Przygotowanie magazynów lub otrzymanych towarów Uwaga (z próbką)

Tutaj szczegółowo opisujemy przygotowanie sklepów lub otrzymanych towarów!

W dużych fabrykach będzie wydzielony dział do odbioru towarów. W mniejszych fabrykach zadanie to może zostać powierzone Stróżowi. W obu przypadkach należy zachować ostrożność w momencie odbioru towaru. Ktokolwiek jest osobą odpowiedzialną, powinien otworzyć sprawy pod jego nadzorem. Każdy przypadek powinien zawierać tzw. List przewozowy, który określa nazwę pakującego i zawartość sprawy.

Treść powinna być porównywana z tymi wymienionymi na liście przewozowym. Wszelkie niedobory pęknięć lub wycieków należy odnotować i poinformować o tym dostawcę. Zwyczajowo wysyła się list przewozowy wraz z reklamacją. Całkowita ilość otrzymanych towarów powinna być następnie porównana z ilością wymienioną w odpowiedniej kolejności. Należy odnotować każdą krótką dostawę.

Jeżeli dostawa jest nadmierna, nadmiar należy oddzielić od siebie i skontaktować się z menedżerem ds. Zakupów, aby dowiedzieć się, czy należy go zatrzymać, czy zwrócić dostawcy. Otrzymane towary należy również przetestować pod względem jakości. Inżynier lub chemik może zostać wezwany do kontroli, ale niektóre towary będą musiały zostać przetestowane w laboratorium. W każdym przypadku, jeżeli jakość zostanie uznana za wadliwą, towary nie powinny być akceptowane; powinny być oddzielone, a dostawca proszony o ich usunięcie.

Następnie należy przygotować notatkę "Sklepy otrzymane". Jego forma jest podana poniżej:

Jeśli istnieje oddzielny wydział odbioru towarów, należy przygotować cztery kopie notatki. Jeden egzemplarz będzie przechowywany przez Dział Odbioru, a trzy egzemplarze wraz z towarami zostaną przesłane do Magazynu. Ponownie sprawdzi ilość towarów i porówna ją z ilością wymienioną w notatce. Zatrzyma towary w wyznaczonym pojemniku, podpisuje wszystkie trzy kopie, zachowuje je dla swojego rekordu i wysyła dwa z nich do Departamentu Kalkulacji Kosztów.

Jeżeli towary zostaną przez niego odebrane w pierwszej kolejności, przygotuje je tylko trzy kopie - jedna kopia zostanie zachowana na jego kopię, a dwie kopie zostaną przesłane do Wydziału ds. Kalkulacji kosztów. Należy zauważyć, że kolumny kwotowe w Notatkach Otrzymanych w Sklepie pozostaną puste zarówno przez Dział Przyjmowania, jak i Strażnika. Właśnie w dziale kalkulacji kosztów te kolumny zostaną wypełnione.

Pierwsza kolumna pod nagłówkiem "Kwota" pokazuje kwoty rachunku wysłane przez dostawcę. W drugiej kolumnie zostaną wprowadzone różne opłaty, które będą dodawane do kosztu towarów, a trzecia kolumna będzie sumą. Jest to kwota w kolumnie całkowitej, która pokaże całkowity koszt zakupionych towarów i jest to kwota, która zostanie wprowadzona do księgi sklepów.