Kontury opisu pracy (z diagramem)

Zarysy opisu pracy: Specyfikacja zlecenia, przejrzystość w opisach zleceń i wykorzystanie zarządzania!

Skompilowane informacje o zleceniu tłumaczone są na opisy zadań. Opisy stanowisk to zapisy dotyczące obowiązków służbowych i obowiązków oraz stanowią podstawę faktyczną oceny pracy. Opisy stanowisk są zapisywane na standardowym formularzu w jednolity sposób. Ze względu na oczywisty wymóg pisania umiejętności w przygotowywaniu opisów stanowisk wiele organizacji zleca to zadanie wyszkolonym i profesjonalnym analitykom.

Jednak to samo w sobie nie może zagwarantować bezbłędnych opisów stanowisk. Dzieje się tak dlatego, że profesjonalny analityk może nie mieć konkretnej wiedzy na temat pracy. Dlatego, mimo angażowania analityków, zawsze lepiej jest zaangażować pracowników wewnętrznych do naukowego opisu pracy.

Pod względem formatu, opis zadania powinien najpierw nazwać pracę, używając tytułu, który dokładnie podsumowuje przypisane obowiązki. Podczas nazywania pracy zawsze lepiej jest rozważyć rodzinę zadań. Aby zilustrować, zamiast nazywania zadania HR jako menedżerem HR, jeśli używane jest pojęcie "menedżer wiedzy", może to dać współczesny lub modny tytuł, ale dla innych (w tym członków organizacji) może to być mylące.

Po drugie, opis stanowiska pracy powinien następnie dokumentować w jednym formularzu listę przypisanych obowiązków. Lista powinna zawierać krótkie zdania lub wyrażenia. To, co należy uwzględnić podczas wymieniania obowiązków służbowych i sposobu ich zapisywania, będzie zależeć od poziomu stanowiska i celu, któremu ma służyć opis.

Dla najwyższego poziomu zarządzania opisem stanowiska może być opis celów i celów biznesowych. Jednak na poziomie operacyjnym opisy stanowisk mogą być ograniczone do wykazu wykonanych konkretnych zadań, użytych urządzeń i stosowanych procedur.

Im szersze jest wykorzystanie informacji o opisie zadania i im wyższy poziom funkcjonalny, tym dłuższy opis zadania. W przypadku stanowisk operacyjnych opis zadania może składać się z około jednej strony, natomiast w przypadku wyższego zarządzania może przebiegać przez kilka stron.

1. Specyfikacje pracy:

Oprócz podawania informacji o obowiązkach związanych z przydzielaniem stanowisk, opisy stanowisk zawierają również podstawowe specyfikacje zadań. Takie specyfikacje obejmują wykształcenie lub doświadczenie wymagane do wykonywania pracy oraz specjalną wiedzę i zestaw umiejętności niezbędnych do wykonywania pracy. Ponadto specyfikacje określają również umiejętności miękkie, takie jak umiejętności interpersonalne, zdolności analityczne, umiejętności rozwiązywania problemów lub umiejętności podejmowania decyzji itp., Które są wymagane do wykonywania powierzonych obowiązków.

To przetwarzanie informacji o zadaniu przetwarzania jest znane jako tworzenie specyfikacji zadania. Pomaga w ocenie pracy, a jednocześnie definiuje atrybuty wymagane do stanowiska pracy, które są wymagane przy rekrutacji. Dlatego specyfikacje pracy zawierają listę wszystkich atrybutów, takich jak wykształcenie, doświadczenie, wiek i sprawność fizyczna wraz z innymi umiejętnościami miękkimi wymaganymi do wykonywania pracy.

Wymaga to również od analityka posiadania specjalnych umiejętności, ponieważ każda osądzająca pomyłka, albo wybierając niewłaściwą osobę do pracy, albo błędnie oceniając pracę, która jest bezpośrednio związana z wyceną pracy, może pokonać cel.

2. Przejrzystość w opisach stanowisk:

Dzisiejsze organizacje są dynamiczne i od czasu do czasu wymagają restrukturyzacji, co również wymaga przeprojektowania miejsc pracy. Dlatego powszechnie uważa się, że pokazywanie pracownikom opisu stanowiska pracy może wywoływać kontrowersje, a w przyszłości pracownicy mogą opierać się pracy, która nie jest wymieniona w ich opisach stanowisk.

Jeśli jednak opisy stanowisk są dobrze rozwinięte, nie ma nic złego w dzieleniu się nimi z pracownikami, ponieważ określa to listę obowiązków, które pracownicy mają wykonywać. Aby zlikwidować problem, można rozważyć kompletne oświadczenie, takie jak "oprócz wymienionych obowiązków i obowiązków, twój przełożony może poprosić cię o wykonanie innych zadań od czasu do czasu".

Dzieląc się opisami stanowisk z pracownikami, organizacje mogą włączać swój proces oceny stanowisk i unikać dysonansu w wynikach oceny pracy. Jest to również ważne, ponieważ organizacje napotykają również na niezadowolenie pracowników z wyceny pracy.

Komunikacja opisów stanowisk zwiększa akceptację, ponieważ pracownicy nie mają wątpliwości co do swoich obowiązków i obowiązków. Taka komunikacja z pracownikami powinna być ciągłym ćwiczeniem, aby pracownicy mogli również zrozumieć swoje zmienione obowiązki i obowiązki w przypadku zachodzących zmian.

3. Zarządzanie wykorzystaniem opisu stanowiska:

Opisy stanowisk pomagają w załatwianiu spraw przez ludzi i pomagają kierownictwu w osiągnięciu następujących celów:

1. Sprawna organizacja miejsc pracy

2. Właściwa rekrutacja lub personel organizacji

3. Przydzielanie stanowisk pracy ludziom poprzez komunikowanie im swoich obowiązków i obowiązków oraz poprzez ustalanie standardów pracy

4. Przeglądanie wydajności ludzi

5. Poprawa wydajności poprzez ocenę i szkolenie

6. Nagradzanie pracowników

Dlatego opisy stanowisk pracy odgrywają bardzo istotną rolę w kluczowych działaniach związanych z zarządzaniem. Jednak bardzo ważne jest, aby menedżer upewnił się, że opisy stanowisk są poprawne, a wszelkie przydzielone zadania są niezbędne. Musi zapewnić, że tylko podstawowe zadania zostały pogrupowane w miejsca pracy.

Ponieważ opisy stanowisk mają charakter wzajemnych połączeń, musi on być dostosowany do rekrutacji, oceny wyników, potrzeb szkoleniowych, transferu promocji i decyzji o przeniesieniu. Z punktu widzenia pracowników powinien on również pokazywać pracownikom, czego się od nich oczekuje i jak wykonać przydzieloną pracę.

Wymieniając przypisane obowiązki w opisie stanowiska, menedżer może określić rozsądne standardy wydajności. Identyfikacja takich standardów wydajności ułatwia porównywanie wyników pracownika z najlepszym wykonawcą. Opisy stanowisk pracy ułatwiają również właściwe wykorzystanie siły roboczej.

Dzięki okresowemu przeglądowi wymienionych obowiązków kierownik może określić, które zadania są czasochłonne, ale wymagają mniejszej umiejętności. W związku z tym może ponownie przydzielić takie zadania pracownikom o niższych dochodach. Ponadto menedżer może również analizować zadania pod względem obciążenia pracą i określać wymagane roboczogodziny.

W przypadku prac o niskiej i niskiej umiejętności może rozważyć decyzję o odciążeniu pracy podwykonawcom. W związku z tym ma ogromne znaczenie dla skutecznego planowania zasobów ludzkich (HRP) w organizacji. Możemy również nazwać to instrumentem do właściwego doboru rozmiaru siły pracowników w organizacji.

Wreszcie, opisy stanowisk pracy, jako podstawowe narzędzie zarządzania, wpływają również na procedury operacyjne, identyfikując powielanie pracy, wskazując na naukowy przepływ pracy, sugerując lepszą alokację miejsc pracy i wskazując możliwe wąskie gardła w miejscu pracy. Rysunek 10.1 przedstawia centralny peryferyjny model relacyjny analizy pracy.