Kroki związane z procedurą skargi dotyczącej pracowników

Kroki w procedurze rozpatrywania skarg pracowniczych!

Skargi są naturalne w organizacjach. Jednak podobnie jak w przypadku problemów dyscyplinarnych, skargi również nie przynoszą żadnego skutku. W związku z tym istnieje potrzeba radzenia sobie lub przywracania krzywd. W związku z tym większość dużych organizacji w Indiach opracowała procedurę formalnego zażalenia, która umożliwia organizacji rozpatrywanie skarg w sposób zadowalający. W rzeczywistości istnieje kilka istotnych powodów, dla których istnieje formalna procedura zażaleń w organizacji.

Ważne są wymienione poniżej:

(i) Zapewnia ustaloną i znaną metodę rozpatrywania skarg i utrzymuje tę kwestię.

(ii) Przynosi skargę do wiedzy kierownictwa, tak aby mógł ją poznać i zrozumieć, że podejmuje niezbędne działania w celu ich rozwiązania.

(iii) Daje pracownikowi gwarancję, że istnieje mechanizm umożliwiający rozpatrzenie jego skargi w sposób beznamiętny i obojętny.

(iv) Odpowiadanie na jego skargę i bycie wysłuchanym daje pracownikowi poczucie troski. To nie tylko robi to z jego klatki piersiowej ", ale także pomaga mu poprawić jego morale i produktywność.

(v) Zaangażowanie kilku poziomów organizacji w procedurę rozpatrywania skarg zapewnia pomoc w dwóch wymiarach. Po pierwsze, przełożony, który jest pierwszym poziomem w procesie skarg, nie może zostać pominięty przez pracownika. Po drugie, zaangażowanie kilku szczebli hierarchicznych w maszynerię skarg jest wyłączną zależnością od przełożonego, który nie może narazić na szwank interesu pracownika. Osoba nadzorująca wie, że jest on postacią sprawującą władzę.

(vi) Zaangażowanie różnych szczebli pozwala im poznać rodzaje problemów dotyczących pracowników i menedżerów.

(vii) Na koniec sprawdza menedżerów przed podejmowaniem arbitralnych i stronniczych działań przeciwko pracownikom, ponieważ wiedzą oni, że ich działania podlegają zaskarżeniu.

Według Michaela Armstronga "formalna procedura zażaleń zapewnia następujące korzyści:

(i) Kanał dla poszkodowanego pracownika do wyrażania i przedstawiania swojej skargi.

(ii) Zapewnienie bezstronnego rozpatrywania skargi.

(iii) Pewność co do dostępności niektórych maszyn do szybkiego rozpatrywania skarg.

(iv) Środki, za pomocą których poszkodowany pracownik może uwolnić się od swojej pracy z powodu niezadowolenia lub niezadowolenia.

Skargi, które wskazują na niezadowolenie i niezadowolenie pracowników, negatywnie wpływają na ich produktywność. Innymi słowy, nie inicjując w porę działań mających na celu rozpatrzenie skarg, organizacja często traci produktywne wysiłki niezadowolonego pracownika. W rzeczywistości nierealistyczne jest założenie, że poszkodowany lub niezadowolony pracownik dołoży wszelkich starań, aby wykonać tę pracę. W związku z tym przywiązywanie wagi do skarg pracowników ma znaczenie.

Procedura, którą kierownictwo ma do czynienia ze skargami pracowników, można określić w następujący sposób:

1. Terminowe działanie:

Pierwszym i najważniejszym wymogiem w rozpatrywaniu skarg jest ich natychmiastowe załatwienie, kiedy i kiedy się pojawią. Lub powiedz, że skargi muszą zostać zgwałcone w zarodku. Im szybciej zażalenie zostanie rozstrzygnięte, tym mniejszy będzie jego wpływ na wyniki pracowników. Wymaga to, aby opiekunowie pierwszej linii zostali przeszkoleni w zakresie rozpoznawania i rozpatrywania skarg prawidłowo i niezwłocznie.

2. Przyjmowanie skargi:

Przełożony powinien starać się rozpoznać i zaakceptować skargę pracownika, gdy jest ona wyrażana. Należy zauważyć, że akceptacja niekoniecznie oznacza zgodę na skargę, po prostu pokazuje chęć nadzorcy do obiektywnego i beznamiętnego rozpatrzenia skargi, aby poradzić sobie ze skargą. Dowody sugerują, że więcej inspektora pokazuje swoją troskę o pracowników, mniejszą jest liczba skarg zgłaszanych przez pracowników.

3. Identyfikacja problemu:

Skarga wyrażana przez pracownika może czasami po prostu emocjonalnie, tonie, wyimaginowana lub niejasna. W związku z tym osoba nadzorująca musi zidentyfikować lub zdiagnozować problem określony przez pracownika.

4. Gromadzenie faktów:

Gdy problem zostanie zidentyfikowany jako prawdziwy problem, przełożony powinien zebrać wszystkie istotne fakty i dowody odnoszące się do zażalenia. Fakty zebrane w ten sposób należy oddzielić od opinii i uczuć, aby uniknąć zniekształceń faktów. Dobrze jest zachować fakty dotyczące przyszłych zastosowań, kiedy i kiedy są one wymagane.

5. Analiza przyczyny skargi:

Po zebraniu wszystkich faktów i danych liczbowych dotyczących skargi, kolejnym krokiem w procedurze składania skarg jest ustalenie i przeanalizowanie przyczyny, która doprowadziła do zażalenia. Analiza przyczyny obejmuje zbadanie różnych aspektów zażalenia, takich jak przeszłość pracowników, częstotliwość występowania, praktyki zarządzania, praktyki związków itp. Identyfikacja przyczyny skargi pomaga kierownictwu podjąć działania naprawcze w celu uregulowania sprawy. skargę, a także zapobiegać jej nawrotom.

6. Podejmowanie decyzji:

Aby podjąć najlepszą decyzję w sprawie rozpatrzenia zażalenia, opracowywane są alternatywne kursy działań. Są one następnie oceniane pod kątem ich konsekwencji dla pokrzywdzonego pracownika, związku i kierownictwa. Ostatecznie podjęto decyzję, która najlepiej pasuje do danej sytuacji w organizacji. Taka decyzja powinna służyć jako precedens zarówno w departamencie, jak i organizacji.

7. Wykonanie decyzji:

Podjęta decyzja musi zostać niezwłocznie przekazana pracownikowi, a następnie wdrożona przez właściwy organ. McGregor "Zasady gorącego pieca" powinny być ściśle przestrzegane podczas wdrażania decyzji. Podjęta decyzja powinna również zostać poddana przeglądowi, aby wiedzieć, czy skarga została rozpatrzona w sposób zadawalający, czy też nie.

W przypadku, gdy nie zostanie rozwiązany, przełożony ponownie musi powrócić do całej procedury krok po kroku, aby znaleźć odpowiednią decyzję lub rozwiązanie w celu rozwiązania zażalenia.

Jeżeli jednak zażalenie nie zostanie rozstrzygnięte na poziomie wewnętrznym, skargę kieruje się do arbitra, który jest do przyjęcia zarówno dla pracownika, jak i kierownictwa. Arbiter kieruje się quasi-sądowym procesem, w którym obie strony przedstawiają dowody.

Na podstawie tak powstałych dowodów sprawa jest badana krzyżowo w wątku. Arbiter myśli wtedy, stosuje swój umysł i podejmuje decyzję. Decyzja arbitra jest ostateczna i wiążąca dla obu stron.

W Indyjskim Instytucie Zarządzania Personelem w Kalkucie wymieniono następujące pięć kroków zawartych w procedurze składania skarg:

1. Pracownik powinien zgłosić swoje zażalenie do bezpośredniego przełożonego.

2. Jeżeli decyzja podjętą przez osobę nadzorującą jest nie do zaakceptowania przez pokrzywdzonego pracownika, należy ją poinformować, kto następnie w hierarchii zarządzania, powinien przekazać skargę.

3. Skargi należy załatwić niezwłocznie i beznamiętnie.

4. Tylko skarga wniesiona przez pracownika, który zrozumiał instrukcje wydane mu lub jej pracodawcy, zarejestruje protest i uruchomi procedurę rozpatrywania zażaleń.

5. Jeżeli pokrzywdzony pracownik nadal pozostaje niezadowolony, żadna ze stron nie podejmie żadnych bezpośrednich działań, które mogłyby zaszkodzić sprawie lub wzbudzić wątpliwości podczas rozpatrywania skargi.

Rozważmy procedurę skarg na roboty na poziomie jednostkowym, zgodnie z Tata Iron and Steel Company (TISCO).

Procedura składa się z następujących etapów:

Scena 1:

Pracownik wypełnia formularz zażalenia i przedkłada to samo do zmiany obciążenia za informacje i uwagę.

Etap 2:

W przypadku, gdy nie jest usatysfakcjonowany decyzją, udaje się do szefa departamentu w celu rozstrzygnięcia swojej skargi.

Etap 3:

Jeżeli pokrzywdzony pracownik nadal nie jest zadowolony, przekazuje go właściwemu przewodniczącemu komitetu ds. Prac terenowych (ZWC). Każdy komitet robót strefowych składa się z pięciu zarządów i pięciu przedstawicieli związków. Ich decyzja jest ostateczna i wiążąca dla obu stron. Indywidualne zażalenia rozpatrywane przez komitet strefowy dotyczą awansu, zawieszenia, zwolnienia i zwolnienia.

Etap 4:

Jeśli komitet strefowy nie dojdzie do jednomyślnej decyzji lub decyzja nie zostanie zaakceptowana przez pracownika, skarga zostanie przekazana do centralnego komitetu prac. W skład tego komitetu wchodzą przedstawiciele najwyższego kierownictwa i urzędnicy związkowi. Również w tym przypadku jednomyślność głównych operatorów i decyzja podjęta przez komitet są wiążące dla obu stron.

Etap 5:

Jeżeli komitet nie podejmie jednomyślnej decyzji, sprawa zostaje przekazana przewodniczącemu spółki. Jego decyzja jest ostateczna i wiąże obie strony.

Etap, na którym ustala się zażalenie, wskazuje na klimat lub ducha, który panuje w organizacji. Oczywiście, im niższy poziom osiedlenia, tym szybsze jest redagowanie zażalenia. Zaangażowany funkcjonariusz, będący przełożonym lub kierownikiem, pozostaje w stanie "dawać i brać" na początkowych niższych etapach, takich jak etap 1. Stopniowo, on lub ona pojawia się w blasku reklamy; jego pozycja staje się trudniejsza w kolejnych etapach.

Z punktu widzenia poszkodowanego pracownika, opóźnienie w rozstrzygnięciu zażaleń zwiększyłoby jego niepokój i niezadowolenie. Co z kolei wpłynie na jego morale i wydajność. Koledzy również zostaną dotknięci. Dla organizacji opóźnieniem w rozliczeniu jest utrata dobrej woli i koleżeństwa, które mogły powstać w tym okresie.