Cykl ciągłego doskonalenia procesów biznesowych (4 fazy)

Cykl ciągłego doskonalenia składa się z czterech faz.

Etap 1 Wybór i definicja procesu:

Obejmuje to wybór i zdefiniowanie krytycznego procesu (związanego ze strategią biznesową) mającego możliwość ciągłego doskonalenia.

Faza 2 Ocena procesu i standaryzacja:

Obejmuje to opis, ocenę i standaryzację procesu, który został wybrany do poprawy.

Faza 3 Doskonalenie procesów:

Obejmuje to ciągłe doskonalenie ocenianego procesu zgodnie z cyklem PDCA (np. Cykl Plan-Do-Check-Act)

Faza 4 Poprawa osobista:

Odnosi się to do ciągłego doskonalenia osoby, która przenosi ulepszenie procesu zgodnie z nowym cyklem PDAC (tj. Cykl Plan-Do-Act-Challenge).

Te cztery fazy zostały krótko omówione w poniższych punktach.

Etap 1 Wybór i definicja procesu:

W pierwszej fazie cyklu ciągłego doskonalenia podkreśla się wybór krytycznego procesu doskonalenia i definicję wybranego procesu. Ta faza obejmuje następujące działania.

(i) Stworzenie etapu ciągłego doskonalenia procesów poprzez sformułowanie karty bilansu organizacyjnego (OBSC), która obejmuje misję organizacyjną, wizję, podstawowe wartości, krytyczne czynniki sukcesu, cele, mierniki wydajności, cele i działania na rzecz doskonalenia procesów. OBSC jest podzielony na cztery perspektywy, mianowicie: finansowe, klientów, wewnętrzne procesy oraz wiedzę i proces uczenia się.

(ii) Utworzenie grupy sterującej, w której kierownictwo również aktywnie uczestniczy. Etap w zestawie do doskonalenia procesów poprzez stworzenie środowiska dla zachęcania i odżywiania zarówno doskonalenia procesów, jak i poprawy osobistej.

(iii) Zdefiniowanie krytycznych procesów związanych z OBSC i określenie odpowiednich procesów w oparciu o krytyczne czynniki sukcesu.

(iv) Wybór najbardziej krytycznego procesu (który stanowi największy problem lub największą szansę w obecnej sytuacji). Oznacza to wybranie jednego procesu, na którym grupa będzie się koncentrować w celu poprawy.

(v) Mianowanie właściciela procesu na wybrany proces, który jest odpowiedzialny za usprawnienie wybranego procesu. Właściciel procesu działa jako sponsor, osoba w grupie sterującej działa jako doradca projektu poprawy. Właściciel procesu jest odpowiedzialny za prawidłowe działanie procesu i ma prawo do zmiany tego procesu.

(vi) Zainstalowanie zespołu doskonalenia przez właściciela procesu i zapewnienie zespołowi prawa własności do swoich procesów.

(vii) Posiadanie właściciela procesu i członków zespołu definiuje wybrany proces. Zdefiniowanie procesu jest niezbędnym warunkiem wstępnym usprawnienia procesu.

Definicja procesu obejmuje: (a) klientów wewnętrznych / zewnętrznych, (b) Wejścia, (c) procesy i (d) wyniki.

(viii) Szkolenie zespołu w zakresie stosowania metod i technik doskonalenia, a także szkolenie lidera zespołu, aby został trenerem.

(ix) Formułowanie planu doskonalenia obejmującego misję zespołu, tytuł projektu, cele doskonalenia, środki oceny wyników, harmonogram wykonania, wymagane, rodzaj wsparcia potrzebnego od kierownictwa, konsekwencje wprowadzenia usprawnienia, oczekiwany pracownik odporność na wprowadzenie usprawnień itp.

(x) Zbieranie niezbędnych informacji i analizowanie powiązanych danych klientów i skarg oraz rejestrowanie zmienionego procesu za pomocą schematów blokowych.

Faza 2 Ocena procesu i standaryzacja:

W tej fazie wybrany proces jest szczegółowo opisany, aby sprawdzić, czy proces jest zrozumiały, czy nie. Wymaga to standaryzacji procesu, pomiaru i przeglądu wydajności procesu, identyfikacji niedociągnięć procesu i analizy problemów z procesem.

Poprzez standaryzację procesu ustala się obecny najlepszy sposób przeprowadzenia tego procesu. Ma to na celu zapewnienie, że każdy rozumie proces, a proces jest używany konsekwentnie w ten sam sposób za każdym razem. Standardy procesowe stanowią podstawę ciągłego doskonalenia procesów.

Ważne działania w tej fazie to:

(i) Definiowanie i opisywanie wybranego procesu

(ii) Pomiar wydajności procesu na podstawie opisanej miary wyników

(iii) Analizowanie dostępnych danych procesowych

(iv) Przeprowadzanie analiz przyczyn i skutków oraz

(v) Identyfikacja głównych przyczyn

Faza 3 Doskonalenie procesów:

W tej fazie wybrany proces jest stale ulepszany. W tym celu stosuje się cykl PDCA.

Różne fazy tego cyklu to:

(planuję:

Ulepszony został plan poprawy, który został sformułowany podczas fazy "wyboru i definicji procesu". Określono cele usprawnień, wskazano działania usprawniające i ich powiązanie z OBSC oraz opracowano rozwiązania uwzględniające określone wymagania i przyczyny problemów.

(ii) Zrób:

Plan usprawnień jest realizowany w ograniczonym zakresie, wybrane rozwiązania są testowane, przeprowadzane eksperymenty i członkowie zespołu są przeszkoleni w zakresie stosowania metod i technik doskonalenia.

(iii) Sprawdź:

Efekty zmiany procesu są mierzone, wyniki tych działań usprawniających są sprawdzane na podstawie miar wydajności, zakresu, w jakim można osiągnąć cele poprawy z tymi działaniami, a wyniki są porównywane z normami.

(iv) Ustawa:

Wyniki są wdrażane, tj. Wprowadzane jest ulepszenie procesu, proces jest kontrolowany, dokonywana jest ostateczna zmiana procesu, oceniane są wyniki, proces jest ciągle ulepszany i monitorowany, udokumentowana udoskonalona wydajność i możliwa zmiana standardów procesu.

Faza 4 Udoskonalenia osobiste:

Zmiana organizacyjna wynika ze skumulowanego wpływu wysiłków wszystkich osób na poprawę samopomocy, miejsc pracy i organizacji. Indywidualne techniki samodoskonalenia są pomocne w skupieniu wysiłków osobistego doskonalenia każdej osoby w organizacji.

W fazie poprawy osobistej nacisk kładziony jest na ciągłe doskonalenie umiejętności i zachowań jednostki, które stanowią podstawę indywidualnego rozwoju, osobistego sukcesu i dobrego samopoczucia.

Wykorzystywany jest cykl PDAC. Różne fazy tego cyklu to :

(planuję:

Sformułuj lub zaktualizuj swoją osobistą, zrównoważoną kartę wyników (PBSC), która koncentruje się na Twojej pracy i czasie wolnym.

(ii) Zrób:

Zacznij od prostego celu z PBSC z odpowiednim działaniem usprawniającym. Skoncentruj się na rzeczach, w których nie jesteś dobry, na nawykach, które Cię ograniczają, na tych, które mają niekorzystny wpływ na twoje życie i na te, które przynoszą słabe rezultaty. Skoncentruj się na wysiłku usprawniającym. Udostępnij PBSC zaufanemu współpracownikowi lub znajomemu i zapewnij wsparcie swojego przełożonego.

(iii) Akt:

Sprawdź, czy działanie usprawniające działa i podejmij działanie, gdy nie działa. Przejrzyj wyniki zgodnie z określonymi osobistymi miernikami wyników i celami. Sprawdź, w jakim stopniu zrealizowałeś swoje osobiste cele. Rozwiń swoje kompetencje, aby osiągnąć wybrane cele. Wdrożenie udowodnionej poprawy osobistej i ocenę osobistych wyników.

(iv) Wyzwanie:

Zaakceptuj większe wyzwania, wybierając trudniejszy cel i odpowiednią akcję ulepszenia ze swojego PBSC i zabierz się za niego.