Budżet zerowej bazy: znaczenie, kroki, zalety i wady

Budżet zerowej bazy: znaczenie, kroki, zalety i wady!

Znaczenie:

Ten budżet to przygotowanie budżetu zaczynającego się od zera lub z czystego stanu. Jako nową technikę zaproponował Peter Pyher z Texas Instruments Inc., USA. Technika ta została wprowadzona do budżetu w stanie Gorgia przez pana Jimmy'ego Cartera, który był wtedy gubernatorem tego stanu. Gdy pan Carter został później prezydentem USA, ZBB był sądzony w federalnym budżecie jako środek kontroli wydatków państwowych.

Zastosowanie budżetu zerowego (ZBB) jako narzędzia zarządzania zyskuje na popularności od wczesnych lat siedemdziesiątych. Stale zdobywa akceptację w świecie biznesu, ponieważ okazuje się użyteczna jako narzędzie integrujące funkcje kierownicze planowania i kontroli.

ZBB to metoda budżetowania, w której wszystkie wydatki muszą być uzasadnione dla każdego nowego okresu. ZBB zaczyna od "podstawy zerowej", a każda funkcja w organizacji jest analizowana pod kątem jej potrzeb i kosztów. Budżety są następnie budowane w oparciu o to, co jest potrzebne w nadchodzącym okresie, niezależnie od tego, czy budżet jest wyższy, czy niższy niż poprzedni. ZBB umożliwia wdrożenie strategicznych celów na najwyższym poziomie w procesie budżetowania poprzez powiązanie ich z określonymi obszarami funkcjonalnymi organizacji, w których koszty mogą być najpierw grupowane, a następnie mierzone w oparciu o wcześniejsze wyniki i bieżące oczekiwania.

Budżety konwencjonalne są przygotowywane głównie na podstawie wyników osiągniętych w przeszłości i kosztów rzeczywistych. Tak więc konwencjonalny budżet oznacza kwantyfikację celów firmy, a efektywność budżetowania jako urządzenia planującego i kontrolującego zależy od aktywności, w której jest wykorzystywana. Budżety są najlepiej wykorzystywane jako kontrola zarządcza w działaniach, które są bezpośrednio związane z ostatecznym wynikiem działalności organizacji, ponieważ nakłady wykorzystywane przez te działania można porównać z wynikami tych działań.

W związku z tym dokładniejszy budżet można obliczyć po ustanowieniu relacji między wejściami i wyjściami. Ale są pewne działania, które nie są bezpośrednio związane z wynikami firmy, takimi jak personel prawny i personel.

Nie można opracować dokładniejszego budżetu na takie działania, ponieważ przypisane zadania i zasoby przeznaczone na takie działania nie są bezpośrednio związane z produkcją firmy i trudno jest opracować i zastosować standardowy koszt takich działań. Budżet zerowy jest najbardziej odpowiedni w kontrolowaniu tych pracowników i obszarów wsparcia (np. Koszty ogólne związane z produkcją).

Tradycyjny budżet opracowywany jest głównie na zasadzie inkrementalizmu. W ramach tego podejścia poziomy kosztów z poprzedniego roku są często brane za podstawę do rozpoczęcia, a jednostki budżetowe koncentrują swoją uwagę na ustalaniu, jakie zmiany z poprzedniego roku są wymagane. W związku z tym budżet jest opracowywany na podstawie przyrostowych zmian w stosunku do danych z poprzedniego roku przyjmowanych jako baza.

Podejście inkrementalne do budżetowania prowadzi do nieskuteczności i ekstrawagancji zeszłego roku, ponieważ dane z poprzedniego roku są traktowane jako podstawa do opracowania budżetu. Tak więc podejście inkrementalne nie promuje efektywności operacyjnej, ponieważ nie wymaga od menedżerów przeglądu swoich wcześniejszych działań.

Z drugiej strony, budżetowanie zerowe nie opiera się na podejściu inkrementalnym, a dane z poprzedniego roku nie są przyjmowane jako podstawa. Raczej zero przyjmuje się za podstawę, jak nazywa się nazwa. Przyjmując zero jako podstawę, budżet jest opracowywany na podstawie prawdopodobnych działań na przyszły okres.

W ZBB, pomijając budżet z przeszłości, błędy przeszłości nie są powtarzane. Fundusze wymagane dla każdej działalności na następny okres budżetowy należy uzyskać przedstawiając przekonującą sprawę. Fundusze nie będą dostępne w sposób oczywisty.

Budżet zero-podstawowy został zdefiniowany przez jego pomysłodawcę Petera A Pyhera w następujący sposób:

"Proces planowania i budżetowania, który wymaga od każdego menedżera uzasadnienia całego żądania budżetowego od zera (stąd zerowa baza) i przenosi ciężar dowodu na każdego menedżera, aby uzasadnić, dlaczego w ogóle powinien wydać jakiekolwiek pieniądze. Podejście to wymaga, aby wszystkie działania były analizowane w "pakietach decyzyjnych", które są oceniane w drodze systematycznych analiz i uszeregowane w kolejności według ważności. "

CIMA zdefiniowała to jako "metodę budżetowania, w której wszystkie działania są przeszacowywane za każdym razem, gdy ustalany jest budżet. Dyskretne poziomy każdego działania są wyceniane i wybiera się kombinację, aby dopasować dostępne fundusze ". W skrócie skomplikowana praktyka posiadania menedżera usprawiedliwia działania od podstaw, tak jakby były uruchamiane po raz pierwszy.

Unikalną cechą budżetu zerowego jest to, że stara się pomóc kierownictwu w odpowiedzi na pytanie. "Przypuśćmy, że zaczynamy naszą działalność od zera, w jaki sposób wydamy nasze pieniądze i jakie działania nadamy najwyższy priorytet? W związku z tym zerowanie budżetu próbuje przezwyciężyć słabe strony konwencjonalnego budżetowania, szczególnie w tych obszarach, w których trudno jest zastosować elastyczne budżetowanie.

Może być z powodzeniem stosowany do wydatków rządowych, aw ramach działalności obejmowałby wydatki inne niż bezpośrednie materiały, koszty pracy i koszty ogólne, takie jak badania i rozwój, przetwarzanie danych, kontrola jakości, marketing i transport, personel prawny i biuro kadrowe.

Kroki w ZBB:

Ważne kroki w ZBB to:

(i) Identyfikacja jednostek decyzyjnych w celu uzasadnienia każdej pozycji wydatków w proponowanym budżecie.

(ii) Przygotowanie pakietów decyzyjnych. Każdy pakiet jest oddzielnym i identyfikowalnym działaniem. Pakiety te są powiązane z celami korporacyjnymi.

(iii) Ranking pakietów decyzyjnych na podstawie analizy kosztów i korzyści.

(iv) Przydział środków na podstawie powyższego wynika z następującego hierarchicznego systemu piramidy w celu zapewnienia optymalnych rezultatów.

Pakiety decyzji są samodzielnymi modułami lub propozycjami dotyczącymi funduszy. Każdy pakiet decyzyjny jasno wyjaśni działanie, zapotrzebowanie na przedmiot, kwotę, korzyści z wdrożenia wniosku, stratę, która może zostać poniesiona, jeśli nie zostanie wykonana itd.

Zalety budowania Zero Base:

Oto zalety ZBB:

(1) Budżet zerowy nie opiera się na podejściu inkrementalnym, dlatego promuje efektywność operacyjną, ponieważ wymaga od kierowników przeglądu i uzasadnienia ich działań lub żądanych funduszy. Dotychczasowe nieefektywności nie są powtarzane.

(2) Budżet zerowy jest najbardziej odpowiedni dla pracowników i obszarów wsparcia (tj. Nieprodukcyjne koszty ogólne) organizacji, ponieważ nakłady tych obszarów nie są bezpośrednio związane z ostatecznymi wynikami organizacji.

(3) Budżet zerowy uwzględnia każdorazowo alternatywne sposoby wykonywania tej samej pracy, ponieważ zero przyjmuje się za podstawę za każdym razem przy przygotowywaniu budżetu. Dzięki temu kierownictwo ma możliwość krytycznej oceny swoich działań.

(4) Skupia proces zarządzania na analizie i podejmowaniu decyzji, ponieważ wymaga od menedżerów dokonywania przeglądu ich działalności za każdym razem, gdy budowany jest budżet.

(5) Dla kierownictwa pomocne jest dokonanie optymalnej alokacji ograniczonych zasobów, ponieważ unikalnym aspektem budżetowania zerowego jest ocena zarówno bieżących, jak i proponowanych wydatków i ułożenie go w pewnym porządku priorytetu. Fundusze są wykorzystywane na zasadzie pierwszeństwa, a zatem istnieje lepsza alokacja zasobów.

(6) Ulepszono koordynację wewnątrz firmy i wzmocniono kanały komunikacji.

(7) Zwiększony udział w ZBB ma wpływ motywacyjny.

(8) ZBB jest szczególnie przydatny dla służb i rządów.

(9) To sprawia, że ​​menedżerowie są świadomi kosztów i pomagają im w określeniu priorytetów w ogólnym interesie organizacji.

W ten sposób zapewnia systematyczne podejście do oceny różnych działań w celu ich uszeregowania pod względem alokacji zasobów, zapewnia, że ​​działania podjęte w celu osiągnięcia celów firmy są wykonywane w najlepszy możliwy sposób, umożliwia alokację zasobów po dokładnej analizie kosztów i korzyści, umożliwia kierownictwu identyfikację i eliminację nieekonomicznych wydatków, pomaga we wprowadzeniu systemu zarządzania przez cele i zapewnia powiązanie budżetów resortowych z celami korporacyjnymi.

Podsumowując, ZBB nie jest panaceum, ale z pewnością może zwiększyć przydatność procesu budżetowania, ponieważ stara się przezwyciężyć słabości konwencjonalnego budżetowania.

Wady ZBB:

Oto wady ZBB:

(i) Praca papierkowa będzie się okresowo zwiększać ze względu na dużą liczbę pakietów decyzyjnych. Jest to czasochłonne i kosztowne ćwiczenie.

(ii) Koszt przygotowania różnych pakietów może być bardzo wysoki w dużych firmach obejmujących ogromną liczbę pakietów decyzyjnych.

(iii) Ranking pakietów jest bardzo często subiektywny i może stwarzać ryzyko konfliktów.

(iv) Zli menedżerowie mogą opierać się nowym pomysłom i zmianom, ponieważ czują się zagrożeni przez ZBB.

(v) Niektóre działania mogą mieć korzyści jakościowe, a nie ilościowe, ponieważ bardzo trudno jest określić ilościowo takie działania, jak badania i rozwój oraz ogólna administracja.

(vi) Może położyć większy nacisk na korzyści krótkoterminowe na wyznacznik długoterminowych celów organizacji.

(vii) Koszty i korzyści każdego pakietu muszą być ciągle aktualne, aby były istotne, a nowe pakiety będą opracowywane, gdy tylko pojawią się nowe działania.

(viii) Sukces zależy od najlepszego wsparcia zarządzania.

W związku z tymi wadami, ZBB zostało przyjęte przez kilka rządów na całym świecie w celu poprawy swoich umiejętności budżetowych. Znajduje zastosowanie w kontroli kosztów działu serwisu. Jednak w celu kontroli kosztów bezpośrednich jako bezpośrednich materiałów i bezpośrednich kosztów pracy itp. Bardziej przydatne mogą być standardowe kalkulacje kosztów.