśród nich

Jednak kierownictwo może nie być w stanie wyleczyć wszystkich przypadków nawykowego nieuczciwości za pomocą kontroli zarządzania. Zostałby jednak oznakowany jako lekkomyślny, gdyby zaniedbał potrzebę uporządkowania i dyscypliny wśród członków organizacji poprzez skuteczne procesy kontrolne.

Jak twierdzi McFarland, podczas gdy kontrola nie może wyleczyć nawykowego nieuczciwości we wszystkich przypadkach, zarządzanie jest nieodpowiedzialne, jeśli nie podejmuje rozsądnych wysiłków w celu zapewnienia porządku i dyscypliny wśród swoich pracowników poprzez efektywne procesy kontrolne. "W zwykłym toku wykonywania rutynowych funkcji kierowniczych, Kierownictwo może z łatwością zlokalizować słabe punkty za pomocą dobrego systemu kontroli i myśleć w kategoriach zwiększania zakresu kontroli na wszystkich poziomach.

Wady kontroli:

Chociaż potrzeba i znaczenie funkcji kontrolnej zarządzania wzrosły ze względu na jej różne zalety omówione powyżej, może ona cierpieć z powodu następujących niedociągnięć, zwłaszcza gdy kierownictwo nie spełnia podstawowych wymagań, które są uważane za podstawowe elementy dźwięku. i skuteczny system kontroli.

(1) Brak zadowalających norm:

Niektórych czynności obejmujących nienamacalne wyniki, takie jak wyniki rozwoju zarządzania, relacje międzyludzkie, public relations, badania naukowe itp., Nie mogą być dokładnie wskazane przez żadne z góry określone standardy. Dzieje się tak dlatego, że takie działania dotyczące ludzkich zachowań nie pozwalają na kwantyfikację ich wyników i określenie poziomu ich osiągnięć, a zatem nie można ustalić zadowalających standardów.

(2) Brak doskonałości w pomiarach:

Poza problemami związanymi z ustanowieniem odpowiednich standardów w przypadku działań obejmujących osiągnięcia niematerialne, komplikują one również zadanie mierzenia wyników do oceny pod względem ilościowym lub jakościowym.

(3) Braki w działaniach naprawczych:

Kierownictwo napotyka kilka problemów, gdy próbuje podjąć niezbędne działania naprawcze, aby uniknąć powtórzeń takich błędów.

Ważne przykłady to:

(i) nagła zmiana warunków działania firmy spowodowana siłami zewnętrznymi, które są poza kontrolą kierownictwa

(ii) możliwość przejścia przez pewne drobne odstępstwa w ramach organizacji ze względu na praktyczną celowość, brak upoważnienia i brak aktualnych informacji i tak dalej. Takie problemy mogą sprawić, że działania naprawcze będą miały charakter nieistotny.

(4) Opozycja od podwładnych:

Ponieważ kontrola zarządzania koliduje z ich indywidualnymi działaniami i myśleniem, podwładni mogą sprzeciwić się samej próbie pewnych urządzeń kontrolnych. Być może nie mogą tego zrobić w przypadku jakichkolwiek innych funkcji zarządzania.

Nacisk pracy narzucony przez kontrolowanie może spowodować

(i) obniżenie jakości pracy

(ii) próba ignorowania celów dalekosiężnych na korzyść celów krótkiego zasięgu

(iii) uchylanie się od krytyki poprzez fałszowanie raportów

(iv) wysiłki zmierzające do ograniczenia nieefektywności poprzez wątpliwe praktyki i tak dalej

W skrócie, system kontroli, który jest bardzo bliski i bardzo szczegółowy z natury, może często powodować więcej negatywnych skutków wśród menedżerów niższego szczebla. Podsumowując, nawet jeśli funkcja kontroli zarządczej cierpi z powodu niektórych z tych ograniczeń, kierownictwo może z pewnością pokonać większość z nich, jeśli niektóre z ważnych zasad, które są uważane za podstawowe wymagania lub podstawowe elementy systemu kontroli dźwięku (które omówiliśmy wcześniej) są skrupulatnie przestrzegane przez kierownictwo.

Tylko dlatego, że istnieje możliwość niektórych z tych ograniczeń, zmniejszających skuteczność technik kontrolnych, żaden zarząd nigdy nie pomyśli o całkowitym zniesieniu funkcji kontrolnej. W rzeczywistości kontrola menedżerska stanowi ostatnią, ale najistotniejszą funkcję zarządzania.