Procedury efektywnego funkcjonowania działu zakupów

Procedury efektywnego funkcjonowania działu zakupów (ze wzorem)!

(a) Zgłoszenia zapotrzebowania lub wcięcia dla materiałów :

Oficer zakupów nie podejmuje żadnych działań w celu zakupu materiałów z własnej inicjatywy. Za pomocą zgłoszeń zapotrzebowania specjalista ds. Zakupów poznaje rodzaje materiałów potrzebnych w organizacji.

Zgłoszenie zapotrzebowania jest formularzem stosowanym jako formalny wniosek do działu zakupów o zakup materiałów. Formularz ten jest przygotowywany przez magazyniera do regularnych materiałów magazynowych oraz przez wydział do spraw specjalnych materiałów, które nie są magazynowane jako zwykłe przedmioty. Zamówienie jest zatwierdzane przez osobę wykonawczą, na przykład kierownika zakładu lub kierownika robót, oprócz wniosku pochodzącego z zamówienia.

Zgłoszenie zapotrzebowania jest zwykle przygotowywane w trzech egzemplarzach. Oryginalna kopia jest wysyłana do działu zakupów, duplikat jest przechowywany przez magazyniera lub dział, który inicjuje zapotrzebowanie, a trzy egzemplarze są wysyłane do upoważnionego organu wykonawczego.

Zgłoszenie zapotrzebowania zainicjowane przez właściciela magazynu dla zwykłych materiałów jest zwane "regularnym" zapotrzebowaniem na zakup, a zgłoszenie zapotrzebowania przygotowane przez kierownika działu na materiały specjalne jest znane jako "specjalne" lub "okazjonalne" zapotrzebowanie na zakup. Regularne zgłoszenia zapotrzebowania są przygotowywane, gdy elementy materiałów osiągną poziom zamówień, tj. Poziom, na którym należy umieścić zamówienie na uzupełnienie.

Odbywa się to w celu uniknięcia niedoboru materiałów i udostępnienia nieprzerwanych dostaw materiałów do miejsc pracy lub działów. Wzór formularza zgłoszenia zapotrzebowania znajduje się poniżej.

Z powyższego wzoru zgłoszenia zapotrzebowania wynika, że ​​zawiera on trzy podstawowe informacje, które pomagają w pracy działu zakupów.

To są:

(а) Jaki rodzaj materiału ma zostać zakupiony? Opis artykułów i numerów sklepów powinien być wyraźnie podany w zgłoszeniu zapotrzebowania, aby można było nabyć odpowiednią jakość materiałów.

(b) Kiedy ma zostać zakupiony? Materiały należy zakupić we właściwym czasie, tak aby nie było niedoborów materiałów ani nadmiernych inwestycji w akcje.

(c) Ile ma zostać zakupiona w momencie złożenia zamówienia? Jaka powinna być ilość zamówienia ekonomicznego?

(b) Badanie źródeł zaopatrzenia i wybór dostawcy:

Źródło dostawy materiałów należy wybrać po otrzymaniu zgłoszenia zapotrzebowania. Dział zakupów zwykle utrzymuje dla każdej grupy materiałów listę nazw i adresów dostawców. Oferty mogą być zapraszane od tych dostawców poprzez wystawianie im ofert. Po otrzymaniu ofert od dostawców należy przygotować zestawienie różnych otrzymanych ofert i wybrać pożądanych dostawców.

Przy wyborze dostawcy, któremu należy zlecić zakup materiałów, dział zakupów powinien pamiętać:

(i) Zdolności produkcyjne,

(ii) Wiarygodność dostawcy,

(iii) Kondycja finansowa dostawcy,

(iv) Zarządzanie firmy dostarczającej,

(v) Podana cena,

(vi) Ilość, dla której ma zastosowanie cena,

(vii) Warunki płatności,

(viii) Warunki dostawy, oraz

(ix) Specyfikacje, do których produkty są wytwarzane.

Wszystkie inne czynniki; będąc tym samym, cena zakupu powinna być najniższą ceną, po której dany materiał ma zostać zakupiony. Dlatego dostawca, od którego zakupiony jest materiał, powinien być niezawodny i zdolny do dostarczania materiałów o jednolitej jakości w odpowiednim czasie i po rozsądnych cenach.

Pracownik ds. Zakupów powinien pamiętać o wszystkich kryteriach podanych powyżej przy dokonywaniu wyboru dostawcy; nie może jednak stać się głupcem ani głupcem. Nie może bać się wydać, czasem więcej pieniędzy firmy, aby spełnić wymagane harmonogramy dostaw, standardy jakości i warunki płatności.

Menedżer zakupów uzyska niezbędne informacje z harmonogramu ofert, przeszłych zapisów, katalogów, poradników dla kupujących i innych książek. Krótko mówiąc, powinien zachować wszystkie niezbędne zapisy pamiętając o najważniejszym celu Działu Zakupów, tj. Kupując odpowiednią ilość i jakość materiałów o najtańszej stawce w odpowiednim czasie, aby ułatwić sprawne funkcjonowanie produkcji.

Wzór formularza oferty, który jest wydawany różnym dostawcom w celu zaproszenia do składania ofert, przedstawia się następująco:

Powinna zostać przeprowadzona okresowa ocena dostawców i tych, których działanie jest złe pod względem jakości, czasu dostawy, polityki sprzedaży i konkurencyjnych cen, powinna zostać usunięta z listy dostawców. W przyszłości oferty od tych dostawców nie powinny być zapraszane, dopóki ich wyniki nie zostaną uznane za dobre.

Materiały można nabyć w drodze przetargu nieograniczonego, ograniczonej oferty przetargowej i pojedynczej metody przetargowej. Otwarta metoda przetargowa pomaga w zapraszaniu ofert od wielu stron poprzez reklamę w prasie i jest stosowana, gdy zakup obejmuje znaczną ilość i wartość.

Ta metoda zwiększy zapasy materiałów, ponieważ reklamowane oferty zajmują więcej czasu na rozstrzyganie przetargów i składanie zamówień. W przypadku ograniczonej procedury przetargowej oferty są zapraszane od ograniczonej liczby dostawców. W ograniczonych przetargach dostawcy zazwyczaj znają materiały i mogą zgłaszać realistyczne oferty.

Dostawcy są sprawdzonymi dostawcami w przeszłości. W konsekwencji, ciągłe dostawy mogą być zapewnione zgodnie z przytoczonymi warunkami. W takim systemie przetargowym konkurencja jest również możliwa, ponieważ poprzednią cenę można porównać z ceną notowaną, a jeśli ceny ofertowe są wyższe, można żądać przetargu na uzasadnienie wzrostu. Ta metoda jest bardziej popularna ze względu na swoje zalety. Metoda jednego przetargu jest stosowana tam, gdzie dostawca jest jedynym dostawcą.

(c) Zamówienie zakupu:

Po wyborze dostawcy dział zakupów przygotowuje zamówienie na dostawę zapasów. Zamówienie jest pisemnym upoważnieniem dostawcy do dostarczenia określonego materiału lub materiałów. Jest to dowód na to, że umowa między kupującym a dostawcą wiąże zarówno nabywcę, jak i dostawcę z warunkami, na których zamówienie zostało złożone.

Dostawca jest zobowiązany dostarczyć materiały zgodnie z warunkami zamówienia, a kupujący jest zobowiązany do zaakceptowania dostawy i zapłaty za materiały zgodnie z ustaleniami. Co więcej, jest to dokument, który daje władzom departamentu przyjmującego otrzymywanie zamówionych materiałów i do działu kont w celu przyjęcia rachunku od dostawcy do zapłaty.

Liczba kopii przygotowanego zamówienia zakupu różni się w zależności od organizacji. Przygotowuje się od trzech do pięciu egzemplarzy w zależności od wielkości organizacji.

Jeśli przygotowano pięć kopii, możliwe wykorzystanie może wyglądać następująco:

(i) Oryginalna kopia zostanie wysłana do dostawcy.

(ii) Jedna kopia zostanie wysłana do działu przyjmującego.

(iii) Jedna kopia jest wysyłana do osoby, która zainicjowała zgłoszenie zapotrzebowania.

(iv) Jeden egzemplarz przesyłany jest do działu księgowości.

(v) Ostatni egzemplarz jest przechowywany przez dział zakupów do wykorzystania w przyszłości.

Formularz zamówienia zakupu znajduje się poniżej:

Należy regularnie śledzić złożone zamówienia, aby materiały mogły zostać dostarczone na czas. Zapytania należy składać w regularnych odstępach czasu w uzgodnionych terminach dostaw. Można podjąć odpowiednie środki zaradcze lub wykorzystać alternatywne źródła dostaw, jeżeli napotykają one jakiekolwiek trudności w dostarczeniu materiałów w obiecanym terminie dostawy.

Po upływie terminu dostawy dostawcy powinni zostać poproszeni o podanie dat, w których spodziewają się dostarczyć materiały. Przedłużenie dostaw powinno być przyznane tylko pod warunkiem nałożenia kar w umowach. Tak więc śledzenie zamówień zapewnia sprawny zakup materiałów, a także zabezpieczenia przed zamknięciem fabryki z powodu nieotrzymania materiałów.

(d) Odbieranie i sprawdzanie materiałów :

W przypadku dużych koncernów należy ustanowić oddzielny Dział Odbioru i Inspekcji, niezależny od lokalizacji składowania, w celu odbioru i kontroli materiałów. Jednak w małych sprawach praca związana z odbiorem towarów może zostać powierzona właścicielowi sklepu.

Funkcje działu odbioru i kontroli to:

1. Konserwacja plików zamówień zakupu.

2. Odbieranie, rozładowywanie i rozpakowywanie materiału dostarczanego przez dostawców na podstawie warunków dostawy. Te wyzwania są podpisane przez urzędnika w dziale odbiorczym, a jeden egzemplarz wyzwania zostaje odesłany do dostawcy jako dowód odbioru materiałów dostarczonych przez dostawcę w ramach wyzwania.

3. Sprawdzanie ilości i stanu fizycznego otrzymanych materiałów. Odbywa się to poprzez porównanie zamówienia z wyzwaniem dostawy. Wszelkie niedobory lub pęknięcia należy zgłosić dostawcy.

4. Sprawdzanie jakości otrzymanych materiałów. Inżynier lub chemik może zostać wezwany do sprawdzenia jakości materiałów. Ma on zapewnić, że jakość jest zgodna z zamówieniem. Po sprawdzeniu jakości materiałów, departament przedstawi raport dotyczący jakości i jeśli niektóre materiały zostaną odrzucone z tego powodu.

5. Po zakończeniu inspekcji otrzymujący towar urzędnik powinien wprowadzić szczegółowe dane dotyczące materiałów otrzymanych w Sklepie lub otrzymanych Towarach. Należy przygotować pięć kopii notatki. Jeden egzemplarz będzie przechowywany przez Dział Odbiorczy, a cztery kopie wraz z materiałami zostaną przesłane do sklepu.

Ponownie sprawdzi ilość materiałów i porówna je z ilością podaną na notatce. Podpisze wszystkie cztery kopie.

Jeden egzemplarz będzie przechowywany przez prowadzącego dla jego zapisu, a pozostałe trzy kopie będą wysyłane do następujących działów (jeden egzemplarz do każdego działu):

(i) Dział zakupów,

(ii) Departament Rachunków,

(iii) Departament, który zainicjował zapotrzebowanie.

Formularz otrzymanych notatek Sklepów (lub Towarów) znajduje się poniżej:

Należy zauważyć, że kolumny stawek i kwot zostaną wypełnione przez Dział kalkulacji kosztów.

Towar otrzymał notatkę jest dokumentem, na podstawie którego dokonywane są weryfikacje zakupów, a płatność jest dokonywana u dostawcy. Jest to również pomocne przy zgłaszaniu wszelkich roszczeń dotyczących krótkich dostaw. Zapewnia kompletny zapis wszystkich otrzymanych materiałów.

(e) Sprawdzanie i przekazywanie rachunków płatniczych :

Po otrzymaniu faktury od dostawcy, zostaje ona wysłana do działu księgowego sklepu, aby sprawdzić zarówno autentyczność, jak i dokładność arytmetyczną. Ilość wymieniona na fakturze jest sprawdzana w odniesieniu do otrzymanych w sklepie banknotów, podczas gdy cena na fakturze jest sprawdzana na podstawie zamówienia zakupu. Cena materiału musi być skorygowana o zniżki, opłaty transportowe, cła, podatki akcyzowe, koszt kontenerów itp.

Przed zweryfikowaniem ostatecznego rachunku należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

1. Rabat handlowy, jeśli istnieje, należy odjąć od ceny zakupu materiału.

2. Rabat ilościowy udzielony przez dostawcę zakupów hurtowych również należy odjąć od ceny materiału.

3. Zniżkę gotówkową żąda się tylko wtedy, gdy płatność dokonywana jest gotówką. Jednak niektórzy eksperci twierdzą, że rabat gotówkowy jest pozycją czysto finansową, dlatego nie należy go zakładać na konta kosztów.

4. Opłaty transportowe poniesione w związku z dostarczeniem materiału do organizacji stanowią część kosztów materiałowych. Jeżeli takie wydatki są pokrywane przez dostawcę w imieniu kupującego, faktura za materiał powinna zostać zwiększona o kwotę kosztów transportu.

5. Wszelkie opłaty ubezpieczeniowe zapłacone przez dostawcę również należy doliczyć do ceny materiału.

6. Należy również dodać podatek od sprzedaży, podatek akcyzowy itp.

7. Wszelkie odsetki należne od salda należnego dostawcy należy dodać.

8. Koszt kontenerów jest doliczany do ceny zakupu materiałów, jeśli nie mają one zostać zwrócone dostawcy. Cena zakupu nie obejmuje jednak kosztów kontenerów, jeśli są one zwrotne w pełnej wartości. W przypadku zwrotów kontenerów po obniżonej wartości, czynsz, tj. Różnica między ceną naliczoną przez dostawcę a ceną zwrotną, jest dodawana do ceny materiału.

Po sprawdzeniu autentyczności rachunku należy również sprawdzić dokładność arytmetyczną. Sekcja księgowania sklepów zatwierdza, certyfikuje i przekazuje fakturę do zapłaty i na tej podstawie może dokonać płatności przez kasjera. Płatność jest dokonywana zgodnie z warunkami ustalonymi w dowolnej kolejności.

Ilustracja 1:

Gdy ogłoszono przetargi na sklep, otrzymano oferty:

Dostawca A:

(a) stawka Rs 2 każda; (b) Zniżka handlowa 10%; (c) Zniżka gotówkowa 5%, jeżeli rachunki są opłacane w ciągu dwóch tygodni po otrzymaniu; (d) Koszty transportu Rs 1 na 100 jednostek.

Dostawca B:

(a) Stopa R 1, 80 za sztukę (do 1000 sztuk), Rs 1, 60 za sztukę (w przypadku zamówień powyżej 1000 sztuk); (b) 6% odsetki rocznie zostanie dodane, jeżeli rachunki nie zostaną zapłacone w ciągu dwóch tygodni po otrzymaniu materiałów; (c) Koszty transportu Rs 3 na 100 jednostek.

Zakładając, że co miesiąc wymagane jest około 5000 sztuk, a jakość i inne warunki dostawy są takie same, podaj swoje uwagi na temat tego, kto może wydać zamówienie. Fabryka płaci 50% swoich miesięcznych rachunków co dwa tygodnie.

Rozwiązanie:

Zlecenie zakupu powinno zostać wydane dostawcy B ze względu na najniższy koszt materiałów.

Ilustracja 2:

Po zaproszeniu ofert otrzymujemy dwa cytaty w następujący sposób:

(a) Rs. 4, 20 na jednostkę.

(b) Rs. 4, 00 za jednostkę plus Rs. 2000 stałych opłat do dodania niezależnie od zamówionych sztuk.

Poinformuj o swoich argumentach, z którymi należy składać zamówienie i jaka ilość ma zostać zamówiona.

Ilustracja 3:

Ładunek ciężarówki z materiałem zmieszanych towarów został zakupiony dla Rs. 9 000. Zostały one uporządkowane według następujących klas, których stawki rynkowe są przedstawione w odniesieniu do każdego z nich: