Przygotowanie standardowej listy: Procedura kodowania i zakupu (z próbką)

Tutaj szczegółowo opisujemy współpracę pomiędzy menedżerem zakupów i innymi w przygotowaniu standardowej listy!

Ponieważ kierownik zakupu musi kupować rzeczy, które będą używane przez innych, musi istnieć pełna współpraca między działem zakupów a innymi działami, w szczególności działem produkcji. Współpraca ta ma formę sporządzania standardowych list, w których wymienione są wszystkie wymagania fabryki i innych działów.

Sposób przygotowania listy polega przede wszystkim na wyszczególnieniu głównych surowców, a następnie przejściu do każdego działu, kolei po kolei i wyszczególnieniu materiałów, które będą tam używane, oraz różnych sklepów niezbędnych do prowadzenia prac w tym dziale. Badanie maszyny za pomocą maszyny da dobre wyniki. Należy również sporządzić wykaz części zamiennych niezbędnych dla każdej maszyny.

Kierownik robót wskaże również zużycie każdej sztuki na jednostkę czasu lub na daną skalę produkcji. Jeżeli i kiedy zmieni się stosunek zużycia, menedżer zakupów powinien zostać powiadomiony o zmianie, aby mógł dokonać niezbędnych zmian w harmonogramie zakupów.

Kod:

Po sporządzeniu standardowej listy pożądane jest nadanie każdemu przedmiotowi numeru kodu lub symbolu. Kod lub symbol mogą składać się w całości z cyfr lub liter alfabetu częściowo i częściowo. Kod numeryczny jest niezbędny, gdy używane są karty z perforowanymi kartami. W każdym razie ustalenie kodu lub symbolu może zaoszczędzić sporo pracy biurowej. Na przykład symbolem prętów spawalniczych ze stali miękkiej 1/16 może być WM 64.

Student widzi różnicę w wysiłku związanym z pisaniem tych dwóch rzeczy. Podczas sporządzania kodu numerycznego właściwym rozwiązaniem jest wyszczególnienie różnych działów i przydzielenie dwóch pierwszych cyfr w celu wskazania numeru departamentu. 05, na przykład, może wskazywać na dział transportu. Podobnie 00 może być stosowane dla tych materiałów i sklepów, które są używane we wszystkich działach, na przykład, nafcie, odpadach bawełny itp. A następnie dla każdego działu sporządzana jest lista materiałów.

Pierwsza cyfra powinna wskazywać, czy materiał będzie stanowił część produktu, czy też jest używany jedynie do uruchamiania maszyn lub czy jest to część zamienna. Mogę być wyznaczony dla materiałów wchodzących w skład produktu, 2 dla materiałów do napędzania maszyn i 3 dla części zamiennych.

Następne dwie lub trzy cyfry mogą zostać przypisane do różnych materiałów. Dlatego może to być sześciocyfrowy kod - dwa pierwsze oznaczają dział, w którym wymagany jest materiał, trzeci wskazuje na charakter materiału, a ostatni wskazuje na nazwę materiału. Na przykład, jeśli kod to 042034, może to oznaczać materiał nr 34 (powiedzmy olej smarujący) używany w dziale nr 4 do utrzymywania maszyn w ruchu.

Kod może być oczywiście narysowany w taki sposób, że opisuje tylko materiał, ale nie cel, do którego jest używany. Kod będzie składał się z cyfry oznaczającej jej nazwę, innej w celu wskazania jej wielkości lub innych danych, takich jak cień, jeśli to konieczne. Na przykład liczba przyporządkowana prętom spawalniczym ze stali miękkiej może wynosić 43, a w przypadku prętów aluminiowych 44. Wielkość może być wskazana 1 na każde 1/20 cm. Następnie kod dla aluminiowych prętów spawalniczych 3/10 cm. będzie 4406 i dla prętów spawalniczych ze stali miękkiej 1/10 cm będzie 4302.

Przykład:

Fabryka używa prostokątnych prętów ze stali i żeliwa różniących się wysokością i szerokością o 1/10 cm między _1/2 a 1 ½ cm szerokości i między 1/10 cm a 8/10 cm wysokości.

Dwa przykłady kodu to:

Stal 1 cm x 2/5 cm: 211004

Żeliwne 1-1 / 5 cm x 1/5 cm: √221202

Jaki będzie kod dla prętów stalowych 1 ½ cm 7/10 cm i na jedno żelazne pręty 4/5 cm x 3/10 cm?

Oczywiste jest, że pręty stalowe są oznaczone przez 21 i żeliwo przez 22, że szerokość ma 1 na 1/10 cm i wysokość jest również wskazana przez tę samą cyfrę. Dlatego kod dla prętów stalowych 1 Vi cm x 7/10 cm będzie wynosił 21 15 07, a dla prętów żeliwnych 4/5 3/10 cm. będzie 22 08 03.

Jeżeli przedmiot został wpisany do standardowego wykazu, obowiązkiem Menadżera Zakupów jest uzupełnianie zapasów w przypadku wyczerpania starych zapasów. Jeśli jednak skala produkcji została zwiększona, obowiązkiem Kierownika Robót jest niezwłoczne poinformowanie Kierownika Zakupu, aby można było zgromadzić dodatkowe zapasy w odpowiednim czasie, aby przekonać się, że praca nie ucierpiała.

Jeśli jakikolwiek dodatkowy artykuł jest wymagany przez Kierownika Robót lub kogokolwiek innego, jego zadaniem byłoby wysłanie specjalnego zapotrzebowania na zakup do Menedżera zakupów. Powinien być właściwie rządzony. Poniżej znajduje się wzór zgłoszenia zapotrzebowania.

Procedura zakupu:

W przypadku materiałów wpisanych do standardowego wykazu procedura zapewnienia ciągłości dostaw materiałów jest następująca:

Minimalna ilość i poziom zamówienia:

Dla każdej pozycji minimalna ilość jest określana na podstawie czasu potrzebnego do uzyskania artykułu od dostawcy i średniego zużycia na jednostkę czasu. Na przykład, jeśli zużycie artykułu wynosi 50 sztuk tygodniowo, a doświadczenie polega na tym, że faktyczne pobranie towaru po złożeniu zamówienia zajmuje sześć tygodni, wiadomo, że nowe zamówienie musi zostać zrealizowane, gdy rzeczywisty stan magazynowy jest więcej niż 300 sztuk, czyli 50 x 6.

Jeśli tak nie jest, a zamówienie zostanie złożone, powiedzmy, tylko wtedy, gdy zapasy wynoszą 200 sztuk, obecna dostawa zostanie wyczerpana, zanim pojawią się nowe zapasy, a następnie ucierpi praca, ponieważ nie można bezpiecznie polegać na zwykłym okresie dostawy, należy dodać margines bezpieczeństwa.

Dlatego w powyższym przykładzie minimalna ilość zapasów przy składaniu nowego zamówienia będzie wynosić, powiedzmy, 300 jednostek plus 100 jednostek dla zapasów bezpieczeństwa lub 400 jednostek we wszystkich. Limit ten jest wprowadzany do księgi sklepowej (która jest zbiorem kont zarówno pod względem ilości, jak i ilości poszczególnych pozycji sklepów). Obowiązkiem Receptarza Księgowego jest informowanie Kierownika Zakupu, ilekroć rzeczywisty zapas zbliża się do minimalnej ilości.

Odbywa się to w formie podanej poniżej:

Kiedy dotrze to do menedżera zakupów, jego obowiązkiem jest zainicjowanie procedury zakupu, która zostanie przedstawiona nieco później. Niektóre firmy używają terminu "Zamawiający dźwignia zamiast minimalnej ilości, ale niektóre firmy używają obu terminów. W takim przypadku poziom zamówienia oznacza to, co zostało napisane powyżej w odniesieniu do ilości minimalnej. Minimalna ilość oznacza wtedy dolną granicę, na której kwestie danego materiału mogą zostać zatrzymane w przypadku zwykłych prac, tak że podejmowane i kończone są tylko ważne prace.

Zezwolenie na wydawanie takich materiałów może również pochodzić od superintendenta, a nie od majstra, jak to zwykle bywa. Niektóre firmy nadal mają inny poziom, znany jako "Poziom zagrożenia". Oznacza to limit, na którym Menedżer zakupów musi podjąć specjalne kroki, na przykład, wysyłając człowieka osobiście, aby zabrać wymagane materiały i magazyny.

Maksymalna ilość:

Jedną z funkcji Menadżera zakupów jest przekonanie, że nie ma nadmiernej inwestycji w akcje. W tym celu musi ustalić maksymalny limit dla zapasów różnych przedmiotów. Ten maksymalny limit zostanie przekroczony tylko w szczególnych przypadkach. Na przykład, jeśli brakuje artykułu, maksymalny limit może być bezpiecznie zignorowany, jeśli partia jest dostępna w rozsądnych cenach.

Zasadniczo jednak należy unikać nadmiernego magazynowania z następujących powodów:

(a) Wiąże się to z inwestowaniem bardzo dużych funduszy, co spowoduje utratę odsetek.

(b) Ekstra duże zapasy będą wymagały większej ilości miejsca, tak, że trzeba będzie zapłacić dodatkowy czynsz.

(d) Ponieważ pewna część zapasów będzie leżała przez długi czas, może nastąpić pogorszenie jakości.

(e) Istnieje ryzyko przestarzałości.

Oznacza to, że można zrezygnować z produktu lub zmienić sposób jego wytwarzania. Stare materiały nie będą już wymagane, ponieważ duże zapasy mogą spowodować duże straty.

Czynniki określające maksymalny limit lub ilość są następujące:

(i) Finanse, które można zaoszczędzić na utrzymanie zapasów.

(ii) Dostępna przestrzeń lub pojemność pamięci.

(iii) Wiarygodne szacunki ilości potrzebnej do spożycia w niedalekiej przyszłości. Obejmuje to oszacowanie w odniesieniu do sprzedaży i produkcji gotowego wyrobu objętego postępowaniem oraz rozważenie ewentualnych zmian w materiałach wymaganych do produkcji wyrobu.

(iv) Prawdopodobny ruch cen; jeśli jest pewne, że ceny znacząco wzrosną w nadchodzącym okresie, utrzyma się stosunkowo duży zapas. W odwrotnej sytuacji zapasy utrzymywane są na jak najniższym poziomie.

(v) Prawdopodobne zmiany w warunkach dostawy materiałów. Jeżeli oczekuje się, że w przyszłości trudniej będzie uzyskać zapasy, to zostaną zbudowane duże zapasy.

Niektóre firmy stosują formułę ustalania maksymalnego limitu podwójnie minimalnej ilości. Ale to nie jest właściwe; maksymalna ilość powinna być określona na podstawie czynników podanych powyżej. Podstawowym celem jest uniknięcie strat wynikających z przestarzałości i dodatkowych kosztów w postaci odsetek od kapitału zamkniętego w zapasach. Aby uniknąć starzenia się, niezbędne jest znajomość twardych planów produkcyjnych (a nie tych, które są brane pod uwagę); powinny one obejmować nie tylko artykuły do produkcji, ale również stosowane procesy produkcyjne - należy również określić różne ilości artykułu i ilości każdej jakości, która będzie wytwarzana. Należy zaopatrzyć się w materiały, które będą wymagane w przypadku określonego programu produkcyjnego; w przypadku planów, które nie są pewne, zakupy należy wykonywać bardzo ostrożnie.

Poza tą podstawową zasadą, maksymalne limity są zwykle ustalane w porozumieniu z Menadżerem Finansów, który zwykle decyduje o tym, jakie środki można zaoszczędzić na potrzeby zapasów. Prawdopodobnie ruch cen i oczekiwane warunki dostawy z pewnością będą miały duży wpływ na to pytanie.