6 głównych kroków zaangażowanych w kontrolę budżetową (z problemami)

Poniższe punkty podkreślają sześć głównych kroków kontroli budżetowej.

Krok # 1. Schemat organizacyjny:

Rzuca światło na obowiązki funkcjonalne każdego członka zespołu zarządzającego, tak aby mógł on zapoznać się z własną pozycją w organizacji, a także z relacjami z innymi członkami.

Strukturalny wzór schematu organizacyjnego zależy od wielkości i charakteru jednostek biznesowych.

Wzór schematu organizacyjnego to:

Krok # 2. Centrum budżetu:

Centrum Budżetowe jest częścią organizacji przedsiębiorstwa i jest zdefiniowane jako takie z punktu widzenia kontroli budżetowej. Musi być jasno wytyczony, ponieważ z pomocą każdego z departamentów ma zostać sporządzony oddzielny budżet.

Krok # 3. Podręcznik budżetowy:

Instytut Księgowemu ds. Kosztów i Rachunkowości w Anglii definiuje Podręcznik Budżetowy jako "dokument określający, między innymi, obowiązki osób biorących udział w rutynie oraz formularze i zapisy wymagane do kontroli budżetowej" . W związku z tym powstanie Podręcznik budżetowy, który będzie przewodnikiem dla urzędników odpowiedzialnych za budżet i kierowników poszczególnych działów. Jest to praktycznie pisemny dokument, który zawiera pomysły dotyczące przygotowania i realizacji różnych budżetów.

Krok # 4. Komitet budżetowy:

Komitet budżetowy to grupa kierowników różnych głównych funkcji, np. Dyrektor generalny, kierownik robót, kierownik produkcji, kierownik sprzedaży, księgowy itp. Dyrektor generalny pełni funkcję przewodniczącego, a menedżerowie funkcyjni przygotują odpowiednie budżety i przekazują je do Komitet do zatwierdzenia. Komitet dokona niezbędnych dostosowań i skoordynuje wszystkie budżety, a ostatecznie je zatwierdzi. Jest to potężna siła w łączeniu różnych działań biznesowych i egzekwowaniu faktycznej kontroli nad operacjami.

Główne funkcje Komitetu Budżetowego to:

(i) Otrzymywanie i przeglądanie szacunków budżetowych z odpowiednich działów i wydawanie zaleceń;

(ii) Powołać ogólne zasady zarządzania w odniesieniu do budżetu;

(iii) Udostępnianie porad w przygotowywaniu budżetów na podstawie wcześniejszych informacji;

(iv) Aby sformułować główny budżet na podstawie zatwierdzonych budżetów funkcjonalnych;

(v) Prowadzenie ewidencji odchyleń lub odchyleń rzeczywistych wyników z budżetu;

(vi) zalecić działania naprawcze i skoordynować program budżetowy.

Krok # 5. Okres budżetowy:

Oznacza to okres, na który przygotowuje się i wykorzystuje budżet. Nie ma twardego i szybkiego okresu dla budżetu.

Zwykle okres zależy od następujących dwóch czynników:

(i) rodzaj działalności;

(ii) Aspekt kontrolny.

Innymi słowy, długość okresu budżetowego zależy od:

(i) Charakter produktu;

(ii) Charakter popytu i podaży produktu; i

(iii) zakres kontroli.

Branże o dużym nakładzie inwestycyjnym - transport morski, usługi transportowe, energetyka itp. - mogą mieć długoterminowy budżet wynoszący od 5 do 10 lat, ponieważ zmiany zachodzą bardzo powoli w tych branżach. Z drugiej strony, branże produkujące radio, telewizję, lodówki itp. Mogą dysponować średnioterminowym budżetem wynoszącym od 2 do 3 lat. A branże wytwarzające modne produkty na masową skalę mogą mieć budżet krótkoterminowy, powiedzmy, co tydzień, co dwa tygodnie, co miesiąc, co kwartał, co pół roku lub co roku.

Ponieważ budżet długoterminowy nie może być bardzo dokładnym i skutecznym środkiem kontroli działalności, a budżet krótkoterminowy jest kosztowny (choć jest to pomocne), czasami przygotowywane są dwa budżety: budżet podstawowy i budżet bieżący, aby przezwyciężyć powyższe trudności.

Instytut księgowości kosztów i zarządzania w Anglii definiuje budżet podstawowy i bieżący budżet jako:

Podstawowy budżet:

"Budżet oparty na planie długoterminowym i wykorzystywany jako podstawa do opracowywania bieżących budżetów. "Budżet podstawowy" ma zazwyczaj szerszy zakres i jest mniej szczegółowy niż "obecny budżet".

Obecny budżet:

"Budżet, który został ustanowiony do użytku w krótkim okresie czasu, zwykle jeden rok, ale czasami mniej, i związany z aktualnymi warunkami. Aktualne warunki mogą być interpretowane jako średnie warunki, które mogą dominować w okresie budżetowym.

Krok # 6. Czynnik kluczowy:

Czynnik, który wyznacza limit całkowitej aktywności, jest znany jako czynnik kluczowy, który wpływa na budżety. Jest również nazywany czynnikiem ograniczającym lub czynnikiem zarządzającym lub głównym czynnikiem budżetowym. Na przykład może istnieć duże zapotrzebowanie na dany produkt, ale z powodu niedostępności dostaw surowców, produkcja może być ograniczona, a czynnik ten nazywany jest Key Factor.

Jest to bardzo ważne podczas budżetowania produkcji lub sprzedaży. Czasami może występować kilka kluczowych czynników, takich jak praca, kapitał, sprzedaż itp.

Poniżej znajdują się przykłady Key Factor:

Kluczowy czynnik nie powoduje trwałego problemu w działaniach biznesowych, ponieważ możliwe jest rozwiązanie każdego problemu z odpowiednim działaniem zarządczym w przyszłości za pośrednictwem wielu urządzeń.