Artykuły biurowe: znaczenie, rodzaje, zakup i przechowywanie | Zarządzanie biurem

Przeczytaj ten artykuł, aby poznać znaczenie, rodzaje, zakup, przechowywanie i wydanie materiałów biurowych.

Znaczenie materiałów biurowych:

Papeteria, a dokładnie biurowe materiały biurowe, to grupa towaru, która jest używana do wykonania pracy biurowej w celu wykonania pracy biurowej, zgodnie z wymogami i specyfikacją.

Każde biuro musi prowadzić określoną dokumentację, zarówno w formie dokumentów, jak i w sposobie i sposobie technologii informacyjnej.

Te zapisy, które muszą być złożone przez dłuższy czas, muszą być pisane na maszynie i przechowywane przez dłuższy czas. To rodzi, a zatem pojawia się potrzeba biurowych urządzeń.

Artykuły biurowe można ogólnie podzielić na trzy kategorie:

Jak wynika z tabeli, pozycje, których niektóre przykłady są podane, są klasyfikowane do kategorii trwałych materiałów eksploatacyjnych i klejów.

W tym miejscu potrzebne jest krótkie opracowanie i wprowadzenie w celu rozróżnienia między artykułami trwałymi a materiałami eksploatacyjnymi. Elementy takie jak pinezki, klipsy są materiałami eksploatacyjnymi iw krótkim czasie te przedmioty są zużywane, jednak nie jest pewne i wiadomo, kiedy cały zakupiony pakiet zostanie zużyty, a kiedy go zużyje.

Dlatego dopóki nie zostanie zużyty, pozostanie takim, jakim jest - wchodzi do kategorii materiałów eksploatacyjnych. Definicja sprawiłaby, że zrozumienie tematu było bardzo jasne.

Materiały eksploatacyjne to te, które są używane przez Urząd bardzo szybko, w bardzo krótkim czasie i które nie mogą być ponownie wykorzystane.

Trwałość to przedmioty, które znajdują stałe zastosowanie i które pozostają w swoim kształcie, formie i rozmiarze przez bardzo długi okres czasu. Pozycje te można ponownie wykorzystać lub często są one używane.

Kleje to te przedmioty, które służą do naklejenia, wklejenia lub naprawienia czegoś. Przedmioty te są zwykle chemikaliami lub są wykonane z chemikaliów używanych na określonej powierzchni do przymocowania lub przymocowania lub wklejenia towaru.

Stąd definicje i wyjaśnienia jasno określają rodzaje biurowców używanych w biurze na co dzień.

Rodzaje i formy biurowców:

Po omówieniu trzech kategorii wspomnianych wyżej piśmienic, przyjrzyjmy się rodzajowi piśmiennych i różnych form piśmiennych.

Na przykład weźmy papier. Dokumenty są następujące:

1. A4

2. A3

3. B4

4. B3

Są to następujące cztery rodzaje papierów, które są sporadycznie i głównie używane w każdym biurze. A4 jest mniejsze niż A3, a A3 jest mniejsze niż format A2; B4 jest mniejsze niż B3, a B3 jest mniejsze niż B2.

Papier A4 i A3 są najczęściej używane w każdym biurze zlokalizowanym w Indiach. Papiery te są produkowane i dostarczane przez Gesteter (I) Ltd, JK Papers, Birla Papers itp.

Dokumenty te są specjalnie używane przez departamenty rządowe do pisania na klawiaturze itp. Dokumenty w formacie A3 są używane do pisania dużych dokumentów, które mogą być tabelą zestawień itp.

Papiery B3 i B4 mają nieco dłuższą długość i szerokość w porównaniu do papierów A4 i A3. Są one grubsze i nieco gęstsze w porównaniu z papierami A3 i A4. Zasadniczo są one używane w Xeroxie i do powielania itp.

Szablony:

Szablony są dwojakiego rodzaju:

(a) Szablony do tylnej okładki

(b) Bez papieru z szablonów przedniej okładki

Szablon tylnej okładki ma z tyłu pokrywę. Ma główny artykuł, w którym niektóre wymiary są wyryte na pierwszej stronie i jest wspierany przez papier węglowy w środku. Jeśli jakakolwiek materia musi zostać powielona, ​​szablon jest wstawiany do pisarza w celu wpisania. Podczas pisania, jeśli wystąpi jakikolwiek błąd dotyczący słów, można go poprawić za pomocą płynu korekcyjnego, a pisownię lub słowa można łatwo poprawić.

Gdy cała sprawa zostanie wpisana, tylna okładka jest odrywana, a szablon jest wkładany lub wkładany do duplikatora, aby uzyskać powielone kopie. Inną formą makiety jest szablon bez przedniej okładki. W tym przypadku nie ma pokrywy przedniej, a na tylnej pokrywie znajduje się papier węglowy.

Zostanie on umieszczony w maszynie skanującej, aby zeskanować sprawę duplikacji, tak aby powielana sprawa była widoczna na papierze. Po zeskanowaniu materii, papier węglowy zostaje włożony do maszyny do powielania, tak że powielone sprawy są w naszej dłoni. Tylna pokrywa jest odrywana przed włożeniem papieru do powielaczy.

Carbons:

Są to w zasadzie papier w kolorze czarnym lub niebieskim z jednej strony i warstwa tworząca srebrny ekran z drugiej strony. Strona srebrnego ekranu jest wkładana do maszyny do pisania, zwrócona twarzą do znaków maszyny do pisania, razem z papierem, w którym uzyskiwane jest wrażenie pisarza lub materiału do wydrukowania.

Na ekranie pojawia się charakter typarza na ekranie i wrażenie powstałe na węglu. Węgliki w Indiach są produkowane przez GESTETNER, JK PAPERS, CAMLIN (I) LTD, aby wymienić tylko kilka.

Gumki:

Gumki uzyskuje się w dwóch formach:

1. Płyny do korekcji

2. Wybielacze do zakrywania pisowni lub słów.

Płyny to płyny, wykonane z chemikaliów, które są natryskiwane na szablony, podczas pisania na materiale powielanym.

Płyn używany przez pisownię lub słowo wpisane przez pomyłkę tworzy bardzo cienką warstwę ekranu, a warstwa jest mikroskopijna. Tego nie można zobaczyć zwykłym okiem.

Po wyschnięciu płynu, utworzony ekran użyty na słowie lub błędnie wpisana pisownia również wysycha. Następnie wpisywane są prawidłowe słowa wpisane na ekranie. W ten sposób płyn pomaga w korygowaniu na papierze wzorcowym.

Wybielacze są powszechnie znane jako "Erax". Są one dostarczane wraz z rozcieńczalnikiem, który służy do płynności wybielacza, jeśli krzepnie w kontakcie z powietrzem.

Wybielacze są rozmieszczone na błędnie wpisanych znakach lub na pisowni błędnie wpisane i można je wysuszyć. Po wyschnięciu ta sama przestrzeń zostaje zresetowana w maszynie do pisania w celu poprawnego wpisania słów lub znaku.

Trwałe:

W dóbr trwałych towary takie jak zszywacze, wykrawarki, papierowe ciężary itp. Nie wymagają żadnego opisu ani żadnego wprowadzenia.

Te towary, jeśli są widziane raz, są wystarczająco dobre, aby zrozumieć, czym one są i jaki jest mechanizm.

Towary te są przechowywane, używane i utrzymywane przez bardzo długi czas, dlatego są znane jako trwałe.

Kleje:

Kleje to takie, jak taśmy, szybkie poprawki itp. Są one również wykonane z chemikaliów i są używane w biurze do mocowania określonych kopert, paczek itp., Które muszą wyjść z biura.

Zakup biurowców:

Zakup stacjonarnych jest zwykle realizowany za pomocą dwóch metod:

(1) Scentralizowany zakup lub

(2) Zdecentralizowany zakup.

Pozwól nam zrozumieć, co jest na początku, scentralizowany system zakupu:

Przypuśćmy teraz, że główna siedziba firmy, powiedzmy TOMCO, znajduje się w Bombaju. Kupuje pikiety z głównego biura, zlokalizowanego w Bombaju, i dostarcza te piśmienne do wszystkich urzędów, tj. Do Strefy Biurowej i Biura Terenu w Strefie Biurowej.

Ten system zakupu stacjonarni tylko przez Biuro Główne, dla całego biura pod nim, oraz dostarczanie artykułów biurowych do różnych biur pod nim jest znany jako scentralizowany zakup.

Ten system zakupu nie znajduje dziś przychylności, jeśli chodzi o zakup artykułów takich jak piśmiennictwo itd. Dlatego główna siedziba, która jest również znana jako Centrala, daje pewne uprawnienia Urzędowi Stołecznemu i Urzędowi Terenu w ramach Zonal Office, do zakupu materiały biurowe, w razie potrzeby, pod pewną kwotą, którą nazywamy "kwotą pułapową".

Kwota w wysokości limitu to kwota ustalona przez Centralę, która oznacza, że ​​kupujący nie kupi niczego powyżej kwoty, która jest ustalona na wydatki na konkretny head dla tego konkretnego przedmiotu. Ta metoda zakupu, w przypadku której pewne limity są ustalane przez centralę biur pod ich adresem w celu zakupu określonych towarów lub towarów do użytku biurowego, jest nazywana "zdecentralizowanym" systemem zakupów.

Generalnie w całym kraju zakup artykułów papierniczych odbywa się w ramach SYSTEMU ZDECENTRALIZOWANYCH zakupów.

Rodzaje zakupów biurowców:

Zakup papeterii w biurze lub organizacji odbywa się za pomocą następujących metod:

2. Zakup przez umowę stopy

3. Zakupy dokonywane przez system DGS i D.

4. Zakupy w drodze przetargów.

Może to być reprezentowane:

Opiszemy szczegółowo każdą metodę:

1. Zakup lokalny:

Ten rodzaj zakupów odbywa się na obszarze lokalnym, tj. W ramach granicy gminy miejskiej w mieście, mieście lub dzielnicy. Odbywają się one natychmiast lub natychmiast, gdy istnieje naglące zapotrzebowanie na określony towar o rutynowym charakterze.

Wprowadzono tiret w odniesieniu do towaru, który ma zostać zakupiony, a po otrzymaniu zgody właściwego organu tego urzędu materiał został zakupiony. Ten rodzaj zakupu jest odpowiedni dla przedmiotów, które mają charakter rutynowy, a ich koszt jest niższy lub minimalny.

2. Umowa cenowa:

Ten typ lub ten system zyskał na znaczeniu w przedsiębiorstwach sektora publicznego i sektorach rządowych.

Tutaj każda organizacja dostarcza gazetę lub kontaktuje się bezpośrednio z dostawcami, żółtymi stronami itp., W sprawie przedmiotów, które będą wymagane do zakupu.

Dostawcy proszeni są o podanie własnych stawek wraz z informacją o podatkach itp. Za przedmioty, które mogą dostarczyć.

W systemie kontraktów cenowych dostawca, który dostanie kontrakt, musi dostarczyć materiały w tym samym tempie, przez pewien okres czasu, powiedzmy 12 miesięcy, niezależnie od tego, czy stawki są korygowane, zmieniane, eskalowane, wygasane itp.

Ten rodzaj zakupu jest przydatny, ponieważ organizacja ma kilku dostawców, którzy dostarczają im surowce w dowolnym momencie.

3. Zakup przez system DGS i D:

Dyrekcja Generalna ds. Zaopatrzenia i Unieszkodliwiania (DGS i D) została ustanowiona w 1961 r. Przez rząd centralny w celu ustalenia cen towarów od szpilek do pojazdów, aby umożliwić i pomóc sektorom rządowym w zakupie materiału według cen ustalonych przez rząd, od dostawców.

W takim przypadku Kupujący, który kupuje, musi dostarczyć Kupon, który kupuje, deklaracji podatku od sprzedaży (STDF) dostawcy, który sprzedaje. System ten umożliwia obniżenie podatku lub odliczenie podatku o zaledwie 4% przez sprzedającego, gdy podnosi rachunek lub fakturę na kupującym. Ten system pozwala zaoszczędzić dużo pieniędzy na kupującym.

W stawkach DGS i D stawki obowiązują dostawców przez okres jednego roku. Po upływie jednego roku, jeżeli te same towary zostaną objęte systemem DGS i D, nowy stawka zostanie ustalona z uwzględnieniem różnych czynników biznesowych.

4. W drodze przetargu:

Przetarg oznacza powiadomienie przez kupującego, w dziennikach, lub za pomocą metody komunikacji, dotyczące wymogu kupowania określonych towarów, przez kupującego od dostawców z otwartego rynku na określonych warunkach, w określonym czasie i czasie. dostawców do dostarczania pewnych towarów kupującemu.

Kto chce wziąć udział w przetargu, musi spełnić wszystkie obowiązki wymagane przez kupującego. Kupujący musi otworzyć ofertę w określonym terminie, przed kupującymi i musi zadeklarować ceny oraz inne informacje podane przez różnych dostawców.

Po dostarczeniu materiału, materiały są sprawdzane, sprawdzane przez kupującego przed akceptacją, a płatności są wypłacane zgodnie z warunkami określonymi przez kupujących.

Przechowywanie materiałów biurowych:

Artykuły papiernicze do każdego biura są przechowywane i przechowywane w almirahach. Każdy almirał ma przedziały wraz z szafką. Ważne przedmioty, takie jak wykrawarki, zszywacze, papierowe ciężary itp., Które są drogie i mają bardzo długie zastosowanie, mogą być przechowywane w szafce almirah. Przedmioty takie jak długopis, wkłady itp. Powinny być przechowywane w szafce.

Rutynowe przedmioty, takie jak szpilki, spinacze, dokumenty itp. Można przechowywać w różnych przedziałach w almirahach. Stacje powinny znajdować się pod kontrolą dyrektora zarządzającego, w dziale administracyjnym, i powinny być wydawane przez ten wydział. Odpowiednia rejestracja paragonu i wydania artykułów piśmiennych powinny być przechowywane w biurze do celów audytu.

Problemy z artykułami biurowymi:

Artykuły piśmienne mogą być wydawane zasadniczo dwiema różnymi metodami:

W dziale rekwizycji kierownik wydziału wydaje okólnik wszystkim pracownikom zatrudnionym w dziale, aby dostarczyć listę artykułów piśmiennych, w liczbie lub w jednostkach, które będą wymagane przez każdego pracownika.

Wymagania stawiane przez wszystkich pracowników są wysyłane do działu emisji. Poszczególnym pracownikom w każdym dziale odpowiada kierownik wydziału za przejęcie odpowiedzialności za materiały piśmienne i prowadzenie ewidencji sprawy.

Druga metoda to jednostka zapotrzebowania. W tej metodzie każdy pracownik jest proszony o dostarczenie zestawienia artykułów piśmiennych, z których będą korzystać w każdym miesiącu. Lista jest pobierana przez osobę, która wydaje piśmienne materiały, a prowadzona jest przez nie rejestracja wydanych przez nich piśmiennych.